Automatyzacja kroku akceptacji pozwala, by po zatwierdzeniu wniosku firmowego system sam utworzył zadanie dla wskazanej osoby. Dzięki temu po akceptacji np. wniosku o zakup sprzętu dział IT od razu dostaje zadanie z terminem, bez ręcznego przekazywania informacji. Artykuł jest przeznaczony dla administratora modułu Wnioski firmowe, który konfiguruje formularze wniosków.
Gdzie skonfigurować automatyzację
Automatyzację ustawiasz osobno dla każdego kroku ścieżki akceptacji. Uruchamia się ona w momencie, gdy dany krok zostanie ukończony, czyli zaakceptowany przez osobę (lub osoby) wymagane w tym kroku.
Krok 1Wejdź do (https://tomhrm.app/request/forms) i otwórz edycję formularza.
Krok 2W zakładce , w sekcji Ścieżka akceptacji wniosku, przy wybranym kroku kliknij przycisk Automat. Liczba na przycisku pokazuje, ile akcji jest już ustawionych dla tego kroku.
Krok 3Z listy wybierz Dodaj automatyzację. Otworzy się okno „Automatyzacja dla etapu” z numerem kroku. Kliknij Dodaj akcję i wybierz Dodaj zadanie.
Liczbę automatyzacji w każdym formularzu widzisz w kolumnie Automatyzacje na liście .
Konfiguracja akcji „Dodaj zadanie”
„Dodaj zadanie” to akcja, która po ukończeniu kroku tworzy zadanie w module Zadania. Zadanie widać w menu Zadania (https://tomhrm.app/tasks). Moduł Zadania włącza się automatycznie razem z modułem Wnioski firmowe.
Dla zadania ustawiasz:
- Tytuł – nazwa zadania (pole obowiązkowe),
- Typ – typ zadania ze słownika zadań (pole obowiązkowe),
- Priorytet – priorytet zadania (opcjonalnie),
- Długość – przewidywany czas wykonania: od 15 do 180 minut co 15 minut, 4 godziny, 1 dzień albo 2 dni (opcjonalnie),
- Opis – treść zadania, w której możesz użyć znaczników danych z wniosku,
- Ustaw termin zakończenia i Ustaw godzinę deadline zadania – opisane w sekcji Termin realizacji zadania,
- Przypisz do – opisane w sekcji Komu system przypisze zadanie.
Znaczniki w opisie zadania
W edytorze opisu możesz wstawić znaczniki, które system zamieni na dane konkretnego wniosku w chwili tworzenia zadania:
| Znacznik | Co zostanie wstawione |
|---|---|
| {Request_name} | Nazwa wniosku |
| {Requester} | Osoba składająca wniosek (imię i nazwisko) |
Zadanie utworzone przez automatyzację ma w szczegółach etykietę „Wniosek firmowy” oraz link do wniosku, z którego powstało. Osoba realizująca zadanie jednym kliknięciem przejdzie do treści wniosku.
Termin realizacji zadania
Termin ustawiasz jako liczbę dni (od 0 do 999) liczoną od jednego z trzech momentów. Wybór momentu decyduje nie tylko o dacie, ale też o tym, kiedy zadanie w ogóle powstanie.
| Opcja „od” | Od kiedy liczony jest termin i kiedy powstaje zadanie |
|---|---|
| „utworzenia zadania” | Zadanie powstaje po ukończeniu kroku, termin liczony jest od chwili utworzenia zadania. |
| „akceptacji kroku” | Zadanie powstaje po ukończeniu kroku, termin liczony jest od ostatniej akceptacji w tym kroku. |
| „akceptacji finalnej wniosku” | Zadanie powstaje dopiero wtedy, gdy wniosek przejdzie całą ścieżkę akceptacji. Termin liczony jest od finalnej akceptacji. |
Jeśli wpiszesz 0, termin przypadnie na ten sam dzień, od którego jest liczony. W polu Ustaw godzinę deadline zadania wskazujesz godzinę, na którą przypada termin.
Opcja „akceptacji finalnej wniosku” odracza zadanie: nawet jeśli ustawisz ją w pierwszym kroku, zadanie nie powstanie po jego ukończeniu, tylko po akceptacji ostatniego kroku. Jeśli wniosek zostanie po drodze odrzucony lub anulowany, zadanie nie powstanie wcale.
Komu system przypisze zadanie
W sekcji Przypisz do wybierasz jedną z trzech opcji:
- Użytkownika który zaakceptuje krok – zadanie dostają osoby, które faktycznie zaakceptowały ten krok. Przy kroku typu „jeden z wielu musi zaakceptować” będzie to osoba, która zaakceptowała wniosek.
- Użytkownika/wszystkich użytkowników przypisanych do kroku – zadanie dostają wszystkie osoby przypisane do tego kroku ścieżki, także te, które nie klikały akceptacji (np. pozostałe osoby z grupy „jeden z wielu”).
- Wybrani użytkownicy – zadanie dostają konkretne osoby, które wskażesz przyciskiem Wybierz pracowników. Musisz wybrać co najmniej jedną osobę. Ta opcja przydaje się, gdy zadanie realizuje ktoś spoza ścieżki akceptacji, np. dział IT, kadry lub księgowość.
Każda przypisana osoba dostaje powiadomienie e-mail o nowym zadaniu, tak jak przy zadaniu dodanym ręcznie.
Co się dzieje po akceptacji kroku
Automatyzacja działa w tle, bez udziału osoby akceptującej. Akceptujący klika Akceptuj jak zwykle, a resztę wykonuje system.
Co się dzieje automatycznie:
- Gdy wszystkie wymagane osoby zaakceptują krok, system sprawdza, czy dla tego kroku jest ustawiona automatyzacja.
- Dla każdej akcji z terminem „od utworzenia zadania” lub „od akceptacji kroku” system od razu tworzy zadanie.
- Akcje z terminem „od akceptacji finalnej wniosku” czekają. System wykonuje je dopiero po zaakceptowaniu ostatniego kroku ścieżki.
- Autorem zadania jest konto systemowe, a przypisane osoby dostają e-mail z informacją o zadaniu.
Automatyzacja jest „zamrażana” w chwili złożenia wniosku: każdy złożony wniosek zapamiętuje ustawienia automatyzacji obowiązujące w chwili, gdy pracownik go wysłał. Jeśli później zmienisz lub usuniesz automatyzację w formularzu, wnioski już złożone zachowają się według starych ustawień, a nowe ustawienia obejmą dopiero wnioski złożone po zmianie.
Edycja i usuwanie automatyzacji
Aby zmienić automatyzację, kliknij przycisk Automat przy kroku i wybierz Edytuj przy tej automatyzacji. W oknie możesz zmienić ustawienia, dodać kolejną akcję (Dodaj akcję) albo usunąć pojedynczą akcję (Usuń akcję). Zmiany zatwierdzasz przyciskiem Zapisz zmiany.
Całą automatyzację usuniesz przyciskiem Usuń w lewym dolnym rogu okna edycji.
Każde utworzenie, edycja i usunięcie automatyzacji zapisuje się w zakładce formularza wniosku. Przy edycji widać ustawienia sprzed zmiany i po zmianie.
Blokady i ograniczenia
- Maksymalnie 3 akcje automatyzacji w jednym formularzu wniosku, łącznie dla wszystkich kroków. Po przekroczeniu limitu zapis kończy się komunikatem „Osiągnięto limit 3 akcji automatyzacji dla tego formularza wniosku.”
- Jedyną dostępną akcją jest „Dodaj zadanie”.
- Nie da się ustawić automatyzacji dla kroku, który nie został jeszcze zapisany.
- Usunięcie automatyzacji nie usuwa zadań, które zostały już przez nią utworzone.
- Zmiana automatyzacji nie działa wstecz – wnioski złożone przed zmianą korzystają z poprzednich ustawień.
- Kopia formularza wniosku (Kopiuj formularz wniosku) przenosi pola, dostępność i kroki ścieżki akceptacji, ale nie kopiuje automatyzacji. W kopii trzeba je ustawić od nowa.
- Odrzucenie lub anulowanie wniosku zatrzymuje automatyzacje kolejnych kroków oraz te, które czekały na akceptację finalną.