Funkcjonalności modułu Zasoby

Moduł Zasoby w tomHRM pozwala na kompleksowe zarządzanie majątkiem firmowym – od sprzętu IT, przez wyposażenie biurowe, po narzędzia i inne przedmioty wykorzystywane przez pracowników.

Co oferuje moduł Zasoby

1. Zarządzanie magazynami

• Tworzenie wielu magazynów w ramach organizacji
• Definiowanie lokalizacji magazynu (adres)
• Przypisywanie zasobów do konkretnych magazynów
• Śledzenie dostępności zasobów w poszczególnych lokalizacjach

2. Kategorie i podkategorie

• Tworzenie własnej struktury kategorii (np. Sprzęt biurowy, Elektronika, Narzędzia)
• Definiowanie podkategorii dla lepszej organizacji (np. Sprzęt biurowy → Laptopy)
• Łatwe filtrowanie i wyszukiwanie zasobów według kategorii

3. Dwa typy zasobów

• Ilościowy – zasoby określane ilością, bez cech unikalnych (np. długopisy, kable, materiały biurowe)
• Egzemplarzowy – każdy egzemplarz posiada cechy unikalne, w tym numer seryjny (np. laptopy, telefony, monitory)

4. Przypisywanie zasobów do pracowników

• Możliwość przypisania zasobu do konkretnego pracownika lub działu
• Przypisanie bez limitu czasowego (zasób pozostaje przypisany do momentu zwrotu)
• Dodawanie uwag przy przypisaniu (np. informacje o stanie przedmiotu)
• Pełna historia przypisań dla każdego zasobu

5. Zwrot zasobów

• Pracownik lub administrator może zarejestrować zwrot zasobu
• Automatyczna aktualizacja dostępności w magazynie
• Historia wszystkich operacji przypisania i zwrotu

6. Import zasobów

• Możliwość masowego importu zasobów z pliku
• Szybkie wprowadzenie dużej liczby pozycji do systemu

7. Statystyki i podgląd

• Podgląd szczegółów każdego zasobu
• Statystyki dostępności: ile egzemplarzy dostępnych, przypisanych, wynajętych
• Historia zmian i przypisań

Jak dodać nowy zasób

Dodawanie zasobu krok po kroku

Krok 1 – Przejście do formularza

Aby dodać nowy zasób, przejdź do modułu Zasoby i kliknij przycisk „Dodaj zasób” znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu.

Krok 2 – Wypełnienie opisu

W sekcji Opis uzupełnij podstawowe informacje o zasobie:

• Nazwa (pole wymagane) – wprowadź nazwę zasobu, która będzie wyświetlana na liście
• Opis – dodaj szczegółowy opis zasobu. Dostępny jest edytor tekstu z opcjami formatowania (pogrubienie, kursywa, podkreślenie, listy itp.)
• Kategoria (pole wymagane) – wybierz kategorię z listy rozwijanej (np. Sprzęt biurowy)
• Podkategoria – opcjonalnie wybierz podkategorię (np. Laptopy)

Krok 3 – Określenie lokalizacji

W sekcji Lokalizacja określ, gdzie fizycznie znajduje się zasób:

• Magazyn – wybierz magazyn z listy (np. Gdańsk, Warszawa)

Krok 4 – Określenie ilości i typu

W sekcji Ilość wybierz typ zasobu:

• Egzemplarzowy – wybierz tę opcję, jeśli każdy egzemplarz zasobu ma unikalne cechy (np. numer seryjny). Dla tego typu możesz wprowadzić numer seryjny i inne dane identyfikacyjne.
• Ilościowy – wybierz tę opcję dla zasobów określanych jedynie ilością, bez cech unikalnych. Dla tego typu:
  • Ilość na magazynie (pole wymagane) – wpisz liczbę sztuk
  • Jednostka miary – wybierz odpowiednią jednostkę (szt., kg, m, itp.)

Krok 5 – Zapisanie zasobu

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij przycisk „Zapisz”, aby dodać zasób do systemu.

---

Różnice między typami zasobów

Cecha	Egzemplarzowy	Ilościowy
Numer seryjny	Tak	Nie
Unikalna identyfikacja	Każdy egzemplarz osobno	Tylko ilość
Przykłady	Laptopy, telefony, monitory	Długopisy, kable, papier, kaski
Śledzenie	Konkretny egzemplarz	Ogólna ilość dostępna

Lista zasobów

Widok listy zasobów

Po przejściu do modułu Zasoby wyświetlana jest lista wszystkich zasobów w systemie. Widok ten zawiera kluczowe informacje o każdym zasobie oraz umożliwia szybkie zarządzanie nimi.

Informacje wyświetlane na liście

Dla każdego zasobu widoczne są:

• Nazwa – nazwa zasobu (klikalna – prowadzi do szczegółów)
• Typ – oznaczenie czy zasób jest Ilościowy czy Egzemplarzowy
• Kategoria – kategoria, do której przypisany jest zasób
• Magazyn – lokalizacja, w której znajduje się zasób
• Ilość – wizualna prezentacja dostępności (pasek postępu) oraz liczba dostępnych sztuk
• Przypisany do – awatary pracowników, do których zasób jest aktualnie przypisany

Wyszukiwanie i filtrowanie

W górnej części widoku dostępne są narzędzia do wyszukiwania:

• Pole wyszukiwania – wpisz nazwę lub słowo kluczowe, aby szybko znaleźć zasób
• Przycisk „Filtry” – otwiera panel z zaawansowanymi opcjami filtrowania:
  • Kategoria
  • Magazyn
  • Typ zasobu
  • Status dostępności
  • Osoba przypisana

Szczegóły zasobu

Widok szczegółów zasobu

Po kliknięciu na nazwę zasobu z listy lub wybraniu opcji podglądu, otwiera się karta ze szczegółowymi informacjami o zasobie.

Nawigacja w widoku szczegółów

W górnej części ekranu dostępne są zakładki:

• Szczegóły – podstawowe informacje o zasobie
• Historia przypisań – pełna historia wszystkich przypisań i zwrotów
• Historia zmian – log wszystkich modyfikacji danych zasobu

Sekcja: Informacje podstawowe

W tej sekcji wyświetlane są:

• Typ zasobu – Ilościowy lub Egzemplarzowy
• Ilość – łączna liczba egzemplarzy (np. „Łącznie: 5 egz”)
• Kategoria – przypisana kategoria i podkategoria (np. IT > Laptopy)
• Magazyn – lokalizacja zasobu (np. Gdańsk)
• Data wprowadzenia na magazyn – kiedy zasób został dodany do systemu
• Osoba odpowiedzialna – pracownik odpowiedzialny za zasób (z awatarem)
• ID zasobu – unikalny identyfikator w systemie (z możliwością skopiowania), do wykorzystania przy imporcie zasobów z egzemplarzami.

Sekcja: Statystyki zasobu

Panel po prawej stronie prezentuje aktualne statystyki:

• Dostępny – liczba egzemplarzy dostępnych do przypisania (oznaczone na zielono)
• Przypisane – liczba egzemplarzy aktualnie przypisanych do pracowników (oznaczone na żółto)

Sekcja: Aktualne przypisania

Tabela pokazująca wszystkie aktywne przypisania zasobu:

• Przypisany do – imię i nazwisko pracownika
• Ilość – liczba przypisanych sztuk
• Data przypisania – kiedy nastąpiło przypisanie

Przy każdym przypisaniu dostępny jest przycisk „Zdejmij” umożliwiający zwrot zasobu.

Przypisywanie zasobu do pracownika

Jak przypisać zasób

Aby przypisać zasób do pracownika, otwórz formularz przypisania poprzez:

• Kliknięcie przycisku „Przypisz zasób” na liście zasobów, lub
• Wybranie opcji „Przypisz zasób” z menu w widoku szczegółów zasobu

Formularz przypisania krok po kroku

Krok 1 – Wybór odbiorcy

Na górze formularza wybierz, do kogo chcesz przypisać zasób:

• Pracownik – przypisanie do konkretnej osoby
• Dział – przypisanie do całego działu

Po wybraniu opcji Pracownik, wyszukaj i wybierz osobę z listy. Wyświetli się imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika.

Krok 2 – Wybór zasobów

W sekcji Zasoby określ, co chcesz przypisać:

• Nazwa – wybierz zasób z listy rozwijanej. System pokazuje nazwę oraz dostępną ilość (np. „Import 100 (dostępne: 1 szt.)”)
• Ilość – wpisz liczbę sztuk do przypisania
• Uwagi – opcjonalnie dodaj uwagi dotyczące stanu przedmiotu lub inne istotne informacje (np. „rysa na szkle”)

Możesz przypisać wiele zasobów jednocześnie, klikając przycisk „+” po prawej stronie.

Krok 3 – Data przypisania

Pole Data przypisania (wymagane) – wybierz datę, od której zasób ma być przypisany. Domyślnie ustawiona jest bieżąca data.

Krok 4 – Uwagi ogólne

W polu Uwagi ogólne możesz dodać dodatkowe informacje dotyczące całego przypisania.

Krok 5 – Podsumowanie i zatwierdzenie

Kliknij przycisk „Przejdź do podsumowania”, aby zobaczyć zestawienie wszystkich przypisywanych zasobów. Po weryfikacji zatwierdź operację.

---

Ważne informacje

• Przypisanie zasobu jest bezterminowe – nie ma możliwości ustawienia daty końcowej. Zasób pozostaje przypisany do momentu zwrotu.
• System automatycznie aktualizuje dostępność – przypisane sztuki są odejmowane od puli dostępnych.
• Nie można przypisać więcej sztuk niż jest dostępnych w magazynie.
• Historia wszystkich przypisań jest zapisywana i dostępna w zakładce „Historia przypisań” w szczegółach zasobu.

Zwrot zasobu

Jak zarejestrować zwrot zasobu

Gdy pracownik zwraca przypisany wcześniej zasób, należy zarejestrować tę operację w systemie.

Krok 1 – Przejście do szczegółów zasobu

Otwórz widok szczegółów zasobu, który ma zostać zwrócony. Możesz to zrobić poprzez:

• Kliknięcie na nazwę zasobu na liście, lub
• Wyszukanie zasobu za pomocą pola wyszukiwania

Krok 2 – Sekcja „Aktualne przypisania”

W dolnej części widoku szczegółów znajdziesz sekcję „Aktualne przypisania”, która pokazuje wszystkich pracowników, do których zasób jest aktualnie przypisany.

Krok 3 – Zdejmowanie przypisania

Przy każdym przypisaniu znajduje się przycisk „Zdejmij”. Kliknij go, aby:

• Zarejestrować zwrot zasobu
• Przywrócić sztuki do puli dostępnych w magazynie
• Zaktualizować statystyki zasobu

---

Historia przypisań

Wszystkie operacje przypisania i zwrotu są rejestrowane w zakładce „Historia przypisań” w widoku szczegółów zasobu. Historia zawiera:

• Datę przypisania i zwrotu
• Imię i nazwisko pracownika
• Liczbę przypisanych/zwróconych sztuk

---

Ważne informacje

• Zwrot zasobu można wykonać częściowo – jeśli pracownik zwraca tylko część przypisanych sztuk, należy edytować przypisanie.
• Po zwrocie zasób automatycznie staje się dostępny do ponownego przypisania.
• Historia zwrotów jest przechowywana bezterminowo i może służyć do celów audytowych.

Import zasobów

Masowy import zasobów z pliku

Moduł Zasoby umożliwia masowe dodawanie zasobów poprzez import z pliku. Jest to szczególnie przydatne przy:

• Początkowym wprowadzaniu dużej liczby zasobów do systemu
• Migracji danych z innego systemu
• Regularnej aktualizacji stanów magazynowych

Pobierz szablon importu

Jak wykonać import

Krok 1 – Przejście do importu

W widoku listy zasobów kliknij przycisk „Dodaj zasób” i wybierz opcję importu z rozwijanego menu.

Krok 2 – Pobranie szablonu

Pobierz szablon pliku importu w formacie Excel lub CSV. Szablon zawiera wszystkie wymagane kolumny z przykładowymi danymi.

Krok 3 – Przygotowanie danych

Wypełnij szablon zgodnie z informacjami:

• Nazwa (wymagane) – nazwa zasobu
• Kategoria (wymagane) – nazwa kategorii (musi istnieć w systemie)
• Podkategoria – opcjonalna podkategoria
• Magazyn (wymagane) – nazwa magazynu (musi istnieć w systemie)
• Typ zasobu (wymagane) – „Ilościowy” lub „Egzemplarzowy”
• Ilość (wymagane warunkowo) – wypełnij, jeśli ustawiłeś typ zasobu=egzemplarzowy
• Numer inwentarzowy (wymagane warunkowo) – wpisz ręcznie lub zostaw puste. Jeśli skonfigurowany jest autonumeracja, system sam nada numer według klucza.
• Numer seryjny (wymagane warunkowo) – numer seryjny (dla typu egzemplarowego); wypełnij tylko, jeśli ustawiłeś typ zasobu=egzemplarzowy
• Nazwa magazynu (wymagane warunkowo) – wypełnij tylko, jeśli ustawiłeś typ zasobu=egzemplarzowy

Krok 4 – Wgranie pliku

Wgraj przygotowany plik do systemu. System automatycznie:

• Zwaliduje dane
• Sprawdzi czy wskazane kategorie i magazyny istnieją
• Wykryje ewentualne błędy lub duplikaty

Krok 5 – Weryfikacja i zatwierdzenie

Przed finalnym importem wyświetlony zostanie podgląd importowanych danych z informacją o:

• Liczbie rekordów do zaimportowania
• Wykrytych błędach (jeśli występują)
• Ostrzeżeniach (np. potencjalne duplikaty)

Po weryfikacji kliknij „Importuj”, aby dodać zasoby do systemu.

---

Ważne informacje

• Przed importem upewnij się, że wszystkie kategorie i magazyny wymienione w pliku zostały wcześniej utworzone w systemie.
• Jeśli pojawi się błąd w jakimkolwiek wierszu to import zostanie przerwany – będzie można poprawić plik i zaimportować ponownie.
• System może wykryć duplikaty na podstawie numeru seryjnego.

Konfiguracja: Magazyny i kategorie

Zarządzanie magazynami

Przed dodaniem zasobów należy skonfigurować magazyny, czyli lokalizacje, w których będą przechowywane zasoby firmowe.

Tworzenie nowego magazynu

1. Przejdź do ustawień modułu Zasoby
2. Wybierz zakładkę „Magazyny”
3. Kliknij „Dodaj magazyn”
4. Wypełnij dane:
   • Nazwa magazynu (wymagane) – np. „Gdańsk”, „Warszawa Centrum”
   • Adres – pełny adres lokalizacji magazynu
5. Zapisz magazyn

Edycja i usuwanie magazynów

• Aby edytować magazyn, kliknij ikonę ołówka przy jego nazwie
• Usunięcie magazynu jest możliwe tylko wtedy, gdy nie ma przypisanych do niego zasobów

---

Zarządzanie kategoriami

Kategorie i podkategorie pozwalają na logiczną organizację zasobów i ułatwiają ich wyszukiwanie.

Tworzenie kategorii

1. Przejdź do ustawień modułu Zasoby
2. Wybierz zakładkę „Kategorie”
3. Kliknij „Dodaj kategorię”
4. Wprowadź nazwę kategorii (np. „Sprzęt biurowy”, „Elektronika”, „Meble”)
5. Zapisz kategorię

Tworzenie podkategorii

1. Na liście kategorii znajdź kategorię nadrzędną
2. Kliknij „Dodaj podkategorię” lub ikonę „+”
3. Wprowadź nazwę podkategorii (np. dla „Sprzęt biurowy”: „Laptopy”, „Monitory”, „Klawiatury”)
4. Zapisz podkategorię

Struktura kategorii – przykład

├── Sprzęt biurowy
│   ├── Laptopy
│   ├── Monitory
│   └── Klawiatury
├── Elektronika
│   ├── Telefony
│   └── Tablety
├── Meble
│   ├── Biurka
│   └── Krzesła
└── Materiały biurowe
    ├── Papier
    └── Akcesoria

---

Ważne informacje

• Kategoria główna musi zostać utworzona przed dodaniem podkategorii
• Nazwy kategorii i magazynów powinny być unikalne
• Dobrze zaplanowana struktura kategorii ułatwia późniejsze zarządzanie zasobami i raportowanie