Emailess to dodatek umożliwiający pracownikom bez adresu e-mail (lub w organizacjach, które nie chcą opierać resetu hasła na poczcie elektronicznej) odzyskiwanie dostępu do systemu za pomocą jednorazowych kodów.

1. Kody jednorazowe

Mechanizm alternatywnego resetowania hasła:

• Zestaw kodów — generowanie paczki jednorazowych kodów cyfrowych dla pracownika
• Długość kodu — konfigurowalny zakres (3–5 cyfr)
• Liczba kodów w zestawie — konfigurowalny zakres (np. 5–20 kodów)
• Okres ważności — konfigurowalny czas życia zestawu kodów (np. 6, 12 lub 24 miesiące)
• Bezpieczeństwo — kody przechowywane w formie zaszyfrowanej (hashowane), nie są dostępne w postaci jawnej po wygenerowaniu
• Jednorazowe użycie — po wykorzystaniu kodu jest on automatycznie unieważniany

2. Generowanie kodów (strona HR / administratora)

Generowanie indywidualne:

• Generowanie PDF z kodami dla wybranego pracownika
• Wymuszenie potwierdzenia hasła administratora przed pobraniem — dodatkowe zabezpieczenie

Generowanie masowe:

• Zbiorcze generowanie PDF z kodami dla wielu wybranych pracowników jednocześnie
• Dostępne z poziomu listy pracowników

Dokument PDF:

• Zawiera wygenerowane kody jednorazowe
• Instrukcja dla użytkownika — konfigurowalny tekst objaśniający sposób użycia kodów
• Przeznaczony do fizycznego przekazania pracownikowi (np. wydruk)

3. Resetowanie hasła przez pracownika

Na ekranie „Zapomniałem hasła” pojawia się dodatkowa metoda obok e-maila i SMS:

• Metoda „Kod jednorazowy” — trzecia opcja resetowania hasła
• Podanie loginu — pracownik wpisuje swoją nazwę użytkownika
• Wprowadzenie kodu — wpisanie jednorazowego kodu z otrzymanego PDF
• Ustawienie nowego hasła — po poprawnej walidacji kodu pracownik przechodzi do formularza nowego hasła
• Komunikat o niedostępności — jeśli pracownik nie jest objęty funkcją kodów, wyświetlany jest stosowny komunikat

4. Konfiguracja modułu

Ekran ustawień Emailess z pełną konfiguracją:

Parametry kodów:

• Włączenie / wyłączenie funkcji kodów jednorazowych
• Długość kodu (liczba cyfr)
• Liczba kodów w zestawie
• Okres ważności zestawu

Zakres pracowników (dla kogo obowiązują kody):

• Wszyscy pracownicy
• Ograniczenie wg kryteriów:
  • Działy
  • Oddziały (lokalizacje)
  • Stanowiska
  • Organizacje
  • Formy zatrudnienia
  • Grupy użytkowników
• Operator logiczny — łączenie warunków (ORAZ / LUB)

Kto może generować kody:

• Właściciel konta
• Administrator modułu pracowników
• Dział HR (powiązany z globalnym działem HR w ustawieniach)
• Wskazani pracownicy (lista imienna)

Instrukcja:

• Konfigurowalny tekst instrukcji, który trafia do dokumentu PDF z kodami

5. Uprawnienia i bezpieczeństwo

Generowanie kodów:

• Wymaga aktywnego modułu Emailess
• Wymaga uprawnień grupy do tego modułu
• Wymaga zgodności z konfiguracją (osoba generująca musi być na liście uprawnionych; pracownik musi wchodzić w zakres objęty kodami)

Bezpieczeństwo procesu:

• Potwierdzenie hasła administratora przy pobieraniu PDF
• Hashowanie kodów przy zapisie — niemożliwość odczytu po wygenerowaniu
• Jednorazowy token po użyciu kodu — umożliwia dokończenie resetu hasła
• Automatyczne unieważnienie użytego kodu

Audyt:

• Rejestracja w dzienniku audytu: włączenie modułu, zmiany parametrów kodów, zmiany zakresu osób, zmiany osób uprawnionych do generowania

6. Obsługa wieloinstancyjna (SaaS)

• Przełączanie kontekstu organizacji przy sprawdzaniu konfiguracji
• Walidacja kodu w kontekście właściwej instancji