Funkcja Dodaj czas zbiorczo w module Ewidencja Czasu Pracy przeznaczona jest dla pracownika i umożliwia mu masowe dodanie czasu pracy do projektów. 

Założenia funkcjonalności: 

• pracownik musi posiadać  uprawnienia do tworzenia w module Ewidencji czasu,

• pracownik musi być członkiem co najmniej jednego projektu → Sprawdź jak dodać projekt. 
• czas pracy można dodać maksymalnie za okres trzech miesięcy kalendarzowych wstecz lub trzech miesięcy w przód, 
• dodany czas pracy ma status “niezaakceptowane” i podlega akceptacji przez osobę uprawnioną → Sprawdź, kto może akceptować wpisy czau pracy
• dodania czasu pracy nie można cofnąć (a jedynie pojedynczo usunąć lub edytować każdy z wpisów),
• system współpracuje z modułem Urlopy, Grafiki, ustawieniami źródła informacji o początku-końcu pracy pracownika oraz ustawieniami domyślnego czasu pracy w firmie. 

Zasady masowego dodawania wpisów czasu pracy

Format czasu pracy

Czas pracy zbiorczo można dodawać jako: 

• konkretną liczbę godzin pracy – w takiej sytuacji system doda określoną liczbę godzin w każdym dniu który obejmuje zakres czasu wskazany przez pracownika, pomijając dni urlopów / nieobecności jeśli ich ustawienia na to pozwalają – patrz współpraca z modułem urlopy). System w tym przypadku nie uznaje weekendów ani świąt (profile dni wolnych) za dni wolne od pracy i jeśli wskazany zakres czasu je obejmuje, wpisy zostaną dodane również w soboty, niedziele czy święta.  
• konkretne godziny pracy – w takiej sytuacji system doda pracę w konkretnych godzinach, w każdym dniu który obejmuje zakres czasu wskazany przez pracownika, pomijając dni urlopów / nieobecności jeśli ich ustawienia na to pozwalają – patrz współpraca z modułem urlopy. System w tym przypadku nie uznaje weekendów ani świąt (profile dni wolnych) za dni wolne od pracy i jeśli wskazany zakres czasu je obejmuje, wpisy zostaną dodane również w soboty, niedziele czy święta.
• przedział godzin w. grafiku – dla tej opcji działają rozszerzone warunki sprawdzające ustawienia harmonogramu pracownika oraz ustawień globalnych. Działa to następująco:

• • System sprawdza czy w sekcji Ustawienia > Parametry > Ewidencja Czasu >Podstawowe > Ustaw źródło informacji o początku i końcu pracy pracownika, została wybrana opcja Grafik czasu pracy. Jeśli tak , oraz jeśli na dany okres pracownik ma opublikowany grafik czasu pracy, to system uzupełni wpisy w tych dniach, w których wg. grafiku pracownik powinien pracować i pominie dni, które w jego przypadku, wg. grafiku były wolne od pracy. 
  • Jeśli firma nie korzysta z modułu grafiki lub pracownik nie ma uzupełnionego grafiku na dany okres to system sprawdzi ustawienia w Ustawienia > Parametry>Ewidencja czasu > Podstawowe > Konfiguracja Clock in/out > Ustaw źródło informacji o początku i końcu pracy pracownika i w zależności od ustawień:
    • pobierze informacje o jego godzinach pracy z ustawień Indywidualne godziny pracy w profilu pracownika i uzupełni wpisy w tych dniach, w których wg. ustawień pracownik powinien pracować i pominie dni, które w jego przypadku są wolne od pracy. 
    • pobierze informacje z Domyślnych godzin pracy w firmie (ustawianych w Ustawienia > Parametry>Pracownicy>Podstawowe>Domyślne godziny pracy
    • przy czym jeśli ustawienia źródła informacji o o początku i końcu pracy pracownika wskazują na Indywidualne godziny pracy ale pracownik nie ma ustawionych godzin pracy w profilu, system skorzysta z ustawień domyślnych godzin pracy w firmie. 

Aby system uzupełniał czas pracy w projekcie wg. grafiku pracy pracownika konieczne jest: 

• posiadanie przez firmę modułu grafiki 
• wskazanie grafików czasu pracy jako domyślnego źródła informacji o początku i końcu pracy pracownika 
• pracownik musi mieć uzupełniony i opublikowany grafik, na okres na jaki dodaje czas pracy w projekcie 
• pracownik dodając czas pracy musi wybrać opcje formatu czasu pracy – przedział godzin wg. grafiku. 

Zakres dni przy dodawaniu wpisów czasu pracy

Pracownik wskazuje konkretny zakres dat od – do. 

Czas pracy można dodać maksymalnie za okres trzech miesięcy kalendarzowych wstecz (lub w przód). 

Krok 4: Ustalenie długości pracy

• • • Jeśli format dodawanego czasu pracy to liczba godzin – wstaw liczbę przepracowanych godzin. 
    • Jeśli format dodawanego czasu pracy to przedział godzin – wstaw zakres godzin w jakich pracowałaś/łeś. 

Przypisywanie czasu pracy do projektu i opis pracy

Podczas uzupełnienia zbiorczego wpisów czasu pracy pracownik uzupełnia: 

• opis zadania
• wybiera projekt nad którym pracował. 

Za pomocą przycisku dodaj wiersz pracownik może dodać kolejne projekty i wskazać zakres czasu lub liczbę godzin, które przeznaczył na dany projekt każdego dnia. 

Założenia przypisywania czasu do projektów: 

• Pracownik może dodać dowolną liczbę godzin również taką, która przekracza jego dzienny wymiar pracy. Praca na poszczególnych projektach może zachodzić na siebie czasowo (pracownik może wskazać że w tych samych godzinach pracował jednocześnie nad wieloma projektami). 
• Przy wyborze  Przedział godzin wg grafiku w Format dodawania czasu pracy  opcję  można dodać masowo czas pracy tylko do jednego projektu.
• Przy użyciu przycisku Dodaj wiersz, opis wykonywanych zadań powieli się w każdym z projektów.
• Przy zbiorczym dodawaniu czasu pracy pracownik nie może wybrać konkretnego zadania w projekcie. Jeśli potrzebuje uzupełnić czas pracy w konkretnym zadaniu w projekcie, powinien wybrać opcję pojedynczego dodawania czasu pracy lub po dodaniu zbiorczo czasu pracy przejść do widoku “Mój raport” i tam wyedytować każdy z wpisów dodając konkretne zadanie.

Współpraca z modułem Urlopy i nieobecności 

Jeśli przy zbiorczym dodawaniu czasu pracy system ma pomijać dni urlopów i nieobecności pracownika, musisz zablokować możliwość dodawania wpisów czasu pracy w każdym typie urlopu lub nieobecności, który ma być pomijany.  Więcej w artykule o dodawaniu typu urlopu. 

Najczęstsze pytania pracowników 

Dodałem zbiorczo czas za okres w którym byłem na urlopie wypoczynkowym, a system dopisał mi prace w dni, kiedy mnie nie było. 

Najprawdopodobniej ustawienia konkretnego typu urlopu umożliwiają dodawanie wpisów czasu pracy w Ewidencji Czasu Pracy podczas trwania nieobecności. Jeśli nie chcesz, by wpisy były dodawane w czasie urlopu konkretnego typu upewnij się w Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Typy Urlopów  > konkretny typ urlopu >Warunki działania czy parametr Pozwól na dodawanie wpisów czasu pracy w Ewidencji Czasu Pracy podczas trwania tej nieobecności jest odznaczony.