Za pomocą importu pliku XLS, CSV, XLSX możesz:
- zaimportować zbiorczo nowych pracowników (utworzyć profile nowych pracowników i wgrać ich dane),
- zaktualizować dane w istniejących rekordach pracowników,
Jeśli chcesz zmienić masowo statusy zatrudnienia skorzystaj z instrukcji tutaj.
Zasady importu
- Lista pracowników musi być utworzona zgodnie z szablonem importu listy pracowników dostępnym do pobrania poniżej. (Jeśli dysponujesz plikami danych pracowników pobranymi z innych systemów (np. z systemu kadrowego) musisz skopiować dane do szablonu importu listy pracowników tomHRM).
- Na podstawie danych z pliku tworzą się automatycznie również: oddział, dział, stanowisko, relacja przełożony-podwładny.
- Każdy importowany pracownik zostanie dodany ze statusem aktywności: aktywny i statusem zatrudnienia: zatrudniony. Tu znajdziesz więcej o statusach aktywności.
- Pracownikom dodawanym w imporcie możesz wysłać wiadomość powitalną (zaznaczając taką opcję). Możesz również zrobić to później. Tu znajdziesz więcej o tym, jak dodać wiadomość powitalną i jak ona działa.
Jak przeprowadzić import pracowników
Krok 1
Przygotowanie pliku do importu
Pobierz poniższy szablon i otwórz go na swoim komputerze.
———————————————————————————————————————–
Szablon do importu pracowników → Pobierz szablon———————————————————————————————————————–
Przygotuj dane importowanych pracowników.
Zrobisz to, wypełniając odpowiednio pola w kolumnach formularza.
Opis formatu danych w pliku szablonu
|
Nazwa pola |
Wymagane |
Opis |
|
Login |
TAK |
Może nim być adres e-mail lub dowolna nazwa użytkownika, której będzie używał przy logowaniu. |
|
ID |
NIE |
Dowolny ciąg znakowo-liczbowy |
|
Firstname |
TAK |
Imię |
|
Lastname |
TAK |
Nazwisko |
|
Sex |
NIE |
Płeć; wskaż płeć pracownika, wybierając z poniższego słownika: |
|
Job position |
NIE |
Stanowisko pracy; wprowadź nazwę stanowiska, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do stanowiska. |
|
Department |
NIE |
Dział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do działu. |
|
Parent Department |
NIE |
Wprowadź nazwę działu, który ma być nadrzędny w stosunku do działu z kolumny ‘Department’. Wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do działu. |
|
Location (Branch) |
TAK |
Oddział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do oddziału. Każdy oddział musi mieć określoną strefę czasową i kraj. |
|
Timezone (Location) |
TAK |
Strefa czasowa; listę dostępnych stref czasowych znajdziesz tutaj: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_tz_database_time_zones |
|
Country (Location) |
TAK |
Kraj |
|
Clock-in/out ID condition (Location) |
NIE |
Wybierz regułę Clock-in/out przypisanego do oddziału. lub konkretna wartość ID reguły przypisanego do oddziału. Jeśli nie masz włączonych modułów Ewidencji czasu oraz Grafików czasu pracy, wpisz literę D. |
|
Free days ID profile (Location) |
NIE |
Wprowadź nazwę profilu dni wolnych przypisanego do oddziału. |
|
Billing period (Location) |
NIE |
Wpisz nazwę okresu rozliczeniowego przypisanego do lokalizacji pracownika. |
|
Organization |
NIE |
Nazwa organizacji. Słownik organizacji jest zarządzany tutaj http://tomhrm.app/employee/organizations |
|
Manager |
NIE |
Bezpośredni przełożony; należy wprowadzić adres e-mail przełożonego, podczas importu zostanie wyszukany użytkownik z takim adresem i przypisany jako Przełożony do tego pracownika. Jeśli system nie znajdzie takiego użytkownika, to mimo to rekord pracownika zostanie zaimportowany, ale nie będzie on miał przełożonego. |
|
|
TAK |
Należy wprowadzić unikalny adres e-mail, jeśli system wykryje zdublowany adres e-mail (przypisanie do dwóch pracowników tego samego adresu email lub powtórzenie tego samego pracownika w dwóch wierszach), to nie zaimportuje danych i zwróci błąd. |
|
Mobile phone |
NIE |
Numer telefonu komórkowego. Należy wprowadzić numer bez spacji, w formacie z numerem kierunkowym kraju, np. +48xxxxxxxxx. |
|
Phone 1 |
NIE |
Numer telefonu stacjonarnego (można wpisać również numer telefonu komórkowego). |
|
Phone 2 |
NIE |
Drugi numer telefonu stacjonarnego (można wpisać również numer telefonu komórkowego). |
|
Types of employment |
NIE |
Forma zatrudnienia. |
|
Date of employment |
NIE |
Data zatrudnienia; system akceptuje format YYYY-MM-DD. Wprowadzenie daty w innym formacie sprawi, że system pominie tę informację (choć sam rekord pracownika i jego pozostałe dane zostaną zaimportowane). Typ danych w Excel → Tekstowe. |
|
Birthday |
NIE |
Data urodzin; akceptowalny format daty to YYYY-MM-DD. Wprowadzenie daty w innym formacie sprawi, że system pominie tę informację (choć sam rekord pracownika i jego pozostałe dane zostaną zaimportowane). Informacja w systemie jest później wyświetlana tylko jako DD-MM. Istnieje możliwość wyłączenia prezentacji tej informacji w całym systemie, dla wszystkich użytkowników w zakładce Ustawienia > Parametry > Pracownicy > Podstawowe. |
|
Responsibility |
NIE |
Treść pola “Zakres obowiązków” widocznego w profilu pracownika. |
|
Clock-in/out ID condition (Employee) |
NIE |
Wybierz regułę Clock-in/out. To ustawienie określa dostępne sposoby i zasady rejestracji czasu pracy. lub konkretna wartość ID reguły dostępnego w systemie Jeśli nie masz włączonych modułów Ewidencji czasu oraz Grafików czasu pracy, wpisz literę D. Więcej o regułach: https://support.tomhrm.com/kb/reguly-clock-inout |
|
Free days ID condition (Employee) |
NIE |
Wprowadź nazwę profilu dni wolnych przypisanego do pracownika. To pole pozwala powiązać pracownika z odpowiednim kalendarzem dni wolnych. lub konkretna wartość ID profilu dostępnego w systemie |
|
Schedule ID condition (Employee) |
NIE |
Wprowadź nazwę reguły grafiku przypisanego do pracownika. lub konkretna wartość ID reguły grafiku Jeśli nie masz włączonych modułów Ewidencji czasu oraz Grafików czasu pracy, wpisz literę D. |
|
Billing period |
TAK |
Wpisz nazwę okresu rozliczeniowego przypisanego do pracownika. |
Obsługiwane formaty pliku z listą pracowników
- CSV
- XLS
- XLSX
Po uzupełnieniu pól sprawdź, czy wszystkie pola obowiązkowe (login, imię, nazwisko, oddział, jego strefa czasowa i kraj, email pracownika oraz wersja językowa jego interfejsu są wypełnione i zapisz plik na dysku.
PORADAZapisując plik na swoim komputerze, nadaj mu jasną nazwę, np. “Import_pracownikow_[data]”Krok 2
Przejdź do zakładki i wybierz przycisk
Dzięki temu przejdziesz do mechanizmu zbiorczego importu pracowników.
Krok 3
Wybierz czy import ma dodać nowych pracowników, czy też zaktualizować tych już istniejących i kliknij Dalej.
Krok 4
Wybierz z dysku przygotowany przez Ciebie plik do importu i przejdź Dalej.
Krok 5
System pokaże podsumowanie z informacją o dostępnej puli użytkowników oraz liczbie pracowników zidentyfikowanych w pliku.
Jeśli wybrana została aktualizacja danych pracowników, należy wybrać metodę identyfikacji pracownika. Do wyboru jest:
- adres e-mail
- identyfikator (ID)
Na tym etapie należy:
- przyporządkować dane – sprawdź czy nazwy kolumn (odczytane z pliku) dopasowały się do odpowiednich pól w profilach. Jeśli nie, to wskazaż dla nazwy pola opisowego odpowiednią nazwę kolumny z pliku.
Jeśli w kroku 3 wybrany został import nowych pracowników, to należy również:
- nadać uprawnienia – wybrać dla wszystkich importowanych pracowników jedną grupę uprawnień. Jest to krok konieczny. Grupę uprawnień będzie można potem zmienić u wybranych pracowników.
- zdecydować czy wpisać pracowników na ścieżkę onboardingową (opcjonalnie) – możliwość dostępna po zakupie modułu . Aby wpisanie pracowników na ścieżkę onboardigową było możliwe, ścieżka musi zostać uprzednio stworzona w systemie i opublikowana.
- zdecydować, czy wysłać wiadomość powitalną (opcjonalnie).
Po uzupełnieniu danych kliknij w przycisk .
Krok 6
Gotowe, system wykonał import pracowników!
Jeśli wszystkie dane są poprawne, system wprowadził komplet informacji i pokaże komunikat, ile rekordów zaimportował. W tym miejscu możesz też przejść do lub .
Jeśli w pliku pojawiły się jakieś błędy, to system nie wprowadzi żadnych danych i pokaże w raporcie, co należy poprawić.
- Sprawdź wszystkie wskazane wiersze w Twoim pliku,
- Wprowadź poprawne dane i zapisz plik na Twoim komputerze,
- Skorzystaj z opcji na dole podsumowania. Kliknięcie w przycisk przeniesie Cię z powrotem do kroku 3 tej instrukcji.
Sprawdź również naszą instrukcję video:
Jak zaimportować dane do pól własnych (dodatkowych) w profilach pracowników?
Jeśli chcesz umieszczać dodatkowe dane w profilach pracowników, korzystając z funkcjonalności “Pola własne”, możesz również w łatwy sposób zaimportować zbiorczo wszystkie dane do tych pól lub zaktualizować profile pracowników o nowe dane.
Przeczytaj jak utworzyć pola własne w profilach pracowników.
Krok 1
W pliku do importu danych, który omawiany jest powyżej w instrukcji, dodaj na końcu nową kolumnę. Jedną dla każdego pola własnego. Nadaj jej nazwę odpowiadającą nazwie pola w systemie. Nazwa ta nie musi być identyczna z nazwą pola, ale powinna w jasny sposób umożliwiać identyfikację danych.
Uzupełnij w kolumnie dane pracowników i zapisz plik. Jeśli pole własne jest polem wielokrotnego wyboru, poszczególne dane oddziel w wierszu średnikiem (“;”).
Przejdź do zakładki i postępuj zgodnie z instrukcją importu pracowników opisaną powyżej w Krokach 3-5, które w systemie oznaczone są jako kroki 1-3.
Krok 3
W kroku 5 tej instrukcji (i kroku 3 w systemie) przejdź na dół listy do nagłówka Pola własne. Zwróć szczególną uwagę na to, czy dane są odpowiednio przyporządkowane. Przy każdej nazwie pola własnego z systemu wybierz z listy rozwijanej odpowiednią nazwę kolumny z pliku.
Każde pole własne jest oznaczone dodmetry > Pracownicy > Pola własne [/sc]. ID pola wykorzystywane jest w API tomHRM podczas integracji z zewnętrznymi systemami
atkowo numerem ID, tym samym, którym jest oznaczone w
Po uzupełnieniu danych kliknij w przycisk “Importuj pracowników”.
Jak zaktualizować dane w profilach pracowników?
Jeśli chcesz dokonać aktualizacji zbiorczej w profilu pracowników wykorzystując import excel musisz przejść identyczną procedurę jak przy dodawaniu nowych profili, z tą różnicą, że w kroku 3 instrukcji importu umieszczonej powyżej (Krok wybóru sposobu importu), wybierasz aktualizację istniejących profili.
Jeśli jednocześnie chcesz utworzyć kilka nowych profili oraz zaktualizować już istniejące, musisz przeprowadzić procedurę dwukrotnie – raz, by profile zaktualizować a nastepnie by dodać nowe.
PoradaW takiej sytuacji zalecamy najpierw aktualizację istniejących danych, a następnie uzupełnienie tego samego pliku excel o dane nowych pracowników i import pliku.Jeśli chcesz:
- zaktualizować dane pojedynczego pracownika
- przeprowadzić edycje profilu ręcznie w zakresie danych których nie da się zaimportować.
Tu znajdziesz instrukcję aktualizacji pojedynczego profilu.