Organizacja imprezy firmowej dla pracowników to często dla działu HR nie lada wyzwanie. Aby ułatwić sobie pracę, wykorzystaj do tego moduł Szkoleń, traktując event firmowy jak szkolenie stacjonarne. Dzięki wykorzystaniu systemu zapisów i powiadomień, komunikacja imprezy firmowej będzie dużo prostsza.

Jak zaplanować firmową integrację z modułem szkoleń tomHRM?

Krok 1

Dodaj event tak, jak planujesz szkolenie

1. W polu Rodzaj Szkolenia możesz wprowadzić nowy rodzaj szkoleń, np. Eventy firmowe, który pozwoli Ci w przyszłości śledzić w raportach statystyki dotyczące wszystkich organizowanych imprez.
2. Możesz ustalić minimalną liczbę uczestników. Dzięki temu otrzymasz powiadomienie, jak tylko na imprezę zapisze się określona liczba osób!
3.  Z uwagi na to, że przy planowaniu imprez firmowych trzeba zazwyczaj dość dokładnie określić liczbę uczestników, warto ograniczyć możliwość zapisywania się do określonej daty. To zmotywuje pracowników do tego, by nie odkładać decyzji na ostatnią chwilę.
4. Jeśli współpracujesz z agencją eventową lub innym organizatorem (np. hotelem czy restauracją), możesz wprowadzić dane firmy do sekcji Trenerzy i dostawcy szkolenia. To ułatwi zarządzanie finansami partnerami i będzie wskazówką dla innych pracowników HR, którzy mogą w przyszłości organizować podobne eventy. Osobę kontaktową z firmy eventowej możesz dodać jako Trenera. Wtedy będzie otrzymywać wszelkie automatyczne powiadomienia dotyczące eventu.
5. Imprezy firmowe zazwyczaj są organizowane dla całej firmy, ale jeśli organizacja jest duża lub mieści się w kilku lokacjach, możesz wybrać, której grupie ma być dedykowana. Tylko Ci pracownicy zobaczą propozycję imprezy firmowej w swoich profilach.
6. Dodaj opis wydarzenia oraz jego program. Będzie widoczny dla uczestników i będzie im łatwiej podjąć decyzję o uczestnictwie w imprezie.

Krok 2

Śledzenie budżetu

Moduł szkoleń tomHRM pozwala na śledzenie wykorzystania budżetu na kilka różnych sposobów. Jeśli planujesz konkretną imprezę integracyjną i masz na nią przeznaczony jednostkowy budżet, możesz stworzyć budżet na ten konkretny event. Możesz też stworzyć jeden budżet integracyjny na cały rok (czy dowolny inny okres) i śledzić jego wykorzystanie w miarę organizowania kolejnych eventów.

W miarę jak uczestnicy będą się zapisywać, będzie można śledzić jego wykorzystanie.

Krok 3

Ustalenie powiadomień

Każda impreza integracyjna to dziesiątki maili do organizatorów i uczestników. Komunikację można sobie zdecydowanie ułatwić za pomocą automatycznym powiadomień.

Przy organizowaniu imprezy firmowej przydatne będą następujące powiadomienia:

Do pracowników:

• O zbliżającej się imprezie firmowej (może zawierać dodatkowe informacje) kierowane do tych pracowników, którzy zapisali się na event.
• O zmianie miejsca – w razie, gdyby taka zmiana mogła nastąpić.
• O anulacji imprezy – w razie, gdyby taka sytuacja mogła się wydarzyć.

Do przełożonych:

• O zapisaniu się lub wypisaniu się pracownika, by mieli jasność tego, kto z ich działu zdecydował się uczestniczyć w imprezie integracyjnej,
• O anulacji imprezy.

Do opiekuna (czyli Ciebie lub innej osoby z odpowiadającej za organizację eventu):

• O niewystarczającej liczbie uczestników na X dni przed końcem zbierania zapisów, by móc zintensyfikować wysiłki w celu zareklamowania pracownikom imprezy!
• O uzyskaniu minimalnej liczby uczestników (yeaaaah! Robimy imprezę!)
• O przekroczeniu budżetu – pozwoli na bieżąco reagować i zaadaptować budżet, jeśli liczba uczestników jest wyższa niż planowaliśmy. 

Krok 4

Wykorzystanie ankiet

Ilu mamy wegetarian? Czy ktoś chrapie i potrzebuje osobnego pokoju? A może ze względu na ograniczoną mobilność lub neuroróżnorodność ma specjalne potrzeby w zakresie miejsca imprezy?

Na te pytanie odpowie Ci ankieta przed imprezą. Możesz zaplanować ją tak, by okazywała się pracownikowi w momencie zapisu na imprezę lub już po zapisaniu się na listę.  

Ankietę możesz też przeprowadzić jeszcze na etapie planowania imprezy, by zebrać od pracowników informacje na temat preferowanych rodzajów aktywności, pomysłów czy daty imprezy.

Przy planowaniu daty wykorzystaj kalendarz pracowniczy, który pokaże ci, kiedy jest najlepsze okienko, w czasie którego pracownicy nie mają zaplanowanych urlopów.

 

Krok 5

 

Mailingi w trakcie organizowania imprezy

Przy organizowaniu imprezy może zdarzyć się wiele różnych dodatkowych sytuacji. Na szczęście mamy masowe mailingi! W każdej sytuacji możesz wysłać mailing do uczestników imprezy (lub wybranych osób), a wszelkie informacje na temat wysłanych wiadomości będą zgromadzone w zakładce mailingi w projekcie imprezy.

 

Krok 6

 

Uczenie się na błędach

Impreza się udała? A może było coś, co warto poprawić?

Aby kolejne zorganizować jeszcze lepiej, możesz wykorzystać:

• Ankietę po szkoleniu – np. w formie ankiety NPS, która pozwoli ocenić to, czy impreza była udana oraz czy pracownicy mają jakieś wnioski / skargi / zażalenia.
• Warto też rzucić okiem na historię zmian w szkoleniu.

PORADANie masz modułu szkoleń? Do zbierania zapisów na wyjazd możesz wykorzystać również moduł Intranet, w którym tworząc wydarzenie firmowe, możesz:

• Opublikować program,
• Wskazać konkretne daty i miejsce eventu,
• Wysłać powiadomienia e-email do pracowników, by mieć pewność, że każdy zapoznał się z informacją,
• Zbierać zapisy na wydarzenie.

Dowiedz się więcej na temat tego, jak działają wydarzenia firmowe.