Datę zakończenia pracy użytkowników możesz wprowadzić do systemu na dwa sposoby:

• pojedynczo, edytując profil danego pracownika,
• zbiorczo, wykonując import danych z aktualizacją statusu zatrudnienia.

Funkcja zbiorczej zmiany statusu zatrudnienia pomoże Ci przyspieszyć wprowadzanie danych.

Zasady zbiorczej zmiany statusu zatrudnienia

• Lista pracowników musi być utworzona zgodnie z szablonem dostępnym do pobrania poniżej. Jeśli dysponujesz plikami danych pracowników pobranymi z innych systemów (np. z systemu kadrowego) musisz skopiować dane do szablonu importu listy pracowników tomHRM).
• Na podstawie danych z pliku system wprowadzi dane do profili pracowników.
• Ustawiona w pliku Termination date data, wyznacza termin faktycznego wprowadzenia zmiany statusu z Zatrudniony na Zwolniony/Odszedł/Wygaśnięcie umowy. Jeśli jest to data przeszła, to import uzupełni dane w profilu pracownika i od tego momentu użytkownik nie będzie już mógł logować się do systemu. Jeśli natomiast data wyznaczona jest w przyszłości, to pracownik po wykonaniu importu będzie mógł się jeszcze logować, a dostęp straci dopiero w wyznaczonym terminie zmiany statusu.

Jak przeprowadzić zbiorczą zmianę statusu zatrudnienia

Krok 1
Przygotowanie pliku do importu danych

Pobierz poniższy szablon i otwórz go na swoim komputerze.

———————————————————————————————————————–
Szablon do importu listy pracowników → Pobierz szablon———————————————————————————————————————–

W nim lub na jego podstawie (kopiując plik), przygotuj dane. Zrobisz to, wypełniając odpowiednio pola w kolumnach formularza.

Opis formatu danych w kolumnach w pliku szablonu (*oznaczono pola obowiązkowe)

• *Email – adres pracownika, którego dotyczy zmiana; wpisz adres, który dodany jest w profilu pracownika w polu Email.
• *Lay-off reason – powód zwolnienia; do wyboru masz zamknięty słownik powodów:
  • 2 – made redundant czyli zwolniony,
  • 3 – resigned czyli odszedł,
  • 4 – expiration czyli wygaśnięcie umowy.

  W pliku wpisz jedynie cyfrę oznaczającą konkretny powód.
  Jeśli nie znajdujesz odpowiedniego powodu na liście, wpisz powód najbliższy rzeczywistości, a dodatkowe informacje umieść w kolumnie Note jako notatka.
  

  Nazwy powodów zakończenia pracy pełnią w systemie jedynie funkcję informacyjną. Nie są powiązane z nimi żadne dedykowane funkcje.
• Notification date – data wpłynięcia wypowiedzenia; system akceptuje format YYYY-MM-DD.
• *Termination date – data zakończenia pracy; system akceptuje format YYYY-MM-DD.
• Note – notatka; treść widoczna będzie:
  • w Szczegółach zatrudnienia w profilu pracownika,
  • w historii zmian w profilu pracownika,
  • w bannerze pod profilem pracownika widocznym przez okres wypowiedzenia dla wybranych pracowników.

Obsługiwane formaty pliku z listą pracowników

• CSV
• XLS
• XLSX

Po uzupełnieniu pól sprawdź, czy wszystkie pola obowiązkowe (email, powód zwolnienia, data wypowiedzenia i zakończenia pracy) są wypełnione i zapisz plik na dysku.

Krok 2

Przejdź do zakładki Pracownicy i wybierz przycisk Dodaj pracownika > Importuj zbiorczo z pliku.

Dzięki temu przejdziesz do mechanizmu zbiorczej zmiany statusu zatrudnienia.

Krok 3

Wybierz Zwolnienia i kliknij Dalej.

Krok 4

Wybierz z dysku przygotowany przez Ciebie plik do importu  i przejdź Dalej.

Krok 5

Gotowe, system zaktualizował status zatrudnienia pracowników!
Jeśli wszystkie dane są poprawne, system wprowadzi komplet informacji i pokaże komunikat, ile rekordów zaktualizował. W tym miejscu możesz też przejść do Listy pracowników lub Zaimportować nowy plik.

W takiej sytuacji:

1. Sprawdź wszystkie wskazane wiersze w Twoim pliku,
2. Wprowadź poprawne dane i zapisz plik na Twoim komputerze,
3. Skorzystaj z opcji Zaimportuj nowy plik na dole podsumowania. Kliknięcie w przycisk przeniesie Cię z powrotem do kroku 3 tej instrukcji.