W ramach ścieżki onboardingowej można ustawić typ kroku: Zadania.
Zadania to kluczowy element procesu onboardingu, który pozwala na zorganizowanie i rozdzielenie obowiązków związanych z wdrożeniem nowego pracownika. Dzięki zadaniom można precyzyjnie określić, kto, co i kiedy powinien zrobić, aby proces wdrożenia przebiegł sprawnie i zgodnie z planem.
W praktyce zadania pełnią rolę listy kontrolnej dla wszystkich zaangażowanych osób – zarówno dla nowego pracownika (np. “Przeczytaj regulamin pracy”, “Wypełnij dane osobowe”), jak i dla innych członków zespołu czy działów (np. “Przygotuj stanowisko pracy”, “Przeprowadź szkolenie BHP”, “Nadaj dostępy do systemów”). Każde zadanie może być przypisane do konkretnej roli użytkownika, co zapewnia przejrzysty podział odpowiedzialności.
Dzięki zadaniom proces onboardingu staje się uporządkowany, mierzalny i łatwy do monitorowania – w każdej chwili można sprawdzić, które kroki zostały już wykonane, a które jeszcze czekają na realizację.
Czym są Zadania i jaką rolę pełnią w onboardingu
- Krok “Zadania” pozwala na stworzenie listy, do której dodać można wiele różnych zadań i przypisać je do użytkowników. W jednej ścieżce możemy zebrać wszystkie zadania w jednym kroku (na jednej liście) lub podzielić ją na kilka kroków (kilka list).
- Krok “Zadania” musi zawierać przynajmniej jedno zdefiniowane zadanie.
W innym przypadku nie pojawi się jako krok w onboardingu.
- W ramach kroku definiuje się zadania “szablony”, wg których będą tworzone faktyczne zadania przypisywane do użytkownika/ów tomHRM. Zobacz sekcję poniżej “Tworzenie zadań i przypisanie”.
- Termin wykonania nie ma konkretnej daty. W tym miejscu ustawiana jest reguła jaka ma być zastosowana do obliczenia/ustawienia daty wykonania zadania (deadline): {X} dni {przed datą/po dacie} {zatrudnienia/zalogowania się nowego pracownika}.
- Zadanie może być przypisane do:
- nowego pracownika,
- przełożonego nowego pracownika,
- innego (innych) pracowników wybranych z listy,
- buddiego.
Przypisując jedno zadanie do wielu osób, każde z nich otrzyma powiadomienie mailowe i zobaczy je w kalendarzu. Do zakończenia zadania wystarczy odznaczenie jego wykonania przez jedną z osób.
- Treść zadania może być dowolna. W treści zadania można użyć znaczników, które pozwalają utworzyć dynamiczną treścią np. z danymi o nowym pracowniku.
- Tworzenie zadań i przypisanie ich do pracownika/ów następuje w jednym z dwóch momentów:
- w momencie przypisania pracownika do tej ścieżki.
Opcja ta jest konieczna dla zadań, które mają być wykonane przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika np. przygotowanie sprzętu. - w momencie pierwszego zalogowania się nowego pracownika na konto tomHRM.
Oczywiście, tej opcji nie można wybrać dla zadania przypisanego dla nowego pracownika.
Przypisując jedno zadanie do wielu osób, każde z nich otrzyma powiadomienie mailowe i zobaczy je w kalendarzu. Do zakończenia zadania wystarczy odznaczenie jego wykonania przez jedną z osób.
- w momencie przypisania pracownika do tej ścieżki.
- Kolejność zadań
Na liście zadań (w obrębie danego typu kroku: Zadania) możesz ustawiać kolejność zadań, przeciągając i przenosząc wiersz z zadaniem.
Gdzie i jak są widoczne Zadania?
System tomHRM zapewnia przejrzysty dostęp do zadań w kilku miejscach, dostosowanych do roli użytkownika:
- Onboarding > Ścieżki > Utwórz ścieżkę onboardingową > Dalej > Zadania – centralne miejsce, w którym można przeglądać wszystkie zadania związane z onboardingiem, zarówno te przypisane do Ciebie, jak i te, za które odpowiadają inni członkowie zespołu.
- Onboarding > Nowi pracownicy – tutaj osoby odpowiedzialne za wdrożenie mogą monitorować postęp zadań dla konkretnych nowych pracowników, wysyłać przypomnienia, sprawdzać status realizacji i upewniać się, że proces przebiega zgodnie z harmonogramem.
- Onboarding > Mój zespół – umożliwia liderom zespołów śledzenie zadań onboardingowych przypisanych do członków ich zespołu oraz wysyłanie przypomnień.
- Zakładka Mój onboarding – dedykowana perspektywa dla nowego pracownika, w której widzi wszystkie zadania przypisane do niego samego. To jego osobista lista kontrolna, która pomaga zorientować się, co należy zrobić w kolejnych etapach wdrożenia.