Zgłaszanie potrzeb szkoleniowych w tomHRM pozwala na uproszczenie procesu zbierania i przetwarzania potrzeb szkoleniowych.

Kto może zgłaszać potrzeby szkoleniowe

Funkcję zgłaszania potrzeb szkoleniowych możesz udostępnić wszystkim użytkownikom lub tylko tym, którzy korzystają z jednej, wybranej grupy uprawnień.
Każdy pracownik, który otrzymał taką możliwość będzie mógł tworzyć swoje własne zgłoszenia, a jeśli dodatkowo jest czyimś przełożonym, to będzie mógł zgłaszać potrzeby też zbiorczo, za swoich podwładnych.

Osoby, którym udostępniamy funkcję powinny posiadać minimalne uprawnienia do Szkoleń:

Konfiguracja zgłoszeń potrzeb szkoleniowych

Przejdź do zakładki Ustawienia > Parametry > Szkolenia > Ogólne i:
1. Włącz funkcję zbierania zgłoszeń potrzeb szkoleniowych
2. Wskaż adres email, na który mają być wysyłane powiadomienia o zgłoszeniach
3. Ustaw do kogo można kierować zgłoszenia potrzeb szkoleniowych:

• Przełożony – zgłoszenie pracownika zostanie przesłane do akceptacji jego bezpośredniego przełożonego. Będzie też widoczne dla administratora modułu Szkolenia, który może je zaakceptować lub odrzucić za przełożonego.
• Dział HR – zgłoszenie pracownika będą mogli akceptować pracownicy Działu HR. Będzie też widoczne dla administratora modułu Szkolenia, który może je zaakceptować lub odrzucić za członków Działu HR.
• Przełożony i Dział HR – pracownik wysyłający zgłoszenie będzie mógł wybrać do kogo kieruje swój wniosek. Jeśli wybierze Przełożonego, to do niego trafi zgłoszenie w pierwszej kolejności, a po zaakceptowaniu, będzie wysłane do Działu HR. Jeśli wskaże od razu Dział HR, to zgłoszenie pominie przełożonego.

4. Wybierz grupę użytkowników, którzy mają mieć dostęp do funkcji. Możesz zostawić Wszystkie grupy, żeby umożliwić korzystanie wszystkim użytkownikom lub wskazać jedną, wybraną grupę uprawnień.

Statusy zgłoszeń

• Przetwarzany – taki status otrzymuje każde dodane zgłoszenie,
• Zaakceptowany przez przełożonego,
• Zaakceptowany przez Dział HR,
• Odrzucony – zgłoszenie zostało odrzucone przez przełożonego lub HR. Możesz zdefiniować powody odrzuceń, które będą następnie wybierane z listy przez osoby odrzucające wniosek.
• Anulowany – zgłoszenie zostało anulowane przez zgłaszającego lub administratora.

Zarządzanie zgłoszeniami przez Przełożonego

Zgłoszenia wysłane do akceptacji do działu HR  przed podwładnych, przełożony będzie widział w zakładce Szkolenia > Mój zespół > Zgłoszone potrzeby zespołu.

Zgłoszenia podwładnych, wysłane do akceptacji przełożonego, będą dla niego dostępne w Szkolenia > Zgłoszenia potrzeb.

Tam przełożony zobaczy listę zgłoszeń. Klikając w nazwę lub przycisk Szczegóły, przejdzie do widoku opisu zgłoszenie, gdzie będzie mógł podjąć decyzję o akceptacji.

W widoku szczegółów zgłoszenia przełożony może:

1. Zaakceptować zgłoszenie

2. Odrzucić zgłoszenie i wybrać powód odrzucenia, o ile został zdefiniowany przez administratora

3. Anulować zgłoszenie

4. Zostawić komentarz

Zarządzanie zgłoszeniami przez dział HR

Zgłoszenia wysłane do akceptacji działu HR dostępne są w zakładce Szkolenia > Potrzeby szkoleniowe.

Widok listy układa zgłoszenia w trzech zakładkach:

• Zgłoszenia wg tytułów – Widoczne są tutaj zgłoszenia od pracowników lub/i ich przełożonych posortowane według daty zgłoszenia oraz tytułu zgłoszenia.
• Zgłoszenia wg wskazanych kompetencji – Lista zgłoszeń pogrupowana według wskazanych w zgłoszeniu kompetencji. Jeśli zgłoszenie nie będzie posiadać wskazanej kompetencji, to nie będzie widoczne na tej liście.
• Archiwum zgłoszeń – czyli zgłoszeń, które zostały przetworzone przez Dział HR.

Klikając w nazwę lub przycisk Szczegóły z prawej strony ekranu, pracownicy Działu HR mogą przejść do opisu zgłoszenia i:

1. Zaakceptować zgłoszenie

2. Odrzucić zgłoszenie i wybrać powód odrzucenia, o ile został zdefiniowany przez administratora

3. Anulować zgłoszenie

4. Zostawić komentarz

Zarządzanie zgłoszeniami przez Administratora modułu

Administrator modułu ma wgląd we wszystkie przesłane potrzeby szkoleniowe i może je akceptować lub odrzucać w zamian za osoby wyznaczone w ścieżce. Zrobi to w zakładce Szkolenia > Zgłoszenia potrzeb, przechodząc do szczegółów zgłoszenia (1).

Tylko administrator modułu Szkolenia może usuwać wnioski (2) ze statusem Rozpatrywany, Anulowany i Odrzucony, klikając na liście zgłoszeń w menu trzy kropki z prawej strony i wybierając Usuń. Nie ma możliwości usunięcia zgłoszeń Zaakceptowanych. 

Powiadomienia email

Powiadomienia email wysyłane są automatycznie do:

• Przełożonego o wpłynięciu zgłoszenia od Pracownika
• Pracownika o akceptacji zgłoszenia przez Przełożonego
• Pracownika o odrzuceniu zgłoszenia przez Przełożonego
• Przełożonego i Pracownika o akceptacji zgłoszenia przez HR
• Przełożonego i Pracownika o odrzuceniu zgłoszenia przez HR
• Powiadomienie do HR o wpłynięciu zgłoszenia od Przełożonego
• Powiadomienie do Przełożonego o wpłynięciu zgłoszenia od Pracownika
• Powiadomienie do HR o wpłynięciu zgłoszenia od Pracownika
• Powiadomienie do Pracownika o dostarczeniu zgłoszenia do Przełożonego

Gdzie ustawić treść powiadomień

Treść powiadomień możesz dowolnie dopasować do swoim potrzeb.
W zakładce Ustawienia > Parametry >Powiadomienia masz dostępną listę wszystkich predefiniowanych treści powiadomień.
Powiadomienia dot. zgłoszeń potrzeb zaczynają się frazą “Potrzeby szkoleniowe”.

Treść powiadomień email możesz personalizować używając znaczników. Więcej o znacznikach możesz przeczytać tutaj.