Funkcja potrzeb szkoleniowych pozwala na uproszczenie procesu zbierania i przetwarzania potrzeb szkoleniowych.
Kto może zgłaszać potrzeby szkoleniowe
Potrzeby szkoleniowe mogą zgłaszać pracownicy oraz ich menadżerowie (obie grupy muszą mieć dostęp do modułu Szkolenia na poziomie minimum Dostęp=tak)
Podstawowe kroki konfiguracyjne procesu zgłoszeń potrzeb
- W zakładce Ustawienia > Ogólne w polu Wskaż dział HR wybierz dział, który ma zarządzać zgłoszeniami
- W zakładce Ustawienia > Szkolenia > Ogólne
- możesz włączyć lub wyłączyć możliwość zgłaszania potrzeb szkoleniowych i wskazać, która grupa użytkowników może mieć do niej dostęp
- uzupełnj adres e-mail na który mają być wysyłane powiadomienia o zgłoszeniu potrzeby
- ustaw do kogo mogą być kierowane zgłoszenia
Jak ustawić dostęp do zarządzania listą zgłoszeń
Dostęp do zakładki Potrzeby szkoleniowe posiada użytkownik, który ma ustawione uprawnienia Edytuj/usuń=wszystkie do modułu Szkolenia LUB należy do działu ustawionego w zakładce Ustawienia > Ogólne (najczęściej jest wskazywany dział HR)
Statusy zgłoszeń
- Przetwarzany – taki status otrzymuje dodane zgłoszenie
- Zaakceptowany przez przełożonego – taki status otrzymuje zgłoszenie skierowane do przełożonego i przez niego zaakceptowane
- Zaakceptowany przez HR – taki status otrzymuje zgłoszenie zaakceptowane przez HR
- Odrzucony – zgłoszenie zostało odrzucone przez przełożonego lub HR
- Anulowany – zgłoszenie zostało anulowane przez zgłaszającego
Zarządzanie zgłoszeniami przez dział HR
Zgłoszenia wysłane do akceptacji do działu HR dostępne są w zakładce Szkolenia i rozwój > Potrzeby szkoleniowe.
Lista podzielona jest na:
- Zgłoszenia wg daty zgłoszenia
Widoczne są tutaj zgłoszenia od pracowników lub/i ich menadżerów posortowane według daty zgłoszenia - Zgłoszenia wg wskazanych kompetencji
Lista zgłoszeń pogrupowana według wskazanych w zgłoszeniu kompetencji. Jeśli zgłoszenie nie będzie posiadać wskazanej kompetencji to nie będzie widoczne na tej liście. - Archiwum zgłoszeń – czyli zgłoszeń, które zostały przetworzone przez HR.
Zarządzanie zgłoszeniami przez Przełożonego
Zgłoszenia wysłane do akceptacji do działu HR dostępne są w zakładce Szkolenia i rozwój > Mój zespół > Zgłoszenia potrzeb od zespołu.
Akceptowanie zgłoszenia
Przejdź na listę zgłoszeń, kliknij w nazwę zgłoszenia aby wejść do szczegółów.
Kliknij odpowiedni przycisk aby zaakceptować lub odrzucić zgłoszenie.
Powiadomienia email
Powiadomienia email wysyłane są automatycznie za każdym razem gdy zmieni się status zgłoszenia do:
- zgłaszającego – jeśli zgłoszenie było wysłane do HR bezpośrednio od pracownika
- zgłaszającego i jego przełożonego – jeśli zgłoszenie było przetwarzane najpierw przez przełożonego
Gdzie ustawić treść powiadomień
Treść powiadomień możesz dowolnie dopasować do swoim potrzeb.
W zakładce Ustawienia > Parametry > Ogólne > Wiadomości masz dostęoą listę wszystkich predefiniowanych treści powiadomień.
Powiadomienia dot. zgłoszeń potrzeb zaczynają się frazą „Potrzeby szkoleniowe”.
Treść powiadomień email możesz personalizować używając znaczników. Więcej o znacznikach możesz przeczytać tutaj