System tomHRM umożliwia skonfigurowanie automatycznych raportów czasu pracy, które są wysyłane mailowo do wyznaczonych osób w określonych momentach. 

Założenia automatycznego generowania raportów: 

• Funkcjonalność dostępna jest  dla administratorów i użytkowników, którzy dysponują uprawnieniami do konfiguracji ustawień modułu Rejestracji Czasu Pracy.

• Raporty można generować w formatach:
  • XLS
  • CSV (zobacz → jak otworzyć plik CSV w programie Excel) 
• Automatyzacja wysyłki raportów polega na samodzielnym wygenerowaniu pliku o zadanych parametrach i wysłaniu go przez system na wskazane adresy e-mail. 
• Możesz wygenerować dowolną liczbę raportów. 
• Funkcjonalność dostępna jest jedynie dla użytkowników modułu Ewidencja Czasu Pracy, którzy opłacają subskrypcję rocznie. Jeśli opłacasz ją miesięcznie, a chcesz móc konfigurować automatyczne raporty, skontaktuj się z supportem w celu zmiany sposobu rozliczeń. 

Konfiguracja automatycznych raportów czasu pracy

Automatyczne raporty skonfigurujesz w zakładce Ustawienia > Parametry > Ewidencja Czasu > Podstawowe. Dział Konfiguracja ewidencji czasu pracy. 

Wciśnij przycisk Automatyczny raport na Twój email. 

Jeśli jakiś raport automatyczny jest już skonfigurowany i chcesz dodać kolejny raport automatyczny, w tym samym miejscu wybierz Skonfigurowane raporty, a następnie kliknij Dodaj nowy raport. 

Krok 2

W okienku, które się pojawi, wybierz: 

1. Format pliku (XLS lub CSV)
2. Którego dnia miesiąca raport powinien zostać wysłany (1, 3, 5, 7,  lub 14 dzień miesiąca)
3. Za jaki okres (miesiąc, kwartał, pół roku) 
4. Wskaż pracowników, którzy mają otrzymać raport 
5. I / lub osoby spoza organizacji, które mają otrzymać raport. 

Krok 3

Ustaw filtry, według których raport ma generować dane. Możesz wykorzystać pola: 

• Dział
• Organizacja
• Projekt 
• Klient
• Formę zatrudnienia pracowników (raport może być generowany dla jednej, kilku wybranych lub wszystkich form zatrudnienia) 
• Status akceptacji (Zaakceptowane / Niezaakceptowane/ Wszystkie). 

Kliknij przycisk Zapisz nowy raport automatyczny.

Raport będzie odtąd wysyłał się automatycznie. Warunki raportu możesz sprawdzić przechodząc do zakładki 

Dlaczego nie mogę skonfigurować automatycznego raportu czasu pracy? 

Może być to spowodowane: 

• brakiem uprawnień do konfiguracji ustawień modułu Ewidencji Czasu Pracy (→ skontaktuj się z administratorem modułu)
• miesięcznym sposobem rozliczania subskrypcji tomHRM (→ przejdź na subskrypcję roczną) 

Modyfikowanie automatycznych raportów czasu pracy

Wejdź w zakładkę Ustawienia > Parametry > Ewidencja Czasu > Podstawowe. Dział Konfiguracja ewidencji czasu pracy i wybierz Skonfigurowane raporty > Raport , który chcesz zmienić. 

• Wprowadź niezbędne zmiany 
• Kliknij przycisk Zapisz zmiany. 

Usuwanie automatycznych raportów czasu pracy

Jeśli chcesz usunąć automatyczny raport, wejdź w jego konfiguracje i naciśnij czerwony przycisk Usuń z ikonką kosza z lewej strony ekranu. 

Śledzenie zmian w automatycznych raportach czasu pracy

Wszelkie wpisy o dodaniu, zmianach lub usunięciu automatycznego raportu czasu  pracy znajdziesz w Ustawienia > Parametry> Audit Log > Ogólny . Audit Log pozwala na śledzenie przedmiotu zmiany (1) autora zmiany (2), jej daty (3) oraz podgląd szczegółów utworzonego raportu (4).