Dokumenty prawne tomHRM

Ten artykuł zbiera w jednym miejscu trzy kluczowe dokumenty prawne obowiązujące w relacji z tomHRM: regulamin usługi, umowę powierzenia przetwarzania danych (RODO) oraz politykę prywatności. Omawiamy, co każdy z nich reguluje, gdzie znaleźć aktualną wersję oraz kto jest którą stroną umowy.

Regulamin usługi tomHRM

Regulamin to podstawowy dokument określający zakres usługi, parametry jej świadczenia oraz wzajemne prawa i obowiązki dwóch stron:

1. Dostawca — ENNOVA (właściciel tomHRM).
2. Klient — organizacja korzystająca z tomHRM (Ty).

Co reguluje regulamin

1. Zakres funkcjonalny usługi (moduły, funkcje, kanały wsparcia).
2. Parametry abonamentu (okres subskrypcyjny, zasady fakturowania, odnowienia).
3. Gwarancje dostępności (SLA) i warunki jej rozliczania.
4. Zasady rozwiązania umowy i retention danych po jej zakończeniu — patrz Cykl życia danych klienta tomHRM.
5. Ograniczenia odpowiedzialności, zasady zmiany regulaminu, prawo właściwe.

Umowa powierzenia przetwarzania danych (RODO)

Umowa RODO (data processing agreement, DPA) reguluje relację Administrator–Procesor dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

Kto jest Administratorem, a kto Procesorem

1. Administrator danych — Twoja organizacja (klient tomHRM). Określa cele i środki przetwarzania danych osobowych pracowników, kandydatów i innych osób, które wprowadzacie do systemu.
2. Procesor — ENNOVA (tomHRM). Przetwarza dane w imieniu Administratora, na podstawie udokumentowanego polecenia, w zakresie określonym umową.

Co zawiera umowa RODO

1. Zakres i cel przetwarzania (prowadzenie aplikacji HR w imieniu klienta).
2. Kategorie osób i danych, które są przetwarzane.
3. Obowiązki Procesora — poufność, bezpieczeństwo, wsparcie Administratora w realizacji praw osób.
4. Warunki korzystania z dalszych podwykonawców (subprocesorów) i prawo sprzeciwu Administratora w terminie 21 dni.
5. Obowiązek zgłaszania naruszeń ochrony danych (incidents).
6. Postanowienia dotyczące transferu do państw trzecich (SCC, DPF) — patrz Bezpieczeństwo prawne tomHRM.
7. Postanowienia końcowe — usuwanie/zwrot danych po zakończeniu umowy.

Polityka prywatności

Polityka prywatności dotyczy zasad przetwarzania danych osobowych w ramach korzystania z:

1. Strony WWW tomhrm.com.
2. Newslettera i materiałów marketingowych.
3. Innych punktów styku z tomHRM jako dostawcą (np. formularze kontaktowe, demo produktu).

Gdzie znaleźć aktualne wersje dokumentów

Aktualne wersje dokumentów prawnych są publikowane na stronie tomhrm.com:

1. Regulamin usługi tomHRM: tomhrm.com → stopka → Prawne → Regulamin usługi.
2. Umowa RODO: tomhrm.com → stopka → Prawne → Umowa RODO.
3. Polityka prywatności: tomhrm.com → stopka → Prawne → Polityka prywatności.

Dodatkowy dokument informacyjny „Bezpieczeństwo aplikacji tomHRM” dostępny jest w formacie PDF ze strony tomhrm.com/bezpieczenstwo — zawiera aktualne praktyki bezpieczeństwa, prywatności, zgodności i zarządzania.

Informowanie o zmianach

W przypadku istotnych zmian w dokumentach (np. zmiana podwykonawcy, aktualizacja klauzul), klient jest o nich informowany zgodnie z postanowieniami regulaminu i umowy RODO. Najczęstszy mechanizm to powiadomienie e‑mail do osoby kontaktowej organizacji oraz publikacja nowej wersji dokumentu na stronie.

Zobacz też

1. Bezpieczeństwo prawne tomHRM
2. Cykl życia danych klienta tomHRM
3. Organizacyjne praktyki bezpieczeństwa tomHRM