Za pomocą importu pliku XLS, XLSX możesz: 

• zaimportować zbiorczo nowe projekty lub je zaktualizować,
• zaimportować członków zespołów na bazie podanego adresu email

Zasady importu i aktualizacji

• • Dane projektu i lista pracowników musi być utworzona zgodnie z szablonem importu projektów dostępnym do pobrania poniżej. (Jeśli dysponujesz plikami danych projektów pobranymi z innych systemów musisz skopiować dane do szablonu importu projektów tomHRM)
  • Import danych z pliku XLS pozwala na: 
    • dodanie nowych projektów, 
    • zmianę danych w istniejących projektach (na bazie numeru ID projektu) 
    • dodanie nowych członków do nowo dodawanego lub już istniejącego projektu. 

Przygotowanie pliku do importu lub aktualizacji

Pobierz poniższy szablon i otwórz go na swoim komputerze.

———————————————————————————————————————–
Szablon do importu projektów → Pobierz szablon———————————————————————————————————————–

W nim lub na jego podstawie (kopiując plik), przygotuj dane importowanych projektów. Zrobisz to, wypełniając odpowiednio pola w kolumnach formularza. – wypełniasz tylko te, które są ci potrzebne w danym momencie. 

Opis formatu danych w kolumnach w pliku szablonu (*oznaczono pola obowiązkowe)

• *Type of data: wpisz P jeśli dane będą dotyczyć projektu i M jeśli członka zespołu projektowego. 

• ID projektu.  Podanie poprawnego ID projektu jest konieczne jeśli chcesz zaktualizować członków w danym projekcie. Numer ID projektu znajdziesz na liście projektów. 

• • • *Project name – nazwa projektu  
    • Project Manager email  – adres email kierownika projektu. 
    • Project start  – data rozpoczęcia projektu w formacie YYYY-MM-DD
    • Project end  – data zakończenia projektu w formacie YYYY-MM-DD
    • *Status: 
      • Open dla projektów otwartych 
      • Hold dla projektów wstrzymanych 
      • Closed dla projektów zamkniętych 
    • Description – opis projektu
    • Client ID – numer ID klienta (dostępny w zakładce Klienci w lewym menu)
    • *Project bill ltype – kolumna do wpisania metody rozliczania projektu 
      • TM dla projektów rozliczanych za czas i materiały 
      • FF dla projektów rozliczanych stałą stawką 
      • no dla projektów bez rozliczenia
    • Project Fees – kolumna do wpisania wartości projektu przy projektach rozliczanych stałą stawką 
    • Hour rate – kolumna do wpisania metody rozliczania projektu przy projektach rozliczanych za czas i materiały
      • Person dla projektów rozliczanych stawką godzinową domyślną per pracownik
      • Project dla projektów rozliczanych stawką godzinową projektową
      • Person in Project dla projektów rozliczanych stawką godzinową pracownika w projekcie
    • Budget Type 
      • no dla projektów bez budżetu
      • monetary typ budżetu -finansowy
      • hours typ budżetu – godzinowy
    • Budget value – tu wstaw kwotę (jeśli w poprzedniej kolumnie wybrany został typ budżetu finansowy) lub liczbę godzin jeśli wskazano typ budżetu jako godziny. Pozostaw komórkę pustą jeśli nie ustalono typu budżetu.
    • Center Cost – kod centrum kosztów (dostępny w Ustawienia>Parametry>Ogólne>Centra kosztów
    • Access to view billable hours/rates – ustawienie dostępu do podglądów kosztów zewnętrznych. Jeśli do podglądu ma mieć dostęp kilka osób, wpisz ich symbole w jednym wierszu po przecinkach:
      • pm dla kierownika projektu 
      • dm dla przełożonego 
      • DeptM dla osoby zarządzającej działem 
    • Email employee – mail pracownika w danym projekcie 
    • Hourly Billiable rate  – stawka zewnętrzna kosztu pracownika

Po uzupełnieniu pól zapisz plik na dysku. 

Import projektów

Przejdź do zakładki Ewidencja Czasu > Projekty i wybierz przycisk Opcje > Import projektów.

Dzięki temu przejdziesz do mechanizmu zbiorczego importu pracowników.

Krok 1

Wybierz z dysku przygotowany przez Ciebie plik do importu  i przejdź Dalej.

Krok 2

Sprawdź, czy dane są poprawnie przyporządkowane.  Przy każdej nazwie opisującej projekt z systemu tomHRM wybierz z listy rozwijanej odpowiednią nazwę kolumny z pliku.

Po upewnieniu się, że dane są poprawnie przyporządkowane, kliknij w przycisk “Importuj projekty”.

Krok 3

Gotowe, system wykonał import projektów i / lub pracowników w zespole projektowym!
Jeśli wszystkie dane są poprawne, system wprowadził komplet informacji i pokaże komunikat, ile rekordów zaimportował. 

1. Sprawdź wszystkie wskazane wiersze w Twoim pliku,
2. Wprowadź poprawne dane i zapisz plik na Twoim komputerze, 
3. Skorzystaj z opcji Zaimportuj nowy plik na dole podsumowania. Kliknięcie w przycisk przeniesie Cię z powrotem do kroku 1 tej instrukcji.