W aplikacji do zarządzania szkoleniami tomHRM możesz skonfigurować różne typy powiadomień mailowych, które ułatwiają zarządzanie szkoleniami. Można ich używać niezależnie od siebie, w zależności od potrzeb i charakteru projektowanego szkolenia.

Powiadomienia wysyłane są automatycznie jeśli spełnione zostaną określone w nich warunki. Treść powiadomień bazuje na szablonach i wykorzystuje znaczniki (np. datę szkolenia, miejsce itd.) co pozwala dynamicznie zmieniać treść powiadomień.

W zależności od tego, do kogo kierowane jest powiadomienie, do dyspozycji masz:

Powiadomienia kierowane do pracownika/ uczestnika szkolenia:

• Zapisanie pracownika na szkolenie – dotyczy sytuacji, w której pracownik zostanie zapisany przez przełożonego / inną osobę na szkolenie.
• Wypisanie pracownika ze szkolenia – dotyczy sytuacji, w której pracownik zostaje wypisany ze szkolenia.
• Zbliżający się termin szkolenia (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem) – informacja przypominająca uczestnikom o zbliżającym się szkoleniu. Można kierować ją do uczestników o różnym statusie – np. zapisanych czy z listy rezerwowej.
• Zmiana miejsca, daty szkolenia bądź trenera – automatyczne powiadomienie wysyłane w sytuacji, kiedy zmieni się jedna ze zmiennych.
• Zmiana statusu szkolenia – może zostać wysłane, jeśli szkolenie zostanie:
  • Anulowane
  • Rozpocznie się
  • Zakończy
  • Zostanie zaplanowane

Powiadomienia kierowane do przełożonego:

• Samodzielne zapisanie się lub wypisanie pracownika ze szkolenia.
• Przekroczenie budżetu szkolenia.
• Zmiana statusu szkolenia – może zostać wysłane, jeśli szkolenie zostanie:
  • Anulowane
  • Rozpocznie się
  • Zakończy
  • Zostanie zaplanowane

Powiadomienia kierowane do Trenera

• Zmiana miejsca, daty szkolenia – automatyczne powiadomienie wysyłane w sytuacji, kiedy zmieni się jedna ze zmiennych.
• Zbliżający się termin szkolenia (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem) – informacja przypominająca trenerowi o zbliżającym się szkoleniu.
• Niewystarczająca ilość uczestników (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem).

Powiadomienia kierowane do Opiekuna Szkolenia:

• Osiągnięcie minimalnej liczby uczestników.
• Niewystarczająca ilość uczestników (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem).
• Wykorzystanie limitu listy rezerwowej.
• Przekroczenie budżetu szkolenia.
• Zbliżający się termin szkolenia (na wybraną liczbę dni przed szkoleniem) – informacja przypominająca opiekunowi o zbliżającym się szkoleniu.

Powiadomienia kierowane do wybranych pracowników:

• Przekroczenie budżetu szkolenia – może być skierowane do dowolnie wybranych pracowników.

Powiadomienia w zależności od tematu którego dotyczą: 

Zapisy i wypisy ze szkoleń

Zestaw powiadomień związany z zapisywaniem i wypisywanie (się) pracowników na szkolenie.

Mail potwierdzający zapisanie (się) pracownika wraz z wszystkimi niezbędnymi informacjami. W szablonie takiego powiadomienia możesz umieścić dowolne informacje, a dzięki użyciu znaczników (dodających np. imię pracownika)  wiadomość można spersonalizować.

Może zostać wysłany do: 

• pracownika jako potwierdzenie jeśli zapisywał się sam, lub jako powiadomienie, jeśli został zapisany przez przełożonego, administratora lub (automatycznie). 
• przełożonego o tym, że jego pracownik zapisał się na szkolenie lub powiadomienie, że się wypisał ( To szczególnie ważne w tych sytuacjach, kiedy szkolenie jest obowiązkowe (np. szkolenia BHP)

Powiadomienia i komunikacja związana z organizacją szkolenia

• Powiadomienia o osiągnięciu minimalnej liczby rezerwacji 

• Powiadomienie o wykorzystaniu limitu listy rezerwowej 

• Powiadomienie o niewystarczającej liczbie zapisów 

mogą być wysłane do opiekuna lub trenera na X dni przed terminem zakończenia zapisów. Pozwalają zaplanować akcje marketingowe związane z promocja szkoleń. 

• Powiadomienia o terminach / zmianie miejsca lub statusu szkolenia

System automatycznie prześle maila do wybranych osób po np. aktualizacji miejsca szkolenia. 

Powiadomienia finansowe 

Informują o przekroczeniu budżetu szkolenia. Pozwalają zachować kontrolę nad kosztami i budżetem szkoleń.

Jeśli budżet szkolenia zostanie przekroczony, system może powiadomić:

• opiekuna szkolenia
• przełożonego pracownika który przekroczył budżet działu
• wybrane osoby

Znaczniki w powiadomieniach do szkoleń

Stosuj znaczniki, które ułatwiają personalizację. Aktualnie w aplikacji do zarządzania szkoleniami i wydarzeniami firmowymi tomHRM możesz stosować znaczniku, które wstawią do szablonu maila:

• • tytuł szkolenia,
  • jego opis,
  • lokalizację,
  • miejsce (w tym salę)
  • daty szkoleń
  • nazwiska i dane trenerów,
  • przełożonego,
  • typ lub kategorie szkolenia,
  • imię i/lub nazwisko pracownika,
  • imię i/lub nazwisko przełożonego,
  • oddział pracownika lub jego stanowisko,
  • link do informacji o szkoleniu,
  • nazwisko buddiego (dla szkoleń w systemie do onboardingu pracowników)

Sprawdź też:

• jak skonfigurować powiadomienia
• jak stworzyć szablony powiadomień email w szkoleniach