Dzięki powiadomieniom email można zautomatyzować codzienną pracę w obszarze komunikacji z pracownikami i przekazywania informacji o szkoleniach.
- Powiadomienia email można konfigurować (włączać/wyłączać) dla każdego szkolenia odrębnie.
- Powiadomienia wysyłane są automatycznie w momencie spełnienia opisanych warunków.
- Dla każdego powiadomienia można wybrać inny szablon z treścią ().
- Na liście szablonów dostępne są szablony domyślne oraz szablony stworzone i przypisane do szkolenia.
- Szablony domyślne możesz modyfikować w zakładce
- Pamiętaj, że do każdego automatycznego powiadomienia email dołączana jest stopka, którą możesz zdefiniować w zakładce
Szerszy opis jak to zrobić znajdziesz tutaj.
Rodzaje powiadomień e-mail dotyczących szkoleń
Moduł szkoleń tomHRM wyposażony jest w kilka opcji wysyłania powiadomień automatycznych w momencie, kiedy spełnione zostaną zadane warunki. Każde powiadomienie włącza się za pomocą checkboxa podczas projektowania szkolenia.
Poniżej znajdziesz opisy kilku powiadomień wraz z metoda ich działania:
Powiadomienie pracownika o zapisaniu się na szkolenia
Pracownik zapisał się na szkolenie – otrzyma zatem maila potwierdzającego zapisanie się wraz z wszystkimi niezbędnymi informacjami. W szablonie takiego powiadomienia możesz umieścić dowolne informacje, a dzięki użyciu znaczników (dodających np. imię pracownika) wiadomość można spersonalizować.
Powiadomienie przełożonego o zapisaniu się pracownika na szkolenie
Wraz z zapisaniem się pracownika na szkolenie, jego przełożony również może otrzymać informację. Dzięki temu oszczędzamy czas zarówno HR jak i pracownika, który nie musi już informować kierownika o tym, że zapisał się na szkolenie.
Powiadomienie przełożonego o wypisaniu się pracownika
Jeśli istnieje taka potrzeba, przełożony może też dostać wiadomość, jeśli pracownik ze szkolenia zrezygnuje. To szczególnie ważne w tych sytuacjach, kiedy szkolenie jest obowiązkowe (np. szkolenia BHP)
Powiadomienie opiekuna szkolenia o osiągnięciu minimalnej ilości rezerwacji
Koniec z codziennym monitoringiem ilości zapisanych na szkolenie osób. Jeśli zbierze się wystarczająco liczna grupa, opiekun dostanie mailowe powiadomienie. To szczególnie ważne powiadomienie w firmach szkoleniowych organizujących szkolenia otwarte oraz w firmach, które mają bogatą ofertę szkoleniową dla swoich pracowników.
Powiadomienie opiekuna o niewystarczającej ilości uczestników
Warto ustawić je na kilka dni przed planowanym zamknięciem terminu zapisów na szkolenie, by wiedzieć czy konieczne jest zintensyfikowanie marketingu szkolenia.
Powiadomienie opiekuna o wykorzystaniu limitu listy rezerwowej
Szkolenie cieszy się tak dużym powodzeniem, że nie tylko masz komplet uczestników, ale również całą masę oczekujących? Dzięki automatycznemu powiadomieniu możesz bardzo szybko podjąć decyzję o zaplanowaniu kolejnego terminu szkolenia, bo dostajesz powiadomienie, kiedy lista rezerwowa się zapełni.
Powiadomienie uczestników o zbliżającym się terminie szkolenia
Opiekun szkolenia ustala na ile dni przed szkoleniem system ma wysłać powiadomienie.
Powiadomienie uczestników o zmianie miejsca / terminu szkolenia
Nagła zmiana sali szkoleniowej lub godzin szkolenia. Wystarczy, że dokonasz zmiany w opisie szkolenia, a system wyśle do wszystkich uczestników odpowiednie powiadomienie.
PAMIĘTAJ
Wszystkie automatyczne powiadomienia można dowolnie włączać i wyłączać przy tworzeniu szkolenia w systemie, a szablony powiadomień modyfikować. Można też stworzyć wiele szablonów na te same wydarzenia (np. mieć dwie lub trzy różne treści powiadomienia o zapisaniu się na szkolenie z których będziesz później, przy planowaniu szkolenia, wybierać to, które najbardziej ci odpowiada).