Cykl życia danych klienta tomHRM

Artykuł opisuje, co dzieje się z Twoimi danymi w tomHRM po zakończeniu relacji z usługą — niezależnie, czy chodzi o konto testowe, czy konto na płatnym abonamencie. Zbieramy tu konkretne terminy, procedury oraz prawa klienta dotyczące eksportu i usuwania danych.

Konto testowe — 30 dni

Konto testowe pozwala organizacji sprawdzić tomHRM bez zobowiązań. Okres testowy trwa maksymalnie 30 dni kalendarzowych od momentu utworzenia konta.

Co się dzieje po wygaśnięciu

Po upływie 30 dni od daty wygaśnięcia ważności konta testowego konto oraz wszystkie dane znajdujące się w nim są bezpowrotnie usunięte, bez możliwości odzyskania.

Konto płatne — rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy

Po rozwiązaniu, wygaśnięciu lub wypowiedzeniu umowy z płatnym abonamentem tomHRM stosuje następujący schemat retention danych:

Retention — 6 miesięcy

1. Dane pozostają na koncie klienta przez 6 miesięcy od daty wypowiedzenia, rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
2. W tym okresie klient ma jeszcze możliwość wykonania eksportu lub skontaktowania się z tomHRM w sprawie przedłużenia / wznowienia usługi.

Bezpowrotne usunięcie po 6 miesiącach

Po upływie 6 miesięcy konto oraz wszystkie dane wprowadzone do aplikacji są bezpowrotnie usunięte, bez możliwości ich odzyskania.

Eksport danych do CSV

Po złożeniu oświadczenia o wypowiedzeniu klient może zażądać przekazania danych z konta w ustrukturyzowanym formacie.

Co obejmuje eksport

1. Dane Profili Użytkowników (pracowników w systemie).
2. Dane Kandydatów z modułów rekrutacyjnych.
3. Format: pliki CSV.

Termin realizacji

tomHRM przekazuje dane w terminie do 21 dni roboczych od momentu złożenia żądania po wypowiedzeniu umowy.

Zakres eksportu

Klient może zażądać eksportu Profili Użytkowników i/lub Kandydatów — zakres uzgadniany jest w ramach żądania. Jeżeli potrzebujesz danych również z innych modułów (np. absencje, umowy, dokumenty), skoordynuj to z opiekunem klienta — część danych mogła wcześniej być eksportowana bezpośrednio z aplikacji.

Skrócenie terminu usunięcia danych

Standardowy okres retention dla konta płatnego to 6 miesięcy. Jeżeli klient chce usunąć swoje dane wcześniej, może zażądać skrócenia terminu:

1. Żądanie zgłasza się w Formie Dokumentowej (np. e‑mailem lub innym zapisem trwałym, zgodnie z regulaminem).
2. Po zgłoszeniu tomHRM realizuje usuwanie zgodnie z uzgodnionym terminem.

Taka opcja przydaje się, gdy polityka bezpieczeństwa Twojej organizacji wymaga minimalizacji okresu przechowywania danych u dostawców lub gdy chcesz zamknąć proces migracji do innego narzędzia.

Jak usuwane są dane

Usuwanie danych w tomHRM przebiega zgodnie z polityką ochrony danych opisaną w artykule Ochrona danych w tomHRM:

1. Pliki klienta (dokumenty, załączniki) są usuwane trwale.
2. Rekordy w bazie danych są anonimizowane — osobowe elementy informacji są zastępowane w sposób nieodwracalny.

Praktyczna sekwencja czynności przed zakończeniem umowy

1. Zidentyfikuj moduły, z których chcesz zachować dane (Kartoteka, Rekrutacja, Umowy, Szkolenia itd.).
2. Wykonaj eksporty bezpośrednio z aplikacji dopóki konto jest aktywne.
3. Jeśli potrzebujesz pełnego zestawu Profili Użytkowników / Kandydatów po wypowiedzeniu — zgłoś żądanie eksportu (do 21 dni roboczych).
4. Jeśli wymaga tego Twoja polityka, zgłoś skrócenie okresu retention w Formie Dokumentowej.
5. Po upływie ustalonego terminu dane zostaną bezpowrotnie usunięte.

Zobacz też

1. Ochrona danych w tomHRM
2. Bezpieczeństwo prawne tomHRM
3. Dokumenty prawne tomHRM
4. Infrastruktura i lokalizacja danych klientów tomHRM