Własne typy nieobecności (np. zwolnienie chorobowe, wolontariat pracowniczy, konferencja) ustawia się w zakładce Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Typy nieobecności.

• Jeśli chcesz dodać nowy typ nieobecności, kliknij przycisk Dodaj nowy typ nieobecności.
• Jeśli chcesz wyedytować istniejący typ nieobecności (np. zmienić kod, kolor, dostępność, nazwę, wymiar i inne parametry) kliknij menu trzy kropki z prawej strony typu nieobecności oraz wybierz opcję Edytuj.

Każdy typ nieobecności jest opisany zestawem parametrów:

• Nazwa nieobecności (np. konferencja, zwolnienie chorobowe),
• Opis (w tym polu można dookreślić, czego dotyczy dana nieobecność, jakie są zasady jej udzielania),
• Kod (parametr nieobowiązkowy, ale konieczny przy integracji z API , wykorzystywany w kalendarzu nieobecności),
• Kolor (skorzystaj z palety bądź podaj numer barwy w kodzie RGB. Kolor będzie wyświetlany w kalendarzu).

Ponadto, możesz zadecydować czy:

• Nieobecność jest płatna czy bezpłatna,
• Czy wskażesz osoby, które mogą same akceptować własny wniosek (np. CEO, CFO) – dla takiej osoby wniosek jest automatyczne akceptowany, ale nieobecność jest odnotowywana w dokumentacji pracownika, kalendarzu nieobecności,
• Czy ma być możliwe składanie wniosku z data wsteczną,
• Czy w czasie nieobecności pracownik może zalogować się w module Ewidencja czasu pracy (clockin),
• Czy złożony wniosek jest automatycznie wysyłany również drogą mailową (jeśli wybierzesz tę opcję, musisz podać adres mailowy, na jaki wniosek ma zostać wysłany. Jeśli jej nie wybierzesz, wniosek będzie widoczny w systemie tomHRM, a osoba która powinna zaakceptować wniosek, dostanie mailowo informację o czekającym do rozpatrzenia wniosku).

Dostępność wniosku o nieobecność

Ten parametr określa, kto może skorzystać z danego typu wniosku o nieobecność. Dostępność może być przydzielona wszystkim pracownikom w firmie lub jedynie osobom, które spełniają określone kryteria. Dostępne opcje to:

• Działy,
• Stanowiska,
• Oddziały,
• Spółka,
• Forma zatrudnienia,
• Grupa uprawnień,
• Pracownicy (wybrane, konkretne osoby – np. w sytuacji, kiedy dodatkowe dni urlopowe są formą premii bądź nagrody).

Kryteria można ze sobą łączyć – np. zgłoszenie nieobecności chorobowej dla pracowników działu IT współpracujących w ramach kontraktu B2B w polskiej siedzibie firmy.

Ścieżka akceptacji

• Zaznacz checkboxem, jeśli wniosek ma być automatycznie akceptowany (funkcjonalność pozwala np. na natychmiastowe umieszczenie przez pracownika informacji o zwolnieniu chorobowym w systemie),
• Jeśli wniosek wymaga akceptacji przełożonych, wybierz ścieżkę akceptacji, jaka będzie dotyczyć konkretnego typu wniosku.

Ścieżki akceptacji wybierasz z listy rozwijanej, a tworzysz w zakładce Ścieżki Akceptacji (Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Ścieżki akceptacji).

Dowiedz się więcej na temat tworzenia ścieżek akceptacji.

Aby dany typ nieobecności był dostępny w systemie, musi zostać włączony jako Aktywny.

Po ustaleniu wszystkich parametrów kliknij przycisk Dodaj.