Możesz w prosty sposób zaimportować listę pracowników bezpośrednio z pliku.
Automatycznie utworzy się lista stanowisk, działów i oddziałów oraz relacje przełożony-podwładny.
———————————————————————————————————————–
Pobierz szablon do importu listy pracowników – kliknij tutaj
———————————————————————————————————————–
Zasady importu
- Lista pracowników musi być utworzona zgodnie z szablonem dostępnym do pobrania powyżej.
- Jeśli w pliku pojawią się błędy, to system wskaże je w ostatnim kroku i nie wprowadzi żadnych danych. W takiej sytuacji należy poprawić błędy i wykonać poprawnie import (od kroku 2.).
- W zależności od wybranej opcji można importować nowych pracowników lub aktualizować dane w istniejących rekordach pracowników.
- Na podstawie danych z pliku tworzą się automatycznie również: oddział, dział, stanowisko, relacja przełożony-podwładny.
- Każdy importowany pracownik zostanie dodany ze statusem aktywności: aktywny i statusem zatrudnienia: zatrudniony.
- Pracownikom dodawanym w imporcie możesz wysłać wiadomość powitalną (zaznaczając taką opcję). Możesz również zrobić to później, wybierając taką opcję z menu wierszowego, na liście pracowników w zakładce
Krok 1
Przygotuj plik z danymi importowanych pracowników, korzystając z szablonu.
Opis formatu danych w kolumnach w pliku szablonu (*pola obowiązkowe)
- *Login
- ID – dowolny ciąg znakowo-liczbowy.
- Type ID – wpisz w komórkę nazwę: ID [funkcja nie jest już rozszerzana o kolejne typy].
- *Imię
- *Nazwisko
- Sex – płeć; wskaż płeć pracownika wybierając spośród dostępnych parametrów: male, female, bi_gender, female_to_male, non_binary, male_to_female, trans_female or trans_male.
- Job position – stanowisko pracy; wprowadź nazwę stanowiska, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do stanowiska.
- Department – dział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do działu.
- Parent Department – wprowadź nazwę działu, który ma być nadrzędny w stosunku do działu z kolumny „Department”.
- *Branch – oddział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do oddziału. Każdy oddział musi mieć określoną strefę czasową i kraj.
- *Timezone – strefa czasowa; listę dostępnych stref czasowych znajdziesz tutaj.
- *Country – kraj.
- Organization – nazwa firmy.
- Manager – bezpośredni przełożony; należy wprowadzić adres e-mail przełożonego, podczas importu zostanie wyszukany użytkownik z takim adresem i przypisany jako Przełożony do tego pracownika. Jeśli taki użytkownik nie zostanie znaleziony, rekord pracownika zostanie zaimportowany.
- *E-mail – należy wprowadzić unikalny adres e-mail, system nie zaimportuje rekordu ze zdublowanym adresem e-mail.
- Mobile phone – numer telefonu komórkowego.
- Phone – numer telefonu stacjonarnego.
- Types of employment – forma zatrudnienia.
- Date of employement – data zatrudnienia; system akceptuje format DD-MM-YYYY. Inny format daty spowoduje nie zaimportowanie tej informacji (rekord pracownika zostanie zaimportowany).
- Birthday – data urodzin; akceptowalny format daty to DD-MM-YYYY. Inny format daty spowoduje nie zaimportowanie tej informacji (rekord pracownika zostanie zaimportowany). Informacja w systemie jest później wyświetlana tylko jako DD-MM. Istnieje możliwość wyłączenia prezentacji tej informacji w całym systemie, dla wszystkich użytkowników w zakładce .
- *Language interface – wpisz frazę pl_PL , en_EN aby ustawić odpowiednią wersję językową interfejsu dla pracownika.
Obsługiwane formaty pliku z listą pracowników
- CSV,
- XLS,
- XLSX.
Krok 2
Przejdź do zakładki Dodaj pracownika > Importuj z pliku.
i wybierz przyciskDzięki temu przejdziesz do mechanizmu zbiorczego importu pracowników.
Krok 3
Wybierz czy import ma dodać nowych pracowników, czy też zaktualizować tych już istniejących i kliknij Dalej.
Krok 4
Wybierz z dysku plik do importu przygotowany w kroku pierwszym i przejdź Dalej.
Krok 5
System pokaże podsumowanie z informacją o dostępnej puli użytkowników oraz liczbie pracowników zidentyfikowanych w pliku. Na tym etapie należy:
- przyporządkować dane – wskazać dla nazwy pola opisowego odpowiednią nazwę kolumny z pliku.
- nadać uprawnienia – wybrać dla wszystkich importowanych pracowników jedną grupę uprawnień.
- wybrać ścieżkę onboardingową (opcjonalnie) – możliwość dostępna po zakupie modułu .
- wysłać wiadomość powitalną (opcjonalnie).
Po uzupełnieniu danych kliknij w przycisk „Importuj pracowników”
Krok 6
Gotowe, system wykonał import pracowników!
Jeśli wszystkie dane są poprawne, system wprowadził komplet informacji i pokaże komunikat ile rekordów zaimportował. W tym miejscu możesz też przejść do lub Zaimportować nowy plik.
Uwaga!
Jeśli w pliku pojawiły się jakieś błędy, to system nie wprowadzi żadnych danych i pokaże w raporcie co należy poprawić. Sprawdź wszystkie wskazane wiersze, wprowadź poprawne dane i skorzystaj z opcji na dole podsumowania. Kliknięcie w przycisk przeniesie Cię z powrotem do kroku 3 tej instrukcji.