System tomHRM umożliwia skonfigurowanie automatycznych raportów wniosków urlopowych, które są wysyłane mailowo do wyznaczonych osób w określonych momentach. 

Założenia automatycznego generowania raportów: 

• Funkcjonalność dostępna jest  dla administratorów i użytkowników, którzy dysponują uprawnieniami do konfiguracji ustawień modułu Urlopy i nieobecności.
• Raporty można generować w formatach:
  • XLS
  • CSV (zobacz → jak otworzyć plik CSV w programie Excel) 
• Automatyzacja wysyłki raportów polega na samodzielnym wygenerowaniu pliku o zadanych parametrach i wysłaniu go przez system na wskazane adresy e-mail. 
• Możesz wygenerować dowolną liczbę raportów. 
• Funkcjonalność dostępna jest jedynie dla użytkowników modułu Urlopy i Nieobecności, którzy opłacają subskrypcję rocznie. Jeśli opłacasz ją miesięcznie, a chcesz móc konfigurować automatyczne raporty, skontaktuj się z supportem w celu zmiany sposobu rozliczeń. 

Konfiguracja automatycznych raportów wniosków urlopowych

Automatyczne raporty skonfigurujesz w zakładce Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Ogólne. Sekcja Automatyczne raporty na email.

Wciśnij przycisk Skonfiguruj. 

Jeśli jakiś raport automatyczny jest już skonfigurowany i chcesz dodać kolejny raport automatyczny, w tym samym miejscu wybierz Dodaj nowy raport. 

W okienku, które się pojawi, wybierz: 

1. Format pliku (XLS lub CSV)
2. Rodzaj nieobecności z listy rozwijanej (np. Urlopy, Czas wolny za nadgodziny) 
3. Typ nieobecności (np. konkretne typu urlopów)

4. Którego dnia miesiąca raport powinien zostać wysłany (1, 3, 5, 7,  lub 14 dzień miesiąca)
5. Za jaki okres (ostatni miesiąc, ostatni kwartał, ostatni rok fiskalny) 
6. Wskaż pracowników, którzy mają otrzymać raport 
7. I / lub osoby spoza organizacji, które mają otrzymać raport. 

8. Filtry, według których raport ma generować dane. Możesz wykorzystać pola: 

   • Formę zatrudnienia pracowników (raport może być generowany dla jednej, kilku wybranych lub wszystkich form zatrudnienia) 
   • Zespół
   • Dział
   • Odział
   • Organizację
   • Status akceptacji (Zaakceptowane / Niezaakceptowane/ Wszystkie). 

Kliknij przycisk Zapisz nowy raport automatyczny.

Raport będzie odtąd wysyłał się automatycznie. 

Dlaczego nie mogę skonfigurować automatycznego raportu czasu pracy? 

Może być to spowodowane: 

• brakiem uprawnień do konfiguracji ustawień modułu Urlopy i Nieobecności (→ skontaktuj się z administratorem modułu)
• miesięcznym sposobem rozliczania subskrypcji tomHRM (→ przejdź na subskrypcję roczną) 

Modyfikowanie automatycznych raportów nieobecności

Wejdź w zakładkę Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Ogólne. Dział Automatyczne raporty na email i wybierz Skonfiguruj > Raport , który chcesz zmienić. 

• Wprowadź niezbędne zmiany 
• Kliknij przycisk Zapisz zmiany. 

Usuwanie automatycznych raportów czasu pracy

Jeśli chcesz usunąć automatyczny raport, wejdź w jego konfigurację i naciśnij czerwony przycisk Usuń z ikonką kosza z lewej strony ekranu. 

Śledzenie zmian w automatycznych raportach czasu pracy

Wszelkie wpisy o dodaniu, zmianach lub usunięciu automatycznego raportu czasu  pracy znajdziesz w Ustawienia > Parametry> Audit Log > Ogólny . Audit Log pozwala na śledzenie przedmiotu zmiany, autora zmiany, jej daty, IP i przeglądarki  oraz podgląd szczegółów utworzonego raportu.