Jak skonfigurować powiadomienia e-mail w szkoleniu

50 views 2018-03-27 0

Dzięki powiadomieniom email można zautomatyzować codzienną pracę w obszarze komunikacji z pracownikami i przekazywania informacji o szkoleniach.

  • Powiadomienia email można konfigurować (włączać/wyłączać) dla każdego szkolenia odrębnie.
  • Powiadomienia wysyłane są automatycznie w momencie spełnienia opisanych warunków.
  • Dla każdego powiadomienia można wybrać inny szablon z treścią (przeczytaj jak je tworzyć)
  • Na liście szablonów dostępne są szablony domyślne oraz szablony stworzone i przypisane do szkolenia
  • Szablony domyślne możesz modyfikować w zakładce Ustawienia > Parametry > Szkolenia > Szablony e-mail natomiast szablony do szkolenia możesz dodawać w zakładce Szablony e-mail w widoku szczegółów danego szkolenia.
  • Pamiętaj, że do każdego automatycznego powiadomienia email dołączana jest stopka, którą możesz zdefiniować w zakładce Ustawienia > Parametry > Wiadomości
    Szerszy opis jak to zrobić znajdziesz tutaj

 

 

Rodzaje powiadomień e-mail dotyczących szkoleń

Moduł szkoleń tomHRM wyposażony jest w kilka opcji wysyłania powiadomień automatycznych w momencie, kiedy spełnione zostaną zadane warunki. Każde powiadomienie włącza się za pomocą checkboxa podczas projektowania szkolenia.

Poniżej znajdziesz opisy kilku powiadomień wraz z metoda ich działania:

Powiadomienie pracownika o zapisaniu się na szkolenia

Pracownik zapisał się na szkolenie – otrzyma zatem maila potwierdzającego zapisanie się wraz z wszystkimi niezbędnymi informacjami. W szablonie takiego powiadomienia możesz umieścić dowolne informacje, a dzięki użyciu znaczników (dodających np. imię pracownika)  wiadomość można spersonalizować.

Powiadomienie przełożonego o zapisaniu się pracownika na szkolenie

Wraz z zapisaniem się pracownika na szkolenie, jego przełożony również może otrzymać informację. Dzięki temu oszczędzamy czas zarówno HR jak i pracownika, który nie musi już informować kierownika o tym, że zapisał się na szkolenie.

Powiadomienie przełożonego o wypisaniu się pracownika

Jeśli istnieje taka potrzeba, przełożony może też dostać wiadomość, jeśli pracownik ze szkolenia zrezygnuje. To szczególnie ważne w tych sytuacjach, kiedy szkolenie jest obowiązkowe (np. szkolenia BHP)

Powiadomienie opiekuna szkolenia o osiągnięciu minimalnej ilości rezerwacji

Koniec z codziennym monitoringiem ilości zapisanych na szkolenie osób. Jeśli zbierze się wystarczająco liczna grupa, opiekun dostanie mailowe powiadomienie. To szczególnie ważne powiadomienie w firmach szkoleniowych organizujących szkolenia otwarte oraz w firmach, które mają bogatą ofertę szkoleniową dla swoich pracowników.

Powiadomienie opiekuna o niewystarczającej ilości uczestników

Warto ustawić je na kilka dni przed planowanym zamknięciem terminu zapisów na szkolenie, by wiedzieć czy konieczne jest zintensyfikowanie marketingu szkolenia.

Powiadomienie opiekuna o wykorzystaniu limitu listy rezerwowej

Szkolenie cieszy się tak dużym powodzeniem, że nie tylko masz komplet uczestników, ale również całą masę oczekujących? Dzięki automatycznemu powiadomieniu możesz bardzo szybko podjąć decyzję o zaplanowaniu kolejnego terminu szkolenia, bo dostajesz powiadomienie, kiedy lista rezerwowa się zapełni.

Powiadomienie uczestników o zbliżającym się terminie szkolenia

Opiekun szkolenia ustala na ile dni przed szkoleniem system ma wysłać powiadomienie.

Powiadomienie uczestników o zmianie miejsca / terminu szkolenia

Nagła zmiana sali szkoleniowej lub godzin szkolenia. Wystarczy, że dokonasz zmiany w opisie szkolenia, a system wyśle do wszystkich uczestników odpowiednie powiadomienie.

PAMIĘTAJ

Wszystkie automatyczne powiadomienia można dowolnie włączać i wyłączać przy tworzeniu szkolenia w systemie, a szablony powiadomień modyfikować. Można też stworzyć wiele szablonów na te same wydarzenia (np. mieć dwie lub trzy różne treści powiadomienia o zapisaniu się na szkolenie z których będziesz później, przy planowaniu szkolenia, wybierać to, które najbardziej ci odpowiada).

Czy ten artykuł był pomocny?