Rekruter i prowadzenie rekrutacji

Najczęściej szukane:jak zmienić hasło, integracja API, importowanie pracowników

Spotkania online z kandydatami

Zaktualizowano 2023-11-22

Sekcja planowania wydarzeń z kandydatem pozwala na planowanie i zarządzanie: 

  • rozmowami wideo, 
  • telefonami do kandydata, 
  • spotkaniami z kandydatem w firmie (i jej oddziałach), 
  • spotkaniami z kandydatem w innych lokalizacjach. 

Jak zaplanować spotkania online (rozmowy wideo)? 

Krok 1 – Planowanie spotkania

W profilu kandydata wybierz przycisk Zaplanuj wydarzenie znajdujący się z prawej strony ekranu. 

Krok 2 – Ustalanie parametrów

W pop-up, który się pojawi, wybierz: 

  1. Rozmowa video 
  2. Z listy rozwijanej platformę , za pomocą której będzie realizowana rozmowa video. 

Dostępne są: 

  • platforma tomHRM  (Maksymalnie 4 uczestników. Spotkanie może trwać maksymalnie 60 minut. Do pokoju można wejść w terminie rozpoczęcia spotkania), 
PORADA Jeśli chcesz skorzystać z rozmowy video za pomocą platformy tomHRM, przed ustawieniem pierwszego spotkania z kandydatem, zorganizuj spotkanie z kolegami z pracy, by sprawdzić ustawienia systemu. 
  • Google Meet (wymaga integracji tomHRM z Twoim kalendarzem Google) 
  • MS Team (wymaga integracji tomHRM z Twoim kalendarzem Google) 
PORADATu sprawdzisz jak dokonać integracji tomHRM z kalendarzem Google i MS Office. Na końcu tego artykułu pokazujemy też, jak wygląda widok spotkania w kalendarzu, na przykładzie kalendarza Google
  1. Datę rozpoczęcia spotkania 
  2. Jego planowaną długość 
  3. Uczestników spotkania (po stronie Twojej organizacji. Kandydat jest zawsze domyślnym uczestnikiem spotkania i nie trzeba go wybierać)
  4. Notatkę (opcjonalnie). Notatka nie będzie widoczna do kandydata i nie zostanie włączona do powiadomienia e-mail. Nie zostanie też dołączona do profilu kandydata – będzie widoczna jedynie w szczegółach tego spotkania, dla osób dołączonych do spotkania, które mają dostęp do tego projektu rekrutacyjnego (oznacza to, że osoby, którym kandydat został udostępniony, również nie zobaczą tej notatki → dowiedz się, jak działa udostępnianie kandydata). Treść notatki będzie widoczna po dołączeniu spotkania do kalendarza Google lub Outlook. 
  5. Zdecyduj, czy chcesz wysłać powiadomienia z systemu. 
Strefa czasowa pobierana jest z informacji w systemie. Organizatorem spotkania jest zawsze osoba, która ustawia spotkanie w systemie. Może ona być uczestnikiem spotkania, ale nie musi.

Krok 3 – Powiadomienia

Przy planowaniu wydarzenia możesz wysłać następujące powiadomienia: 

Powiadomienie e-mail do kandydata 

Wysyłka powiadomienia e-mail umożliwia przesłanie kandydatowi szczegółów spotkania online, w tym linku pozwalającego mu na połączenie się z wybraną przez Ciebie uprzednio platformą. 

Powiadomienie jest domyślnie zaznaczone jako aktywne przy planowaniu wydarzenia (spotkania). Jeśli nie chcesz, by kandydat otrzymał powiadomienie z systemu, odznacz checkbox. 

Temat wiadomości jest ustawiony domyślnie w formacie [typ spotkania] w dniu [data], [godzina]. Jeśli chcesz, możesz zmienić temat wiadomości. 

Treść powiadomienia jest domyślnie wypełniona i zawiera unikalny link do szczegółów wydarzenia. Kliknięcie w ten link,  po otrzymaniu wiadomości przeniesie kandydata do podstrony, która będzie zawierać wszystkie szczegóły wydarzenia. Nie kasuj go z treści maila. 

Jako załącznik wiadomości kandydat otrzyma plik w formacie .ics który pozwoli mu na dodanie wydarzenia do jego kalendarza Google, iCal lub Microsoft Outlook. 

Unikalny link do szczegółów wydarzenia pozwala kandydatowi i uczestnikom wydarzenia zawsze uzyskać aktualne informacje dotyczące miejsca czy godziny spotkania. Nawet jeśli zmienisz szczegóły spotkania, link się nie zmieni, a informacje, do których prowadzi, będą zawsze aktualne.

Kliknięcie w link po terminie spotkania, pokaże planszę zastępczą: 

a jeśli w międzyczasie odwołasz spotkanie, to pojawi się informacja, że spotkanie zostało usunięte, a kandydat będzie miał możliwość powrotu na listę ofert. 

Uwaga! Jeśli chcesz skorzystać z szablonu i wstawić w treść powiadomienia treść z szablonu, najpierw skopiuj link do szczegółów wydarzenia i zapisz go tymczasowo (np. w notatniku na pulpicie), a następnie po załadowaniu szablonu umieść w mailu. Załadowanie szablonu spowoduje nadpisanie treści maila i odzyskanie linku do szczegółów wydarzenia nie będzie już możliwe. W takiej sytuacji anuluj planowanie wydarzenia i zaplanuj je ponownie, by uzyskać link.

Powiadomienie e-mail do uczestników spotkania 

Możesz wysłać też wiadomość e-mail do pozostałych uczestników spotkania (wraz z wiadomością do kandydata lub niezależnie od niej). 

  • Zaznacz checkbox e-mail do uczestników spotkania
  • Uzupełnij treść wiadomości (możesz skorzystać z szablonu) 
  • Jeśli chcesz, wstaw stopkę 
PORADAPamiętaj, by również do tej wiadomości skopiować link do spotkania, który umożliwi uczestnikom podgląd informacji o spotkaniu i zapoznanie się z dołączonymi do niego notatkami. Trzeba to zrobić również jeśli korzystasz z szablonu wiadomości, bo każdy link jest unikalny.

Wiadomość zostanie wysłana do wszystkich osób wskazanych jako uczestnicy spotkania (nie można pominąć części uczestników). 

 

Jeśli Twoi pracownicy mają zintegrowane swoje kalendarze Google lub Microsoft z kalendarzem tomHRM, wydarzenie zostanie automatycznie dodane do ich kalendarzy, niezależnie od wysłanego powiadomienia. Jeśli nie mają takiej integracji, wydarzenie zostanie dodane jedynie do kalendarza w aplikacji tomHRM, ale w załączniku pliku w powiadomieniu, otrzymają plik w formacie .ics który pozwoli mu na dodanie wydarzenia do jego kalendarza Google, iCal lub Microsoft Outlook.

Wysyłka SMS do kandydata 

Jeśli chcesz wysłać SMS do kandydata zaznacz checkbox i wpisz wiadomość. 

PORADAPamiętaj, by podać swoje dane oraz firmę, jaką reprezentujesz. Nadawca SMS identyfikowany jest jako “info SMS” a nie nazwa Twojej organizacji, bez podpisu kandydat może obawiać się klikania w linki z SMS lub nie będzie wiedział, kto do niego napisał.

 

 

Zmiana szczegółów spotkania 

Jeśli chcesz zmienić szczegóły spotkania online (np. zmienić datę, godzinę, dodać nowe osoby uczestniczące, wejdź w edycję zaplanowanego spotkania. Możesz to zrobić z poziomu:

  • Zakładki Rekrutacje / Wydarzenia i zadania (przykład na prt. screen)
  • Wchodząc z profilu kandydata w zakładkę Zaplanowane Wydarzenia i wybierając nagłówek spotkania 

Po otwarciu popupu wprowadź zmiany, zdecyduj czy chcesz wysłać wiadomość do kandydata i / lub uczestników i jeśli tak, wprowadź zmiany w treści. Na końcu kliknij przycisk Zapisz i wyślij. 

PORADA Podczas edycji spotkania, system prezentuje treść wiadomości, która została uprzednio wysłana do kandydata i/lub uczestników. Jeśli zatem chcesz wysłać wiadomość  o zmianach w spotkaniu, pamiętaj, by w temacie wiadomości i / lub jej treści poinformować o tym, że wiadomość dotyczy zmian w spotkaniu (Np “Uwaga! Zmiana terminu spotkania). W przeciwnym razie, kandydat może nie mieć pewności, czy wiadomość dotyczy poprzedniego, czy nowego spotkania. Link do szczegółów spotkania dostępny w wiadomości nie zmienia się i zawsze będzie prezentował aktualne informacje.

Anulowanie spotkania 

Jeśli chcesz anulować spotkanie, wejdź w edycję zaplanowanego spotkania i kliknij przycisk Usuń po lewej stronie popupu. Wydarzenie zostanie usunięte. 

System nie wysyła automatycznie maila o odwołaniu spotkania. Kandydat klikając na link szczegółów spotkania, który otrzymał w poprzedniej wiadomości  uzyska informację, że spotkanie zostało anulowane. Dla dbałości o Candidate Experience warto jednak dodatkowo wysłać maila do kandydata. Możesz zrobić to z poziomu zakładki wiadomości w profilu kandydata.   

Widok spotkania w kalendarzu Google / Outlook 

Jeśli rekruter ma zintegrowany kalendarz tomHRM z kalendarzem Google lub Outlook, w momencie dodania wydarzenia, w jego kalendarzu zostanie utworzone odpowiednie wydarzenie. Będzie ono zawierało: 

  • link do rozmowy video 
  • link do profilu kandydata
  • informacje, które zostały umieszczone w notatce wydarzenia. 

PORADAWydarzenie zostanie dodane również do kalendarza osoby tworzącej spotkanie, nawet jeśli nie uczestniczy w nim bezpośrednio. Wynika to z ustawień kalendarzy Google i Outlook. Jeśli nie chcesz, by dane wydarzenie zajmowało miejsce w Twoim kalendarzu, musisz usunąć je ręcznie ze swojego kalendarza Google / Outlook.
 

Czy artykuł był pomocny?

Podobne tematy
Najczęściej szukane:jak zmienić hasło, integracja API, importowanie pracowników