Funkcja potrzeb szkoleniowych pozwala na uproszczenie procesu zbierania i przetwarzania potrzeb szkoleniowych.

Kto może zgłaszać potrzeby szkoleniowe

Potrzeby szkoleniowe mogą zgłaszać pracownicy oraz ich menadżerowie (obie grupy muszą mieć dostęp do modułu Szkolenia na poziomie minimum Dostęp=tak).

Podstawowe kroki konfiguracyjne procesu zgłoszeń potrzeb

1. W zakładce Ustawienia > Ogólne w polu Wskaż dział HR wybierz dział, który ma zarządzać zgłoszeniami.
2. W zakładce Ustawienia > Szkolenia > Ogólne:
   • możesz włączyć lub wyłączyć możliwość zgłaszania potrzeb szkoleniowych i wskazać, która grupa użytkowników może mieć do niej dostęp,
   • uzupełnij adres e-mail na który mają być wysyłane powiadomienia o zgłoszeniu potrzeby,
   • ustaw do kogo mogą być kierowane zgłoszenia.

Jak ustawić dostęp do zarządzania listą zgłoszeń

Dostęp do zakładki Potrzeby szkoleniowe posiada użytkownik, który ma ustawione uprawnienia Edytuj/usuń=Administrator modułu do modułu Szkolenia LUB należy do działu ustawionego w zakładce Ustawienia > Ogólne (najczęściej jest wskazywany dział HR).

Statusy zgłoszeń

• Przetwarzany – taki status otrzymuje dodane zgłoszenie,
• Zaakceptowany przez przełożonego – taki status otrzymuje zgłoszenie skierowane do przełożonego i przez niego  zaakceptowane,
• Zaakceptowany przez HR – taki status otrzymuje zgłoszenie zaakceptowane przez HR,
• Odrzucony – zgłoszenie zostało odrzucone przez przełożonego lub HR. Możesz zdefiniować powody odrzuceń, które będą następnie wybierane z listy przez osoby odrzucające wniosek.
• Anulowany – zgłoszenie zostało anulowane przez zgłaszającego.

Zarządzanie zgłoszeniami przez dział HR

Zgłoszenia wysłane do akceptacji do działu HR dostępne są w zakładce Szkolenia i rozwój > Potrzeby szkoleniowe.

Lista podzielona jest na:

• Zgłoszenia wg daty zgłoszenia
  Widoczne są tutaj zgłoszenia od pracowników lub/i ich menadżerów posortowane według daty zgłoszenia.
• Zgłoszenia wg wskazanych kompetencji
  Lista zgłoszeń pogrupowana według wskazanych w zgłoszeniu kompetencji. Jeśli zgłoszenie nie będzie posiadać wskazanej kompetencji, to nie będzie widoczne na tej liście.
• Archiwum zgłoszeń – czyli zgłoszeń, które zostały przetworzone przez HR.

Zarządzanie zgłoszeniami przez Przełożonego

Zgłoszenia wysłane do akceptacji do działu HR dostępne są w zakładce Szkolenia > Mój zespół > Zgłoszenia potrzeb od zespołu.

Akceptowanie zgłoszenia (1)

1. Przejdź na listę zgłoszeń, kliknij w nazwę zgłoszenia, aby wejść do szczegółów.
2. Kliknij przycisk Akceptuj, aby zaakceptować zgłoszenie.

Odrzucanie zgłoszeń (2)

1. Przejdź na listę zgłoszeń, kliknij w nazwę zgłoszenia, aby wejść do szczegółów.
2. Kliknij przycisk Odrzuć aby odrzucić zgłoszenie.
3. Jeśli administrator modułu zdefiniował powody odrzucenia zgłoszenia potrzeby szkoleniowej przez pracownika, wybierz go z listy i kliknij przycisk Odrzuć.

Zarządzanie zgłoszeniami przez Administratora modułu

Administrator modułu ma wgląd we wszystkie przesłane potrzeby szkoleniowe i może je akceptować lub odrzucać w zamian za osoby wyznaczone w ścieżce. Zrobi to w zakładce Szkolenia > Zgłoszenia potrzeb, przechodząc do szczegółów zgłoszenia (1).

Tylko administrator modułu Szkolenia może usuwać wnioski (2) ze statusem Rozpatrywany, Anulowany i Odrzucony, klikając na liście zgłoszeń w menu trzy kropki z prawej strony i wybierając Usuń. Nie ma możliwości usunięcia zgłoszeń Zaakceptowanych. 

Powiadomienia email

Powiadomienia email wysyłane są automatycznie za każdym razem gdy zmieni się status zgłoszenia do:

• zgłaszającego – jeśli zgłoszenie było wysłane do HR bezpośrednio od pracownika,
• zgłaszającego i jego przełożonego – jeśli zgłoszenie było przetwarzane najpierw przez przełożonego.

Gdzie ustawić treść powiadomień

Treść powiadomień możesz dowolnie dopasować do swoim potrzeb.
W zakładce Ustawienia > Parametry > Ogólne > Wiadomości masz dostępną listę wszystkich predefiniowanych treści powiadomień.
Powiadomienia dot. zgłoszeń potrzeb zaczynają się frazą “Potrzeby szkoleniowe”.

Treść powiadomień email możesz personalizować używając znaczników. Więcej o znacznikach możesz przeczytać tutaj.