Datę zakończenia pracy użytkowników możesz wprowadzić do systemu na trzy sposoby:

• pojedynczo, edytując profil danego pracownika,
• zbiorczo z listy pracowników, zaznaczając pracowników i wybierając akcję „Zmień status zatrudnienia” (opis w sekcji Zmiana statusu zatrudnienia z listy pracowników),
• zbiorczo, wykonując import danych z aktualizacją statusu zatrudnienia.

Funkcja zbiorczej zmiany statusu zatrudnienia pomoże Ci przyspieszyć wprowadzanie danych.

Zmiana statusu zatrudnienia z listy pracowników

Ten sposób nie wymaga przygotowania pliku. Sprawdza się, gdy kilku pracowników kończy pracę w tym samym trybie i z tą samą datą, bo wszystkie wartości z formularza system zapisuje każdemu zaznaczonemu pracownikowi.

1. Przejdź do listy Pracownicy i zaznacz pracowników, których dotyczy zmiana.
2. Kliknij „Zastosuj do wybranych” i wybierz „Zmień status zatrudnienia”.
3. W okienku „Szczegóły zatrudnienia” w polu „Ustaw informacje o” wybierz „Zakończeniu pracy”.
4. Uzupełnij pola: „Tryb zakończenia współpracy” (obowiązkowe), „Data wypowiedzenia umowy” (opcjonalne), „Data zakończenia pracy” (obowiązkowe) i „Notatka” (opcjonalne).
5. Kliknij „Zapisz zmiany”. System pokaże komunikat z liczbą pracowników, którym zmienił status zatrudnienia, i odświeży listę.

Co robi system po zapisie:

• Data zakończenia pracy w przyszłości lub dzisiejsza → pracownicy zachowują dostęp do konta, a następnego dnia po tej dacie system zmienia ich status zatrudnienia na wybrany tryb i status konta na Nieaktywny.
• Data zakończenia pracy w przeszłości → system przełącza status zatrudnienia i status konta od razu po zapisie.
• Pomija pracowników, których nie możesz edytować. Własnego profilu nie zmienisz tą drogą bez uprawnienia do edycji wszystkich pracowników.

Zasady importu zmian statusu zatrudnienia z pliku

• Lista pracowników musi być utworzona zgodnie z szablonem dostępnym do pobrania poniżej. Jeśli dysponujesz plikami danych pracowników pobranymi z innych systemów (np. z systemu kadrowego) musisz skopiować dane do szablonu importu listy pracowników tomHRM).
• Na podstawie danych z pliku system wprowadzi dane do profili pracowników.
• Import wykonasz, jeśli masz uprawnienie do edycji wszystkich pracowników.
• Ustawiona w pliku data Termination date wyznacza termin zmiany statusu z Zatrudniony na tryb wskazany w kolumnie Dismissal type. Jeśli jest to data przeszła (wcześniejsza niż dzisiejsza), import od razu zmieni status zatrudnienia i od tego momentu pracownik nie będzie już mógł logować się do systemu. Jeśli data jest dzisiejsza lub przyszła, pracownik po wykonaniu importu będzie mógł się jeszcze logować, a dostęp straci następnego dnia po dacie zakończenia pracy.

Jak przeprowadzić import zmian statusu zatrudnienia

Krok 1
Przygotowanie pliku do importu danych

Pobierz poniższy szablon i otwórz go na swoim komputerze.

———————————————————————————————————————–
Szablon do importu listy pracowników → Pobierz szablon———————————————————————————————————————–

W nim lub na jego podstawie (kopiując plik), przygotuj dane. Zrobisz to, wypełniając odpowiednio pola w kolumnach formularza.

Opis formatu danych w kolumnach w pliku szablonu (*oznaczono pola obowiązkowe)

• *Email – adres pracownika, którego dotyczy zmiana; wpisz adres, który dodany jest w profilu pracownika w polu Email.
• *Dismissal type – tryb zakończenia współpracy; do wyboru masz zamknięty słownik trybów:
  • 2 – made redundant czyli Zwolniony,
  • 3 – resigned czyli Rezygnacja,
  • 4 – expiration czyli Wygaśnięcie umowy,
  • 5 – agreement of the parties czyli Porozumienie stron,
  • 6 – retirement/disability pension czyli Przejście na emeryturę/rentę,
  • 7 – job abandonment czyli Porzucenie pracy.

  W pliku wpisz jedynie cyfrę oznaczającą konkretny tryb. Inna wartość zatrzyma import z błędem „Nieprawidłowy powód zakończenia pracy”.
  Jeśli nie znajdujesz odpowiedniego trybu na liście, wpisz tryb najbliższy rzeczywistości, a dodatkowe informacje umieść w kolumnie Note jako notatka.
  

  Wybrany tryb po dacie zakończenia pracy staje się statusem zatrudnienia pracownika i możesz według niego filtrować raport rotacji pracowników. Poza tym nie są z nim powiązane żadne dedykowane funkcje.
• Notification date – data wpłynięcia wypowiedzenia (pole opcjonalne); system akceptuje format YYYY-MM-DD. Data nie może być późniejsza niż Termination date.
• *Termination date – data zakończenia pracy; system akceptuje format YYYY-MM-DD.
• Reason terminated – powód rezygnacji (pole opcjonalne); wpisz nazwę powodu ze słownika powodów rezygnacji albo własny tekst. Jeśli powodu o takiej nazwie nie ma w słowniku, system go do niego dopisze. Powód trafia do wykresu powodów rezygnacji w raporcie rotacji pracowników.
• Note – notatka; treść widoczna będzie:
  • w Szczegółach zatrudnienia w profilu pracownika,
  • w historii zmian w profilu pracownika,
  • w bannerze pod profilem pracownika widocznym przez okres wypowiedzenia dla wybranych pracowników.

Obsługiwane formaty pliku z listą pracowników

• CSV
• XLS
• XLSX

Wiersz z opisem pól (Mandatory field, Optional field) pod nagłówkami możesz zostawić w pliku, system go pomija przy imporcie.

Po uzupełnieniu pól sprawdź, czy wszystkie pola obowiązkowe (Email, Dismissal type i Termination date) są wypełnione i zapisz plik na dysku.

Krok 2

Przejdź do zakładki Pracownicy i wybierz przycisk Dodaj pracownika > Importuj zbiorczo z pliku.

Dzięki temu przejdziesz do mechanizmu zbiorczej zmiany statusu zatrudnienia.

Krok 3

Wybierz Zakończenie pracy i kliknij Dalej ➜.

Krok 4

Kliknij Przeglądaj…, wybierz z dysku przygotowany przez Ciebie plik do importu i kliknij Dalej ➜.

Krok 5

Gotowe, system zaktualizował status zatrudnienia pracowników!
Jeśli wszystkie dane są poprawne, system wprowadzi komplet informacji i w podsumowaniu pokaże „Liczba rekordów w pliku” oraz „Zaktualizowano”. W tym miejscu możesz też przejść do Lista pracowników lub Zaimportuj nowy plik.

W takiej sytuacji:

1. Sprawdź wszystkie wskazane wiersze w Twoim pliku,
2. Wprowadź poprawne dane i zapisz plik na Twoim komputerze,
3. Skorzystaj z opcji Zaimportuj nowy plik na dole podsumowania. Kliknięcie w przycisk przeniesie Cię z powrotem do kroku 3 tej instrukcji.