W aplikacji do zarządzania szkoleniami tomHRM możesz skonfigurować różne typy powiadomień mailowych, które ułatwiają zarządzanie szkoleniami. Można ich używać niezależnie od siebie, w zależności od potrzeb i charakteru projektowanego szkolenia.
Powiadomienia wysyłane są automatycznie jeśli spełnione zostaną określone w nich warunki. Treść powiadomień bazuje na szablonach i wykorzystuje znaczniki (np. datę szkolenia, miejsce itd.) co pozwala dynamicznie zmieniać treść powiadomień.
- Rodzaje powiadomień w zależności od tego, do kogo są kierowane
- Rodzaje powiadomień w zależności od tego, czego dotyczą
W zależności od tego, do kogo kierowane jest powiadomienie, do dyspozycji masz:
Powiadomienia kierowane do pracownika/ uczestnika szkolenia:
- Zapisanie pracownika na szkolenie – dotyczy sytuacji, w której pracownik zostanie zapisany przez przełożonego / inną osobę na szkolenie.
- Wypisanie pracownika ze szkolenia – dotyczy sytuacji, w której pracownik zostaje wypisany ze szkolenia.
- Zbliżający się termin szkolenia (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem) – informacja przypominająca uczestnikom o zbliżającym się szkoleniu. Można kierować ją do uczestników o różnym statusie – np. zapisanych czy z listy rezerwowej.
- Zmiana miejsca, daty szkolenia bądź trenera – automatyczne powiadomienie wysyłane w sytuacji, kiedy zmieni się jedna ze zmiennych.
- Zmiana statusu szkolenia – może zostać wysłane, jeśli szkolenie zostanie:
- Anulowane
- Rozpocznie się
- Zakończy
- Zostanie zaplanowane
Powiadomienia kierowane do przełożonego:
- Samodzielne zapisanie się lub wypisanie pracownika ze szkolenia.
- Przekroczenie budżetu szkolenia.
- Zmiana statusu szkolenia – może zostać wysłane, jeśli szkolenie zostanie:
- Anulowane
- Rozpocznie się
- Zakończy
- Zostanie zaplanowane
Powiadomienia kierowane do Trenera
- Zmiana miejsca, daty szkolenia – automatyczne powiadomienie wysyłane w sytuacji, kiedy zmieni się jedna ze zmiennych.
- Zbliżający się termin szkolenia (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem) – informacja przypominająca trenerowi o zbliżającym się szkoleniu.
- Niewystarczająca ilość uczestników (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem).
Powiadomienia kierowane do Opiekuna Szkolenia:
- Osiągnięcie minimalnej liczby uczestników.
- Niewystarczająca ilość uczestników (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem).
- Wykorzystanie limitu listy rezerwowej.
- Przekroczenie budżetu szkolenia.
- Zbliżający się termin szkolenia (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem) – informacja przypominająca opiekunowi o zbliżającym się szkoleniu.
Powiadomienia kierowane do wybranych pracowników:
- Przekroczenie budżetu szkolenia – może być skierowane do dowolnie wybranych pracowników.
Powiadomienia w zależności od tematu którego dotyczą:
Zapisy i wypisy ze szkoleń
Zestaw powiadomień związany z zapisywaniem i wypisywanie (się) pracowników na szkolenie.
Mail potwierdzający zapisanie (się) pracownika wraz z wszystkimi niezbędnymi informacjami. W szablonie takiego powiadomienia możesz umieścić dowolne informacje, a dzięki użyciu znaczników (dodających np. imię pracownika) wiadomość można spersonalizować.
Może zostać wysłany do:
- pracownika jako potwierdzenie jeśli zapisywał się sam, lub jako powiadomienie, jeśli został zapisany przez przełożonego, administratora lub (automatycznie).
- przełożonego o tym, że jego pracownik zapisał się na szkolenie lub powiadomienie, że się wypisał ( To szczególnie ważne w tych sytuacjach, kiedy szkolenie jest obowiązkowe (np. szkolenia BHP)
Powiadomienia i komunikacja związana z organizacją szkolenia
- Powiadomienia o osiągnięciu minimalnej liczby rezerwacji
- Powiadomienie o wykorzystaniu limitu listy rezerwowej
- Powiadomienie o niewystarczającej liczbie zapisów
mogą być wysłane do opiekuna lub trenera na X dni przed terminem zakończenia zapisów. Pozwalają zaplanować akcje marketingowe związane z promocja szkoleń.
- Powiadomienia o terminach / zmianie miejsca lub statusu szkolenia
System automatycznie prześle maila do wybranych osób po np. aktualizacji miejsca szkolenia.
Powiadomienia finansowe
Informują o przekroczeniu budżetu szkolenia. Pozwalają zachować kontrolę nad kosztami i budżetem szkoleń.
Jeśli budżet szkolenia zostanie przekroczony, system może powiadomić:
- opiekuna szkolenia
- przełożonego pracownika który przekroczył budżet działu
- wybrane osoby
Znaczniki w powiadomieniach do szkoleń
Stosuj znaczniki, które ułatwiają personalizację. Aktualnie w aplikacji do zarządzania szkoleniami i wydarzeniami firmowymi tomHRM możesz stosować znaczniku, które wstawią do szablonu maila:
-
- tytuł szkolenia,
- jego opis,
- lokalizację,
- miejsce (w tym salę)
- daty szkoleń
- nazwiska i dane trenerów,
- przełożonego,
- typ lub kategorie szkolenia,
- imię i/lub nazwisko pracownika,
- imię i/lub nazwisko przełożonego,
- oddział pracownika lub jego stanowisko,
- link do informacji o szkoleniu,
- nazwisko buddiego (dla szkoleń w systemie do onboardingu pracowników)
Sprawdź też: