Po kilku miesiącach funkcjonowania naszych pól własnych w profilach pracowników, zebraliśmy dla Was 30 pomysłów od naszych klientów na ich efektywne wykorzystanie. Może was zainspirują!

Na końcu każdego przykładu podajemy preferowany typ pola jaki warto zastosować, lokalizacje oraz uprawnienia do edycji. Całość możecie tak skonfigurować, jak chcecie!

Dowiedz się, jak utworzyć pola własne w profilu pracownika.

1. Preferowana forma kontaktu z pracownikiem

 

Mówi się, że pokolenie Z lubi rozmowy na czacie, a nie lubi rozmów telefonicznych. Z kolei milennialsi nadal są przyzwyczajeni do maila. To oczywiście stereotypy, bo każdy z nas ma nieco inną instrukcje obsługi. Do jednej osoby szybciej dotrzemy przez czat na slack, inna woli szybkiego calla.

 

Informacje o tym, jak najłatwiej nawiązać kontakt z danym pracownikiem można umieścić w profilu wykorzystując listę rozwijaną wielokrotnego wyboru z prezentacją w sekcji kontakt i sidebarze pracownika. Nie zapomnijcie udostępnić pola do edycji pracownikowi.

2. Numer paczkomatu

Zatrudniasz zdalnych pracowników? Wpisz w profil numer wybranego przez nich paczkomatu, przez który będzie można wysyłać:

• welcome packi,
• gadżety firmowe,
• sprzęt firmowy,
• upominki, podarunki, paczki świąteczne czy urodzinowe!

Informacje o tym, który paczkomat najbardziej odpowiada pracownikowi można umieścić w profilu wykorzystując pole tekstowe z prezentacją w sekcji kontakt. Nie zapomnijcie udostępnić pola do edycji pracownikowi, by mógł sam zmienić numer w razie przeprowadzki, wyjazdu na workation czy sytuacji, kiedy pojawi się inny paczkomat, który będzie bardziej mu odpowiadał.

3. Numer pojazdu służbowego

Jeden z naszych klientów, który zarządza dużą flotą samochodów zdecydował się wprowadzić do systemu numery pojazdów służbowych pracowników. W ich przypadku sytuacja jest o tyle specyficzna, że na jeden pojazd przypada trzech kierowców. Pole własne można wykorzystać jednak również w sytuacji, kiedy część pracowników ma własne samochody służbowe (np. w przypadku przedstawicieli handlowych).

Dzięki możliwości filtracji łatwo zarówno wyszukać wszystkich pracowników posiadających pojazdy służbowe, jak i opiekunów poszczególnych samochodów.

Numer pojazdu służbowego pracownika najlepiej umieścić w profilu jako pole tekstowe.  Pamiętaj, by nie oznaczać pola jako obowiązkowe (chyba, że zatrudniasz jedynie kierowców) a edycję umożliwić administratorowi systemu i /lub przełożonemu.

4. NIP/ VAT EU

Masz współpracowników na B2B? Umieść ich NIP w profilu, by łatwiej go znaleźć i mieć dostęp do danych firmy w każdym momencie.

NIP pracownika najlepiej umieścić w profilu jako pole tekstowe, na przykład w zakładce Kontakt. Pamiętaj, by nie oznaczać pola jako obowiązkowe (chyba, że zatrudniasz jedynie kontraktorów) i zostawić je możliwe do edycji przez pracownika.

Poza tymi przykładami, w profilu pracownika w już predefiniowanych polach tomHRM umieścić można również mnóstwo innych danych. Między innymi:

• Kilka numerów telefonów czy adresów email
• Szczegóły zatrudnienia (forma, daty),
• Profil kompetencji + aktualny poziom kompetencji dla danego pracownika,
• Zakres obowiązków
• Opis lub krótką notkę na temat pracownika, w której można opublikować co tak naprawdę chcecie!
• Linki do profili w social mediach
• Informacje o wykształceniu czy doświadczeniu zawodowym.

5. Rozmiar odzieży (nie tylko roboczej)

Ogromne ułatwienie dla ekip zajmujących się zamawianiem koszulek firmowych lub odzieży roboczej. Dzięki możliwości filtracji łatwo wyodrębnić odpowiednią grupę pracowników, a w razie potrzeby wyeksportować dane pracowników i sprawdzić ile danego rozmiaru trzeba zamówić. Zwłaszcza jeśli dodatkowo uzupełnimy predefiniowane pole płeć w tomHRM, co łącznie da nam informacje ile np. koszulek danego rozmiaru i kroju trzeba zamówić.

Taka informacja może przydać się też… kolegom z działu szykującym urodzinowy prezent!

Rozmiar odzieży można umieścić w profilu wykorzystując listę jednokrotnego wyboru z prezentacją w sekcji kontakt. Dane mogą być aktualizowane bezpośrednio przez pracowników. 

Możecie zdefiniować kilka pól, jeśli potrzebne są różne formyodzieży  – np. koszulki, bluzy, obuwie. 

6. Miasto zamieszkania

Przydatne pole w rozbudowanych, międzynarodowych organizacjach lub w tych, w których króluje podejście remote first. Pozwala na wpisanie miasta zamieszkania / pobytu pracownika, co z kolei ułatwia pracownikom zorientowanie się np. kto jeszcze z firmy mieszka w tym samym mieście!

W międzynarodowych lub rozproszonych organizacjach taka informacja ma jeszcze jedną zaletę. Pozwala integrować się pracownikom podczas podróży. Pracownik przed wyjazdem na city breake np. do Barcelony może sprawdzić, czy któryś z kolegów lub koleżanek mieszka w tym mieście i może chciałby podzielić się poradami co zwiedzić, pokazać miasto lub umówić się na kawę.

7. Benefity, z których korzystam

Taka sekcja pozwala na:

• organizowanie i monitoring wykorzystania benefitów,
• śledzenie popularności konkretnego benefitu w czasie rzeczywistym
• pracownikom pozwala na poznanie siebie nawzajem, a niekiedy na znalezienie partnera na przykład na sportowe zajęcia.

Umieszczając taką listę w profilach pracowników pamiętajcie o tym, by co jakiś czas przypominać pracownikom o konieczności aktualizacji danych i regularnie sprawdzać, czy wszystkie opcje na benefity, które oferuje firma, są dostępne do wyboru.

Jeśli chcesz zarządzać z poziomu tomHRM zgłoszeniami na benefity, przygotuj wnioski o benefity w module Wnioski Firmowe.

8. Prawo jazdy

Informacja o tym, który pracownik ma prawo jazdy, może być przydatna wtedy, kiedy mając flotę samochodów służbowych umożliwiamy pracownikom korzystanie z pojazdów. Pracodawca musi upewnić się, że pracownik posiada ważne prawo jazdy, a informację taką, można umieścić w profilu pracownika, albo jako zwykłą informacje Tak / Nie, jeśli ważność prawa jazdy ma być weryfikowana często (np. każdorazowo przy wydawaniu pojazdu) lub jako pole data z datą ważności.

W przypadku kierowców zawodowych efektywniej umieścić informacje o ważności prawa jazdy w zakładce Certyfikaty, co pozwoli na kontrolowanie procesu ich odnowienia, dzięki mailowym przypomnieniom o ich wygasaniu.

9. Twarde umiejętności

Można umieścić je w profilu kompetencyjnym, ale znacznie częściej umieszczamy tam kompetencje miękkie. Z kolei lista twardych umiejętności lub obsługiwanych programów może przydać się wtedy, kiedy pracownik lub manager szuka pomocy, zastępstwa czy mentora.

To również idealne rozwiązanie dla firm oferujących body leasing czy pracę tymczasową. 

Szczególnie mocno taka pozycja sprawdzi się w software house (jezyki programowania), ale również na produkcji (obsługiwane maszyny).

Umiejętności można zebrać w grupy tematyczne (np. lista obsługiwanych programów) lub każdą z umiejętności z osobna jako listę wyboru jednokrotnego Tak / Nie. Sposób organizacji zależy od tego, jak w przyszłości chcesz móc wyszukiwać pracowników za pomocą filtrów. Pamiętaj, że przy wyszukiwaniu pracowników na liście w ramach pól własnych, możesz stosować operatory logiczne “i”, “oraz”. 

10. Lokalizacja biurka

Twoja firma pracuje w tradycyjnym systemie (bez hot desk)? Dla pracowników przydatną informacją może być to, w którym pokoju, lub w której części open space siedzi dany pracownik. To nie tylko opcja na szybsze znalezienie kolegi czy koleżanki w dużym biurze, ale również dla osób, które są dopiero w procesie onboardingu możliwość szybszego zapoznania się z zespołem i przyporządkowania pracowników na bazie ich profili w systemie do konkretnych twarzy.

Informacja powinna być aktualizowana przez pracowników. Jeśli informacja ma być dokładna, można umieścić ją jako pole tekstowe (nie będzie wtedy mogła być filtrowana) – np. III piętro, open space 1A, prawa górna ćwiartka pokoju; lub jako lista jednokrotnego wyboru (np. nazwa piętra, budynku, konkretnej sali czy numer pokoju).

11. Tryb pracy

Praca hybrydowa / w pełni zdalna czy może stacjonarna?
Taka informacja w profilu pracownika (wybierana z listy) pomoże nie tylko pracownikom, ale przede wszystkim ułatwi działowi HR:
• organizacje imprez firmowych,
• zarządzanie szkoleniami stacjonarnymi,
• komunikację kierowana jedynie do konkretnych grup.

Taka informacją powinni zarządzać administratorzy lub kierownicy działów.
Firmy mające moduł Urlopy i nieobecności mogą przeglądać kalendarz pracy zdalnej – łatwo wtedy sprawdzić kto z pracowników pracuje poza biurem. Jeśli zaś firma pracuje w trybie hybrydowym do zarządzania zmianami w biurze mogą przydać się grafiki pracownicze. Dowiedz się więcej o różnych trybach pracy hybrydowej.

12. Kontakt (komunikatory)

Np. Skype, telegram, viber czy inne systemy, których używacie w firmie, member ID Slacka czy jakiekolwiek inne dane potrzebne w komunikacji.

13. Częstotliwość ocen / feedbacków

Według badań opublikowanych na zippia.com 38% Millenialsów i 44% Zetek chciałoby otrzymywać informacje podsumowujące pracę raz w roku. Około 23% pracowników z obu grup dwa razy do roku. Kwartalnego spotkania z przełożonym oczekuje 28% millenialsów i 24% zetek. Comiesięcznych podsumowań odpowiednio 9 i 7%. Jak manager ma się w tym połapać?

Wystarczy poprosić pracowników by podali taka informacje w profilu. Dane można również rozbudować o preferowaną formę feedbacku. 

13. Kogo zastępuje pracownik (umowa na zastępstwo i zwykłe zastępstwa)

W przypadku zatrudniania osoby na zastępstwo można umieścić w profilu informacje o tym, kogo dany pracownik zastępuje. Jednocześnie taką informacje można umieścić w profilu zastępowanego. Ułatwi to pracownikom kontakt i znalezienie właściwej osoby w organizacji.

W systemie tomHRM w module Urlopy wkładając wniosek można wskazać osobę zastępującą pracownika. Ta informacja jest widoczna w kalendarzu firmowym w profilu pracownika, który jest na urlopie. Jeśli twoja firma nie ma modułu urlopy, a chce informować o tym, kto kogo zastępuje, to może wykorzystać do tego pola własne. Takie dane powinny być aktualizowane przez przełożonego.

14. Buddy / mentor

Onboarding z opiekunem (buddy) to popularne rozwiązanie stosowane przez wiele firm. Informacje o tym, kto jest czyim buddy (lub mentorem) można wprowadzić w profilu pracownika wybierając odpowiednią osobę z listy.

Jeśli firma korzysta z modułu onboarding tomHRM buddy jest oznaczany w tym module i nie ma potrzeby ponownego wprowadzania go w ramach profilu pracownika.

15. Zgoda na wykorzystanie wizerunku

Imprezy firmowe, wyjazdy integracyjne, konferencje. Momentów, w których chcemy celebrować życie firmowe jest bardzo wiele. Aby jednak móc opublikować zdjęcie pracownika w social media, potrzebujemy jego zgody na udostępnienie wizerunku. kto powinien tymi zgodami zarządzać? Dział HR? EB? PR? A może marketing?

Umieszczając w profilu pracowników prostą informacje o zgodzie na wykorzystanie wizerunku lub jej braku zyskujemy łatwość określenia tego, czyje zdjęcia można opublikować. Niezależnie od tego, który dział chciałby wykorzystać fotografie z pracownikami, będzie miał dostęp do niezbędnych informacji.

Tego typu zgody powinny być potwierdzone pisemna zgodą na wykorzystanie wizrunku. Warto ja umieścić w profilu pracownika w seksji dokumenty, by nie było wątpliwości dla żadnej ze stron. Zarządzanie informacją w profilu ,można pozostawić w gestii pracownika, ponieważ system tomHRM monitoruje zmiany w polach własnych i umieszcza je w historii zmian w profilu pracownika. To powoduje, że w przypadku, kiedy pracownik wycofa zgodę, informacja kiedy dokłądnie to zrobił będzie widoczna. 

16. Udział w PPK 

Łatwe filtrowanie pracowników którzy biorą udział lub wypisali się z Pracowniczych Planów Kapitałowych przyspieszy operacyjne działanie działu HR. 

17. Wyniki testów (np.DISC, MBTI, Gallup)

W niektórych organizacjach stosuje się testy osobowości, by w ten sposób pomóc pracownikom określić ich potencjał i mocne strony a jednocześnie ułatwić managerom zarządzanie. Bardzo często wyniki Gallupa czy MBTI można spotkać w CV pracowników, część osób informuje o nich w swoich profilach czy komunikacji na LinkedIn.

Jeśli przeprowadzasz tego typu testy w swojej organizacji ich wyniki możesz umieścić w profilach pracowników. Dzięki temu:

• pracownicy mogą odnaleźć “bratnie dusze”,
• manager zyskuje informacje o indywidualnym stylu pracownika, przez co łatwiej mu zarządzać i dopasować swój styl komunikacji do potrzeb konkretnych osób.

18. Znajomość języków obcych

W firmach międzynarodowych, gdzie pracownicy mówią wieloma językami przydatne może być umieszczenie informacji o językach, który mi pracownik potrafi się komunikować w jego profilu. Ułatwi to zarówno znajdowanie zastępstw, jak i komunikację wewnętrzną między pracownikami.

19. Wege / alergie żywieniowe

W Polach Własnych umieścicie informacje przydatne w codziennym , firmowym życiu. Jeśli np. często spotykacie się na firmowych wyjściach, to warto wiedzieć np. ilu pracowników to weganie lub wegetarianie. Przy zamawianiu cateringu do biura tez przyda się informacja o alergiach pracowników. Oczywiście zbieranie takich danych musi byc dobrowolne. 

To duże ułatwienie, bo zamawiając jedzenie wystarczy jedynie przefiltrować dane, by wiedzieć ile jakich dań zamówić. 

20. Jak wymawiać moje imię?

Nasze imię to jedno z najważniejszych dla nas słów na świecie. Jesteśmy wrażliwi na jego brzmienie i nawet przebywając w gwarnym, zatłoczonym miejscu, usłyszymy, kiedy ktoś je wymówi. Uwielbiamy, kiedy inni powtarzają nasze imię i ludzi, którzy używają go często lubimy bardziej.

W międzynarodowych organizacjach niepoprawne wymawianie cudzego imienia to często problem. Brak wiedzy i doświadczenia z danym językiem nie pozwala na prawidłową interpretację ciągu znaków.

Czy to ważne, by wiedzieć jak wymawiać cudze imię? Zdecydowanie! Badania Tracy Rank-Christman* (2017) wykazały, że błędnie identyfikowani konsumenci (czyli np. osoby, którym barista błędnie odczytał imię na kubku z kawą) wykazują zachowania unikające i mają poczucie braku szacunku baristy do ich osoby.

Informację można umieścić w formie transkrypcji fonetycznej w polu tekstowym lub poprosić pracowników o nagranie wymowy i umieścić w polu tekstowym link do nagrania.

21. Moje zaimki czyli jak mam się do Ciebie zwracać 

Funkcja ważna z dwóch powodów:

• szacunku do osób, które mogą nie identyfikować się z własną płcią,
• rozróżnienia pomiędzy imionami nie wskazującymi jednoznacznie płci (ma to znaczenie głównie w firmach międzynarodowych)

W języku polskim sprawa jest prosta. Ustalenie płci osoby na podstawie jej imienia jest proste (za wyjątkiem osób będących w procesie tranzycji). W wielu innych krajach sytuacja nie jest jednak tak prosta i to samo imię może być używane przez osoby obu płci. Tak jest np. z francuskimi imionami Camille, Maxime, Dominique, Claude, czy popularnymi w USA Alexis, Brice, Madison, Jayden, Rowan czy Morgan.

Wprowadzenie takiej opcji w profilu pracownika (najlepiej i w zakładce kontakt + sidebarze) za pomocą listy jednokrotnego wyboru będzie zarówno wyrazem szacunku jak i dużym ułatiweniem dla pracowników, które pomoże im uniknąć niezręczności kiedy dowiedzą się, że Camille Blanc z którą wymieniają maile od pół roku, jest tak naprawdę mężczyzną.

22. Pseudonim / skrócona nazwa 

Czy w twojej firmie relacje między pracownikami są na tyle bliskie, że pracownicy posługują się pseudonimami? Jeśli tak, to warto umożliwić im wpisanie takiej nazwy w profil. Nie każdy chce, by zwracać się do niego jego imieniem, Sekcja “zwracaj się do mnie” może być umieszczona w zakładce Kontakt lub sidebarze pracownika. Ułatwi kontakt i ociepli relacje między pracownikami.

23. Kontakt w nagłej sytuacji

Upublicznianie kontaktów personalnych – np. do rodziny, które byłyby widoczne dla każdego nie jest dobrym pomysłem, ale można w firmie wprowadzić politykę przechowywania takich danych przez konkretną osobę (przełożonego, pracownika działu HR). W sytuacji konieczności kontaktu pracownik może zwrócić się o pomoc do wskazanej osoby.

24. Wyniki konkursów i akcji firmowych

Organizujecie doroczny scavenger hunt, pracownicy zdobywają punkty w aplikacjach promujących aktywność fizyczną? Firma wspólnie obstawia wyniki MŚ? Macie konkursy na najlepszego mentora, wiedzy firmowej czy instytucje pracownika miesiąca? A może jakas grupa pracowników reprezentuje firmę w amatorskiej firmowej lidze siatkówki czy kosza? Takie informacje warto umieszczać w profilu pracownika budując jego historię.

25. Adres strony osobistej

Wiele osób ma własne blogi czy strony personalne. W niektórych branżach (np. agencje reklamowe) własne strony ma wiele osób. Jeśli działacie w obszarze, w którym pracownicy chcieliby się móc pochwalić swoim dorobkiem czy blogiem, to warto dać im taką możliwość poprzez umieszczenie adresu strony www polu tekstowych.

Przypominamy, że dla linków do social mediów mamy już predefiniowane pola w profilach pracowników tomHRM. 

26. Hobby i zainteresowania

Można je umieścić w predefiniowanym polu Opis, ale jeśli przeznaczyliście je na coś innego, można hobby zdefiniować również jako pole własne. Jeśli wybierzecie opcję listy rozwijanej wielokrotnego wyboru, pracownicy będą mogli wyszukiwać w liście pracowników inne osoby o takich samych jak oni zainteresowaniach.

Jeśli będziecie chcieli zaopiekować faktycznie wiele różnych typów hobby to lista może być dość długa, co warto wziąć pod uwagę. Trudno też przewidzieć wszelkie typy hobby, dlatego w takiej sytuacji warto udostępnić pracownikom miejsce na zgłaszanie własnych sugestii – np. w Banku Pomysłów w intranecie.

27. Kawa czy herbata? A może znaki zodiaku? 

Informacje dotyczące pracowników umieszczane w ich profilach nie muszą być w 100% poważne. By ułatwić pracownikom poznanie si e między sobą można wykorzystać specjalnie dedykowany zestaw informacji, który pozwoli odnaleźć podobne osoby (bo jak mówi stara prawda lubmy ludzi podobnych do siebie).

Pozwól pracownikom odnaleźć osoby, które są podobne do nich. w oparciu o różne typy pól, możesz zaprojektować nawet mini ankietę. Przykładowe pytania to np. Kawa czy herbata? Czy masz jakieś zwierzę? (jakie)? Ulubiony zespół, sport, typ filmów, jedzenie.

28.Carpooling

Pola własne można wykorzystać również do promocji carpoolingu w organizacji. Ten trend pojawił się kilka lat temu i doskonale rozwijał przed pandemią. Wspólne podróżowanie z /do pracy pozwala pracownikom nie tylko na oszczędności, ale również zmniejsza stres i buduje relacje. Istnieją nawet specjalne platformy ułatwiające pracownikom wspólne dojazdy (np. Comovee. Poola czy Ayruu) .

Po co jednak inwestować w kosztowne rozwiązania, jeśli wystarczy stworzyć pole “Carpooling” z pozycjami:

• Oferuję przejazd
• Szukam transportu

Jako polami listy rozwijanej jednokrotnego wyboru.

Dla ułatwienia komunikacji można dodać dodatkowe pole tekstowe, by pracownik mógł opisać skąd i dokąd oferuje lub poszukuje transportu.
Do wyszukania osób chętnych do carpoolingu pracownik może wykorzystać filtr i dogadać się już we własnym zakresie.

29. Rzeczy, których się uczę 

W profilu pracownika można umieszczać nie tylko informacje o już posiadanych kompetencjach, ale rownież informacje o tym, jakie kompetencje pracownicy zdobywają. 

Tego typu dane możesz wprowadzać również jako cele osobiste w planach OKR pracowników, dostępnych w module Cele OKR. 

30. Sekcje / związki zawodowe

W module Ewidencja Czasu Pracy możemy łączyć pracowników w zeszpoly. Jeśli jednak chcesz przechowywać inne informacje kto z pracowników należy np. do komisji etyki lub związków zawodowych możesz umieścić tę informację w Polach Własnych. 

Kilka porad jak zarządzać polami własnymi

• • Dane do stworzonych w twojej organizacji pól własnych możesz zaimportować zbiorczo za pomocą pliku excel. Wszystkie pola zamknięte mogą również być widoczne w kolumnach na podstronie Pracownicy, tak , by najważniejsze dla pracowników dane, były zawsze pod ręką.

• Postaraj sie maksymalnie dużo oddać pracownikom do self-service – wtedy to oni będą odpowiedzialni za aktualizację danych, a nie dział HR.
  Przypominaj pracownikom co jakiś czas o konieczności aktualizacji / sprawdzenia swoich profili. Tak jak robią to często aplikacje wysyłając nam mailing z prośbą o potwierdzenie danych.
• W zależności od ilości informacji i ich obszarów, taką aktualizacje wystarczy przeprowadzać co pół roku / rok.
• Pola własne mogą być wyświetlane w kolumnach widoku zakładki pracownicy. Pozwól pracownikom samodzielnie je zorganizować lub ustaw widok, jaki będzie najbardziej im odpowiadał.