Każde konto (profil) pracownika zawiera zestaw pól, które przechowują w systemie określone informacje (np. forma zatrudnienia, wykształcenie, numer telefonu lub dowolne pola własne). Zazwyczaj są one wypełniane przez użytkownika tworzącego dany profil, a później mogą być udostępnione do edycji innym użytkownikom.

O tym, czy użytkownik ma w ogóle możliwość edycji danych w tym obszarze, decyduje jego grupa uprawnień. Edycja i tworzenie grup uprawnień dostępne jest w zakładce Ustawienia > Uprawnienia.

Żeby udostępnić pracownikom możliwość edycji danych w profilach, nadaj im jedną z poniższych dwóch propozycji uprawnień:

• możliwość edycji danych w swoim własnym profilu, w profilach podwładnych oraz w profilach, które taki użytkownik ewentualnie sam stworzy.
  

  Moduł	Dostęp do modułu/funkcji	Prawo do tworzenia	Prawo do zarządzania (edytowanie/usuwanie)
  Pracownicy	Tak	Tak/Nie	Zarządzanie własnymi rekordami

• możliwość edycji własnego konta oraz kont wszystkich innych użytkowników.
  

  Moduł	Dostęp do modułu/funkcji	Prawo do tworzenia	Prawo do zarządzania (edytowanie/usuwanie)
  Pracownicy	Tak	Tak/Nie	Administrator modułu

Ustawienia self-sevice

Dając pracownikom możliwość zmiany danych, możesz jeszcze określić dokładny zakres, który będzie dla nich w tej kwestii dostępny.

W ustawieniach self-service zadecydujesz które pola będą dostępne do edycji, a które nie. Możesz sterować nimi w zakładce Ustawienia > Parametry > Pracownicy > Self-service. Znajdziesz tam listę pól dostępnych w profilach i opcje konfiguracji dla 4 różnych ról pełnionych przez użytkowników w systemie: pracownika, przełożonego, twórcy konta pracownika i administratora bazy pracowników.
Możliwe więc, że część pól każdy pracownik będzie mógł zmienić lub uzupełnić w swoim profilu samodzielnie, inne zmieni za niego przełożony, a jeszcze inne tylko administrator bazy pracowników.

Role użytkowników

Ustawienia self-service wprowadzasz w osobnych kolumnach dla 4 różnych ról:

1. Pracownik – w tej kolumnie określasz co pracownik może zmienić w swoim własnym profilu.
   
   Jeśli chcesz, żeby użytkownicy logowali się do systemu przy pomocy klasycznego formularza, podając login i hasło do tomHRM, to pamiętaj, żeby pozostawić im możliwość edycji hasła. Bez tego pracownicy nie będą mogli zmieniać swoich haseł, jeśli np. je zapomną.
2. Przełożony – zadecyduj co przełożony może edytować w profilach podwładnych.
3. Twórca konta pracownika – określ które dane może edytować w profilach stworzonych przez siebie pracowników.
4. Administrator bazy pracowników – wskaż które dane może edytować w profilach wszystkich pracowników.

Wyżej wymienione role mogą się łączyć. Jeśli użytkownik pełni dwie role jednocześnie, to finalny zakres edycji będzie stanowiła suma możliwości przyznanych w dwóch różnych kolumnach.