Możesz w prosty sposób zaimportować listę pracowników bezpośrednio z pliku.
Automatycznie utworzy się lista stanowisk, działów i oddziałów oraz relacje przełożony-podwładny.

———————————————————————————————————————–
Pobierz szablon do importu listy pracowników – kliknij tutaj
———————————————————————————————————————–

Zasady importu

• Lista pracowników musi być utworzona zgodnie z szablonem dostępnym do pobrania powyżej.
• Jeśli w pliku pojawią się błędy, to system wskaże je w ostatnim kroku i nie wprowadzi żadnych danych. W takiej sytuacji należy poprawić błędy i wykonać poprawnie import (od kroku 2.).
• W zależności od wybranej opcji można importować nowych pracowników lub aktualizować dane w istniejących rekordach pracowników.
• Na podstawie danych z pliku tworzą się automatycznie również: oddział, dział, stanowisko, relacja przełożony-podwładny.
• Każdy importowany pracownik zostanie dodany ze statusem aktywności: aktywny i statusem zatrudnienia: zatrudniony.
• Pracownikom dodawanym w imporcie możesz wysłać wiadomość powitalną (zaznaczając taką opcję). Możesz również zrobić to później, wybierając taką opcję z menu wierszowego, na liście pracowników w zakładce Pracownicy.

Krok 1

Przygotuj plik z danymi importowanych pracowników, korzystając z szablonu.

Opis formatu danych w kolumnach w pliku szablonu (*pola obowiązkowe)

• *Login
• ID – dowolny ciąg znakowo-liczbowy.
• Type ID – wpisz w komórkę nazwę: ID [funkcja nie jest już rozszerzana o kolejne typy].
• *Imię
• *Nazwisko
• Sex – płeć; wskaż płeć pracownika wybierając spośród dostępnych parametrów: male, female, bi_gender, female_to_male, non_binary, male_to_female, trans_female or trans_male.
• Job position – stanowisko pracy; wprowadź nazwę stanowiska, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do stanowiska.
• Department – dział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do działu.
• Parent Department – wprowadź nazwę działu, który ma być nadrzędny w stosunku do działu z kolumny „Department”.
• *Branch – oddział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do oddziału. Każdy oddział musi mieć określoną strefę czasową i kraj.
• *Timezone – strefa czasowa; listę dostępnych stref czasowych znajdziesz tutaj.
• *Country – kraj.
• Organization – nazwa firmy.
• Manager – bezpośredni przełożony; należy wprowadzić adres e-mail przełożonego, podczas importu zostanie wyszukany użytkownik z takim adresem i przypisany jako Przełożony do tego pracownika. Jeśli taki użytkownik nie zostanie znaleziony, rekord pracownika zostanie zaimportowany.
• *E-mail – należy wprowadzić unikalny adres e-mail, system nie zaimportuje rekordu ze zdublowanym adresem e-mail.
• Mobile phone – numer telefonu komórkowego.
• Phone – numer telefonu stacjonarnego.
• Types of employment – forma zatrudnienia.
• Date of employement – data zatrudnienia; system akceptuje format DD-MM-YYYY. Inny format daty spowoduje nie zaimportowanie tej informacji (rekord pracownika zostanie zaimportowany).
• Birthday – data urodzin; akceptowalny format daty to DD-MM-YYYY. Inny format daty spowoduje nie zaimportowanie tej informacji (rekord pracownika zostanie zaimportowany). Informacja w systemie jest później wyświetlana tylko jako DD-MM. Istnieje możliwość wyłączenia prezentacji tej informacji w całym systemie, dla wszystkich użytkowników w zakładce Ustawienia > Parametry > Pracownicy > Podstawowe.
• *Language interface – wpisz frazę pl_PL , en_EN aby ustawić odpowiednią wersję językową interfejsu dla pracownika.

Obsługiwane formaty pliku z listą pracowników

• CSV,
• XLS,
• XLSX.

Krok 2

Przejdź do zakładki Pracownicy i wybierz przycisk Dodaj pracownika > Importuj z pliku. 

Dzięki temu przejdziesz do mechanizmu zbiorczego importu pracowników.

Krok 3

Wybierz czy import ma dodać nowych pracowników, czy też zaktualizować tych już istniejących i kliknij Dalej.

Krok 4

Wybierz z dysku plik do importu przygotowany w kroku pierwszym i przejdź Dalej.

Krok 5

System pokaże podsumowanie z informacją o dostępnej puli użytkowników oraz liczbie pracowników zidentyfikowanych w pliku. Na tym etapie należy:

• przyporządkować dane – wskazać dla nazwy pola opisowego odpowiednią nazwę kolumny z pliku.
• nadać uprawnienia – wybrać dla wszystkich importowanych pracowników jedną grupę uprawnień.
• wybrać ścieżkę onboardingową (opcjonalnie) – możliwość dostępna po zakupie modułu Onboarding.
• wysłać wiadomość powitalną (opcjonalnie).

Po uzupełnieniu danych kliknij w przycisk „Importuj pracowników”

Krok 6

Gotowe, system wykonał import pracowników!
Jeśli wszystkie dane są poprawne, system wprowadził komplet informacji i pokaże komunikat ile rekordów zaimportował. W tym miejscu możesz też przejść do Listy pracowników lub Zaimportować nowy plik.

Uwaga!
Jeśli w pliku pojawiły się jakieś błędy, to system nie wprowadzi żadnych danych i pokaże w raporcie co należy poprawić. Sprawdź wszystkie wskazane wiersze, wprowadź poprawne dane i skorzystaj z opcji Zaimportuj nowy plik na dole podsumowania. Kliknięcie w przycisk przeniesie Cię z powrotem do kroku 3 tej instrukcji.