Obieg faktur kosztowych

Najczęściej szukane:jak zmienić hasło, integracja API, importowanie pracowników

Funkcjonalność KSeF w module Obiegu faktur kosztowych

Zaktualizowano 2026-04-17

✅ Co oferuje integracja:

  1. Automatyczne pobieranie faktur
    • Pobieranie raz na dobę (automatycznie)
    • Możliwość ręcznego uruchomienia pobierania w dowolnym momencie
    • UWAGA: Przy rozpoczęciu korzystania z KSeF w tomHRM, pierwsze ręczne uruchomienie pobierania, pobiera faktury wstecz z poprzedniego pełnego miesiąca.
  2. Obsługa wszystkich typów dokumentów z KSeF, m.in.:
    • Faktury podstawowe
    • Faktury korygujące
    • Faktury zaliczkowe
    • Inne dokumenty zgodne ze standardem KSeF
  3. Inteligentne tworzenie rekordów
    • Automatyczne tworzenie rekordu faktury na podstawie danych z KSeF
    • Możliwość ręcznego wprowadzania pozostałych faktur (np. z zagranicy)
  4. Zarządzanie duplikatami
    • System automatycznie wykrywa duplikaty sprawdzając numer faktury oraz NIP kontrahenta. Jeśli wykryje, że dokument został najpierw dodany ręcznie, a potem wpłynął do systemu w ramach integracji z KSEF, to oryginalny rekord zostanie nadpisany i otrzyma numer identyfikacyjny KSEF. Jeśli natomiast faktura będzie najpierw dodana w ramach integracji KSEF, a potem użytkownik spróbuje dodać ten sam dokument ręcznie, to system wykryje duplikat, pokaże odpowiedni komunikat i nie pozwoli go wprowadzić.
    • [TU SCREEN KOMUNIKATU]
  5. Tryb offline
    • Możliwość pracy gdy KSeF jest tymczasowo niedostępny
  6. Wizualizacja i eksport
    • Podgląd faktury w formie wizualnej
    • Eksport plików XML z KSeF
    • Wyszukiwarka i filtrowanie faktur po źródle dodania (KSeF)
  7. Aktualizacje słowników
    • Automatyczna aktualizacja słowników tomHRM o pozycje z KSeF (typ dokumentu, sposób płatności)
  8. Audyt operacji
    • Auditlog wszystkich operacji KSeF
  9. Obsługa wielu firm
    • Możliwość obsługi do 2 firm (tokenów w KSeF) w ramach jednego abonamentu

10. Tryb testowy

  • Dostępny od 01.02.2026 (udostępniony przez Ministerstwo)

Jak będzie wyglądać praca z KSeF w tomHRM?

1. Automatyczne pobieranie faktur

Faktury z KSeF będą automatycznie pobierane raz na dobę. System:

  • Połączy się z KSeF
  • Pobierze nowe faktury
  • Automatycznie utworzy rekordy faktur w module „Obieg Faktur Kosztowych”
  • Wypełni wszystkie dane na podstawie informacji z KSeF. Pola wypełnione w ten sposób (np. kwota brutto, netto, stawka i wartość podatku, dane sprzedawcy) będą niedostępne do ręcznej edycji użytkowników. Dzięki temu system zapewnia pełną zgodność i poprawność danych.
  • Tak pobrane faktury mają oznaczenie źródła dodania jako „KSeF”.

2. Ręczne uruchomienie pobierania

W widoku „Faktury kosztowe” znajduje się przycisk „Pobierz faktury z KSeF”, który pozwoli na:

  • Natychmiastowe pobranie nowych faktur z KSeF
  • Sprawdzenie czy pojawiły się nowe dokumenty poza standardowym cyklem

3. Oznaczenie źródła faktury

Każda faktura dodana przez integrację KSEF miała widoczne oznaczenie źródła dodania:Ikona „KSeF”

4. Filtrowanie faktur według źródła

W zakładce filtrów będzie dostępna opcja „Źródło dodania” z możliwością wyboru:

  • ☑️ Wszystkie
  • ☑️ Manualne
  • ☑️ KSeF

5. Podgląd faktury z KSeF

Dla faktur pobranych z KSeF będzie dostępny:

  • Przycisk podglądu (ikona lupy) – wyświetli fakturę w formie wizualnej zgodnej ze standardem Krajowego Systemu e-Faktur
  • Wygląd faktury będzie przypominał klasyczny pdf, który do tej pory powszechnie funkcjonował w obiegu.

6. Numer KSeF

Każda faktura z KSeF będzie zawierała pole „Numer KSeF” (identyfikator nadany przez system KSeF), np.: 8742040370-20250608-3C58F6B84E0-C3

To pole będzie można wykorzystać do:

  • Filtrowania faktur
  • Eksportu danych
  • Wyszukiwania konkretnej faktury

Eksport danych z KSeF

Eksport do Excel

System umożliwi eksport zestawień faktur (w tym faktur z KSeF) do formatów:

  • Excel ogólny
  • Format Navision
  • Format Comarch ERP Optima

W kolumnie AD eksportowanego pliku znajdzie się „Identyfikator KSeF”.

Eksport plików XML

Będzie możliwość:

  • Eksportu paczki załączników faktur do pliku ZIP
  • Eksportu plików XML pobranych z KSeF

Standardowy proces obiegu faktury z KSeF

  1. Automatyczne pobranie – Faktura jest pobierana z KSeF (automatycznie lub ręcznie)
  2. Utworzenie rekordu – System tworzy rekord faktury z wypełnionymi danymi:
    • Numer faktury
    • Data wystawienia i sprzedaży
    • Kontrahent (NIP, nazwa, adres)
    • Pozycje faktury
    • Kwoty netto, brutto
    • Oznaczenie źródła: KSeF
    • Numer KSeF
    • Załączniki
  3. Uzupełnienie dodatkowych danych (jeśli wymagane):
    • Przypisanie do MPK (miejsc powstawania kosztów)
    • Grupa kosztów
    • Typ kosztów
    • Ścieżka akceptacji
  4. Proces akceptacji – Faktura przechodzi przez skonfigurowaną ścieżkę akceptacji
  5. Zaakceptowanie – Po zaakceptowaniu faktura może zostać:
    • Oznaczona jako zapłacona
    • Zaksięgowana
    • Wyeksportowana do systemu księgowego

Obsługa faktur korygujących z KSeF

Faktury korygujące wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur są traktowane w tomHRM jako pełnoprawne dokumenty KSeF i obsługiwane w ramach tej samej integracji, co faktury podstawowe. Korekty pobierają się automatycznie razem z pozostałymi dokumentami — nie wymagają żadnego dodatkowego działania ze strony użytkownika.

1. Automatyczne pobranie faktury korygującej

  • Faktura korygująca pobiera się z KSeF w tym samym cyklu, co faktury podstawowe (raz na dobę automatycznie lub ręcznie przyciskiem „Pobierz faktury z KSeF”).
  • System tworzy dla niej odrębny rekord w module „Obieg Faktur Kosztowych” — korekta nie nadpisuje ani nie modyfikuje rekordu faktury pierwotnej.
  • Rekord zostaje oznaczony jako typ dokumentu: „Faktura korygująca” (zgodnie ze słownikiem typów dokumentów KSeF — kody KOR, KOR_ZAL, KOR_ROZ).
  • Korekta otrzymuje swój własny Numer KSeF oraz oznaczenie źródła dodania „KSeF”.

2. Powiązanie korekty z fakturą pierwotną

Każda faktura korygująca z KSeF zawiera w pliku XML referencję do faktury pierwotnej w postaci jej numeru KSeF. Na tej podstawie system:

  • Automatycznie wyszukuje fakturę pierwotną w tomHRM wyłącznie po numerze KSeF faktury korygowanej (zapisanym w polu korekty).
  • Jeśli faktura pierwotna istnieje w systemie i posiada ten numer KSeF — korekta zostaje z nią automatycznie powiązana. Powiązanie jest widoczne na karcie każdego z dokumentów (link przenosi do rekordu powiązanego).
  • Jeśli faktura pierwotna nie istnieje w tomHRM lub nie ma zapisanego numeru KSeF (np. była wystawiona przed uruchomieniem integracji albo została wprowadzona ręcznie), korekta zostaje utworzona jako samodzielny rekord bez automatycznego powiązania. W takim przypadku użytkownik może ręcznie wskazać fakturę pierwotną na karcie korekty.
  • Uwaga: dopasowanie odbywa się tylko po numerze KSeF — system nie szuka powiązań po numerze faktury ani po NIP kontrahenta. Faktura pierwotna wprowadzona manualnie (bez numeru KSeF) nigdy nie zostanie automatycznie połączona z korektą z KSeF.

3. Dane i kwoty na korekcie

  • Kwoty na fakturze korygującej są pobierane bezpośrednio z pliku XML KSeF — zgodnie z treścią dokumentu wystawionego przez sprzedawcę (korekta in plus lub in minus).
  • System prezentuje pozycje i wartości po korekcie oraz — o ile zostały zapisane w pliku XML — dane faktury pierwotnej (pierwotne dane sprzedawcy i nabywcy, pierwotne pozycje).
  • Wszystkie pola wypełnione danymi z KSeF są zablokowane do edycji — analogicznie jak w przypadku faktur podstawowych (pełna lista ograniczeń znajduje się w sekcji poniżej).

4. Proces akceptacji korekty

  • Faktura korygująca przechodzi przez własną ścieżkę akceptacji — niezależną od faktury pierwotnej.
  • Ścieżkę akceptacji, MPK, grupę kosztów i typ kosztów dla korekty użytkownik ustala tak samo jak dla faktur podstawowych — pola te nie są zablokowane (są to dane wewnętrzne tomHRM, niepochodzące z KSeF).
  • Po zaakceptowaniu korekta może zostać oznaczona jako zapłacona, zaksięgowana oraz wyeksportowana do systemu księgowego (Excel, Navision, Comarch ERP Optima) — razem z Numerem KSeF w kolumnie AD.

5. Scenariusze szczególne

  • Faktura pierwotna była dodana ręcznie, a korekta wpłynęła z KSeF — ponieważ dopasowanie odbywa się tylko po numerze KSeF, system nie zbuduje powiązania automatycznie. Użytkownik powinien ręcznie wskazać fakturę pierwotną na karcie korekty. Rekord faktury pierwotnej nie zostaje zmodyfikowany.
  • Kilka korekt do tej samej faktury — każda kolejna korekta tworzy osobny rekord. Wszystkie są powiązywane z tą samą fakturą pierwotną po jej numerze KSeF. Historia korekt jest widoczna na karcie faktury pierwotnej.
  • Korekta anulująca fakturę („do zera”) — pobierana jest standardowo jako odrębny dokument. Status faktury pierwotnej nie zmienia się automatycznie — decyzję o dalszym procesowaniu (np. o wstrzymaniu płatności) podejmuje użytkownik w ramach akceptacji korekty.
  • Duplikat korekty — jeśli użytkownik spróbuje ręcznie wprowadzić fakturę korygującą, która już została pobrana z KSeF (lub odwrotnie), system wykryje duplikat według tych samych zasad co dla faktur podstawowych (numer dokumentu + NIP kontrahenta).

Faktury spoza KSeF

System nadal umożliwia ręczne wprowadzanie faktur, np.:

  • Faktury z zagranicy (które nie przechodzą przez KSeF)
  • Faktury specjalne
  • Dokumenty księgowe nieobjęte systemem KSeF

Takie faktury będą oznaczone jako wprowadzone „Manualnie”.

⚠️ Czego nie można robić przy fakturach z KSeF (ograniczenia)

Ponieważ faktury pobrane z KSeF są oryginalnymi dokumentami urzędowymi, ich treść została zatwierdzona przez Ministerstwo Finansów i tomHRM celowo blokuje operacje, które mogłyby naruszyć spójność danych lub ich zgodność z pierwowzorem w KSeF. Poniższy blok opisuje, czego nie można zrobić z takimi fakturami.

🚫 Pola zablokowane do edycji (tylko do odczytu)

Wszystkie dane wczytane z pliku XML KSeF są tylko do odczytu. Na formularzu faktury pobranej z KSeF nie można edytować następujących pól:

  • Numer faktury oraz Numer proformy
  • Data wystawienia, Data sprzedaży oraz Data wpływu faktury
  • Kontrahent (sprzedawca) — pole jest tylko do odczytu, nie można go wyczyścić ani zmienić na innego kontrahenta
  • Typ faktury (np. Faktura, Faktura korygująca, Faktura zaliczkowa)
  • Faktura korygowana (powiązanie z fakturą pierwotną na korekcie)
  • Waluta
  • Mechanizm podzielonej płatności (MPP / split payment)
  • Przełącznik „Wpisz wartości ręcznie” — dla faktur z KSeF jest nieaktywny (system nie pozwala przełączyć faktury na tryb ręcznego wpisywania kwot)
  • Kwoty sumaryczne: netto, brutto, wartość VAT oraz kwoty w walucie obcej
  • Pozycje / wiersze kosztowe: netto, brutto, wartość VAT oraz stawka VAT (każdy wiersz kosztowy wygenerowany z KSeF jest tylko do odczytu)
  • Numer KSeF oraz oznaczenie źródła dodania („KSeF”) — te pola są wyświetlane, ale nie ma możliwości ich edycji

Pola te są w formularzu wyszarzone lub oznaczone jako readonly — kliknięcie w nie nie uruchomi trybu edycji. Dzięki temu dane w tomHRM zawsze pozostają zgodne z oryginałem w KSeF.

✅ Co można edytować na fakturze z KSeF

Edycji podlegają wyłącznie dane wewnętrzne tomHRM, które nie są częścią dokumentu urzędowego i są potrzebne do obiegu i dekretacji faktury:

  • Sposób płatności i termin (data) płatności
  • Dodatkowy opis / notatka wewnętrzna
  • Grupa kosztów, typ kosztów, podtyp kosztów oraz MPK (miejsce powstawania kosztu)
  • Ścieżka akceptacji (jeśli nie została jeszcze rozpoczęta) oraz status faktury
  • Osoba płacąca (whoPay), osoba przypisana (assignedTo), odbiorca
  • Podział kosztów w zespole (split cost) oraz podział na grupy kosztów
  • Oddział, zamówienie oraz inne pola konfiguracyjne zależne od instancji

🚫 Inne operacje zablokowane dla faktur z KSeF

  • Nie można ręcznie dodać duplikatu faktury, która została już pobrana z KSeF — system wykryje duplikat po numerze faktury i NIP i zablokuje zapis.
  • Nie można zmienić numeru KSeF ani oznaczenia źródła („KSeF” ↔ „Manualne”) — raz ustalone źródło dokumentu jest niezmienne.
  • Nie można nadpisać ani podmienić oryginalnego pliku XML pobranego z KSeF — jest on przechowywany jako dowód źródłowy dokumentu. Nowa wersja XML trafia do systemu tylko w przypadku pobrania zaktualizowanego dokumentu z KSeF.
  • Nie można usunąć faktury pobranej z KSeF — dokument pozostaje w systemie ze względu na wymagania audytowe. Dostępne są wyłącznie operacje dopuszczone ścieżką akceptacji (np. odrzucenie, archiwizacja).
  • Nie można ręcznie zmienić typu dokumentu (np. z faktury na korektę lub odwrotnie) — typ wynika wyłącznie z treści pliku XML KSeF.
  • Nie można zmienić kontrahenta (sprzedawcy) ani jego danych na fakturze z KSeF — są pobierane bezpośrednio z dokumentu urzędowego.
  • Nie można zmodyfikować automatycznego powiązania korekta ↔ faktura pierwotna, jeżeli system utworzył je na podstawie numeru KSeF w pliku XML. Ręczne wskazanie faktury pierwotnej jest możliwe tylko wtedy, gdy system nie odnalazł powiązania automatycznie (np. gdy faktura pierwotna została wprowadzona manualnie i nie ma numeru KSeF).

💡 Potrzebujesz poprawić dane na fakturze z KSeF? Zmiana danych urzędowych (numer, kwoty, stawki, dane sprzedawcy, pozycje) jest możliwa wyłącznie poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej w KSeF. Po jej wystawieniu korekta zostanie automatycznie pobrana do tomHRM i — o ile faktura pierwotna posiada numer KSeF — powiązana z nią automatycznie.

Najważniejsze informacje

✅ Integracja dostępna od 1 lutego 2026

✅ Automatyzacja – brak konieczności ręcznego wprowadzania faktur z KSeF

✅ Pełna zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów

✅ Tryb testowy dostępny od 01.02.2026

⚠️ Przerwa techniczna KSeF – pomiędzy 26.01-01.02.2026 system KSeF będzie niedostępny

✅ Obsługa do 2 firm w ramach abonamentu

✅ Kompatybilność z istniejącymi procesami obiegu faktur

✅ KSeF oparty o wersję API KseF 2.0

Potrzebujesz pomocy?

W razie pytań dotyczących integracji z KSeF lub konfiguracji modułu Obieg Faktur Kosztowych, skontaktuj się z supportem tomHRM.

 

 

 

Czy artykuł był pomocny?

Podobne tematy
Najczęściej szukane:jak zmienić hasło, integracja API, importowanie pracowników