Umieszczając plik w sekcji Dokumenty firmowe decydujesz, kto może go zobaczyć, czy może go pobrać oraz w jakiej formie zostanie udostępniony. Uprawnienia ustawiasz zawsze na poziomie pojedynczego pliku, nie folderu. Ten artykuł opisuje pełen zestaw ustawień dostępności, podglądu, pobierania oraz wersjonowania pliku.
Dostępność dokumentu
Uprawnienia ustawiasz zawsze na poziomie pojedynczego pliku, nie folderu. Foldery w module Dokumenty firmowe służą wyłącznie do porządkowania plików w drzewie katalogów. Nie mają własnych uprawnień: nie da się powiedzieć „wszyscy z działu HR mają dostęp do folderu Polityki”. Dostęp do każdego pliku ustawiasz indywidualnie, nawet jeśli leży on we wspólnym folderze.
Dostęp do pliku ograniczasz, wybierając jedną lub kilka grup odbiorców. Pomiędzy grupami działa operator logiczny LUB: wystarczy, że pracownik spełnia warunek z dowolnej grupy, aby uzyskać dostęp do pliku.
Dostępne kryteria filtrowania
- Pracownicy: wybrani imiennie z listy zatrudnionych.
- Działy: z hierarchii struktury organizacyjnej.
- Oddziały: lokalizacje firmy.
- Stanowiska: wybrane stanowiska z bazy stanowisk.
- Forma zatrudnienia: np. umowa o pracę, B2B, umowa zlecenie.
- Zespoły: zespoły zdefiniowane w module Pracownicy.
- Grupy użytkowników: grupy uprawnień (role) zdefiniowane w ustawieniach systemu.
Przykład: jeśli zaznaczysz oddział Londyn oraz formę zatrudnienia Umowa o pracę, dostęp do pliku otrzymają:
- wszyscy pracownicy oddziału Londyn, bez względu na formę zatrudnienia,
- wszyscy pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, bez względu na lokalizację.
Jeśli wszystkie pola pozostawisz puste, plik będzie widoczny dla wszystkich pracowników z dostępem do modułu Dokumenty firmowe.
Foldery a uprawnienia
Foldery to wyłącznie warstwa organizacyjna. Nie mają własnych uprawnień, dlatego:
- Aby udostępnić plik, otwierasz ustawienia tego konkretnego pliku, a nie folderu, w którym on leży.
- Pliki w tym samym folderze mogą mieć zupełnie różne uprawnienia: jeden widoczny dla wszystkich, drugi wyłącznie dla administracji.
- Po przeniesieniu pliku do innego folderu uprawnienia pozostają bez zmian. Plik dalej widzą te same osoby, co przed przeniesieniem.
- Sam fakt, że pracownik widzi folder w drzewie katalogów, nie oznacza, że ma dostęp do plików w środku. Widzi tylko te pliki, do których indywidualnie nadałeś mu dostęp.
Oznaczenie pliku z ograniczonym dostępem
Plik z ograniczonym dostępem oznaczony jest w widoku administratora modułu charakterystyczną ikonką tarczy.
Podgląd dokumentu
Podgląd pliku, czyli otwarcie w przeglądarce bez pobierania na dysk, jest możliwy dla następujących formatów:
- .pdf: dokumenty PDF.
- .jpg oraz .jpeg: obrazy JPEG.
- .png: obrazy PNG.
- .gif: obrazy GIF.
Pozostałe formaty, np. .doc, .docx, .xlsx, .zip, .txt, nie obsługują podglądu. Można je wyłącznie pobrać. Takie dokumenty udostępniaj z włączoną opcją pobrania.
PORADAJeżeli chcesz, by pracownik mógł szybko zapoznać się z treścią dokumentu Word, zapisz go najpierw jako PDF i dopiero wtedy wgraj do systemu. Zyskasz podgląd w przeglądarce i spójny wygląd na każdym urządzeniu.Pobieranie pliku
W ustawieniach pliku znajdziesz pole „Możliwość pobierania pliku”. Decydujesz tam, czy uprawniony pracownik może pobrać plik na własny dysk.
- Checkbox zaznaczony (ustawienie domyślne): pobieranie dozwolone.
- Checkbox odznaczony: pobieranie zablokowane, plik można jedynie podglądać.
Kto pobierze plik niezależnie od ustawienia
Niezależnie od stanu checkboxa plik zawsze mogą pobrać:
- Właściciel konta.
- Administrator modułu „Dokumenty”.
- Autor pliku, czyli osoba, która plik wgrała.
Zablokowanie pobierania nie chroni przed zrzutem ekranu (Print Screen) ani przed innymi zewnętrznymi metodami przechwycenia treści. To ustawienie utrudnia dystrybucję pliku, ale nie zapewnia pełnej poufności. Dla naprawdę poufnych dokumentów rozważ dodatkowo ograniczenie dostępu wyłącznie do imiennie wskazanych pracowników.
Pliki sprzed 1 marca 2025 r.
Wszystkie pliki umieszczone w zakładce Dokumenty firmowe przed 1 marca 2025 r. mają domyślnie włączoną możliwość pobrania. Aby to zmienić, otwórz ustawienia pliku i odznacz checkbox „Możliwość pobierania pliku”.
Generowanie linku do pliku
Zamiast wysyłać plik jako załącznik, możesz wygenerować link, który łatwo wkleisz do wiadomości e-mail, czatu lub komunikatora. tomHRM oferuje dwa rodzaje linków:
- Link wewnętrzny, dla zalogowanych użytkowników tomHRM,
- Link zewnętrzny, dla osób spoza organizacji, bez konieczności logowania, opcjonalnie z hasłem i datą ważności.
Generator linków otwierasz przyciskiem Udostępnij plik dostępnym przy każdym pliku.
Link wewnętrzny
Pole „Link do pliku” w górnej części okna jest uzupełniane automatycznie. Wystarczy kliknąć Skopiuj link, aby wkleić go w wybrane miejsce. Link nie wymaga zapisywania.
Co warto wiedzieć:
- Link działa wyłącznie dla zalogowanego użytkownika tomHRM, który spełnia warunki dostępu ustawione w sekcji Dostępność dokumentu (Pracownicy, Działy, Oddziały, Stanowiska, Forma zatrudnienia, Zespoły, Grupy użytkowników).
- Jeśli odbiorca linku nie ma uprawnień do pliku, zobaczy komunikat o braku dostępu.
- Linku wewnętrznego nie unieważniasz ręcznie. Jego skuteczność wynika z aktualnych uprawnień. Aby odebrać dostęp, zmień ustawienia dostępności pliku lub uprawnienia użytkownika.
- Link wewnętrzny nie ma daty ważności ani hasła. Zabezpieczeniem jest sam fakt logowania do tomHRM.
Link zewnętrzny
Aby wygenerować link dla osoby spoza tomHRM, w oknie generatora zaznacz checkbox „Pobierz link zewnętrzny (pobranie pliku bez konieczności logowania się)”. Pojawią się dodatkowe pola: adres linku, data ważności oraz opcja zabezpieczenia hasłem.
Co warto wiedzieć:
- Każde wygenerowanie tworzy nowy, niezależny link. Ten sam plik może mieć wiele aktywnych linków zewnętrznych jednocześnie.
- Link otwiera dedykowaną stronę pobrania bez wymogu logowania do tomHRM.
- Aby wygenerowany link i jego ustawienia (data, hasło) zaczęły obowiązywać, kliknij na końcu Zapisz link. Bez tego kroku link nie zostanie utrwalony.
- Link zewnętrzny zadziała tylko, jeśli plik ma włączoną opcję „Możliwość pobierania pliku” (patrz sekcja Pobieranie pliku). Jeśli pobieranie jest wyłączone, próba skorzystania z linku zwróci błąd dostępu.
Data ważności linku zewnętrznego
W polu „Ważny do (twoja strefa czasowa)” ustawiasz datę i godzinę, po których link przestaje działać.
- Pole jest domyślnie wypełnione datą bieżącą plus 3 dni w strefie czasowej Twojego oddziału.
- Pozostawienie pola pustego oznacza link bezterminowy. Zadziała aż do chwili, gdy plik zostanie usunięty lub straci uprawnienia do pobierania.
- Po przekroczeniu daty ważności odbiorca zobaczy komunikat „Link wygasł”.
Zabezpieczenie linku hasłem
Po zaznaczeniu checkboxa „Zabezpiecz hasłem” pojawiają się pola „Wpisz hasło” i „Powtórz hasło”.
- Odbiorca przed pobraniem pliku zostanie poproszony o wpisanie hasła na stronie pobrania.
- W razie podania nieprawidłowego hasła pojawi się komunikat „Podane hasło jest niepoprawne”, a plik nie zostanie udostępniony.
- Hasło musi spełniać politykę haseł obowiązującą w Twojej organizacji.
Kto może generować linki
Linki do pliku może wygenerować ten sam zestaw osób, który zawsze może go pobrać:
- właściciel konta,
- administrator modułu „Dokumenty”,
- autor pliku, czyli osoba, która plik wgrała.
Wersjonowanie pliku
Po wgraniu nowej wersji tego samego pliku poprzednie wersje są zachowywane. Otwierając historię pliku zobaczysz:
- datę dodania każdej wersji,
- rozmiar wersji,
- autora wgrania,
- przyciski Pobierz (jeśli pobieranie jest włączone) oraz Przywróć plik.
Dobre praktyki
PORADA• Uprawnienia są na poziomie pliku, nie folderu. Tworząc folder dla zespołu HR pamiętaj, że i tak musisz nadać uprawnienia każdemu plikowi osobno. Możesz przyspieszyć ten proces, zaznaczając wiele plików naraz i ustawiając im wspólne uprawnienia.• Stosuj nazwy mówiące: zamiast dokument-1.pdf użyj np. regulamin-pracy-2026.pdf. Pracownik łatwiej znajdzie plik na liście.
• Konwertuj do PDF dokumenty, które mają być tylko podglądane. Unikniesz problemów z brakiem podglądu plików .doc.
• Włączaj pobieranie tylko tam, gdzie to konieczne, np. wzory wniosków lub instrukcje BHP. Regulaminy wewnętrzne i polityki lepiej zostawiać tylko z podglądem.
• Korzystaj z grup zamiast wybierać osoby imiennie. Dzięki temu nowi pracownicy automatycznie zyskują dostęp do plików przeznaczonych dla swojego działu, stanowiska lub oddziału, bez ręcznej aktualizacji uprawnień.
• Dla osób spoza organizacji zawsze używaj linku zewnętrznego z datą ważności. Im krótsza data, tym lepiej. Domyślne 3 dni wystarczą w większości sytuacji. Linki bezterminowe stosuj tylko świadomie, np. dla materiałów ogólnodostępnych.
• Hasło do linku zewnętrznego przekaż innym kanałem niż sam link (SMS, telefon). E-mail zawierający i link, i hasło to brak zabezpieczenia.
• Wewnątrz organizacji wystarcza link wewnętrzny. Nie generuj linków zewnętrznych dla pracowników, bo obniżasz poziom bezpieczeństwa. Link bez logowania łatwiej przekazać dalej.
• Pamiętaj o nadrzędnej roli ustawienia „Możliwość pobierania pliku”. Jeśli wyłączysz pobieranie, żaden link zewnętrzny dla tego pliku nie zadziała.