Za pomocą importu pliku XLS, CSV, XLSX możesz:

• zaimportować zbiorczo nowych pracowników (utworzyć profile nowych pracowników i wgrać ich dane),
• zaktualizować dane w istniejących rekordach pracowników,

Jeśli chcesz zmienić masowo statusy zatrudnienia skorzystaj z instrukcji tutaj.

Zasady importu

• Lista pracowników musi być utworzona zgodnie z szablonem importu listy pracowników dostępnym do pobrania poniżej. (Jeśli dysponujesz plikami danych pracowników pobranymi z innych systemów (np. z systemu kadrowego) musisz skopiować dane do szablonu importu listy pracowników tomHRM).
• Na podstawie danych z pliku tworzą się automatycznie również: oddział, dział, stanowisko, relacja przełożony-podwładny.
• Każdy importowany pracownik zostanie dodany ze statusem aktywności: aktywny i statusem zatrudnienia: zatrudniony. Tu znajdziesz więcej o statusach aktywności.
• Pracownikom dodawanym w imporcie możesz wysłać wiadomość powitalną (zaznaczając taką opcję). Możesz również zrobić to później. Tu znajdziesz więcej o tym, jak dodać wiadomość powitalną i jak ona działa.

Jak przeprowadzić import pracowników

Krok 1
Przygotowanie pliku do importu

Pobierz poniższy szablon i otwórz go na swoim komputerze.

———————————————————————————————————————–
Szablon do importu pracowników → Pobierz szablon———————————————————————————————————————–

Przygotuj dane importowanych pracowników.
Zrobisz to, wypełniając odpowiednio pola w kolumnach formularza.

Opis formatu danych w pliku szablonu

Nazwa pola	Wymagane	Opis
Login	TAK	Może nim być adres e-mail lub dowolna nazwa użytkownika, której będzie używał przy logowaniu.
ID	NIE	Dowolny ciąg znakowo-liczbowy
Firstname	TAK	Imię
Lastname	TAK	Nazwisko
Sex	NIE	Płeć; wskaż płeć pracownika, wybierając z poniższego słownika: male, female, bi_gender, female_to_male, non_binary, male_to_female, trans_female, trans_male.
Job position	NIE	Stanowisko pracy; wprowadź nazwę stanowiska, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do stanowiska.
Department	NIE	Dział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do działu.
Parent Department	NIE	Wprowadź nazwę działu, który ma być nadrzędny w stosunku do działu z kolumny 'Department’. Wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do działu.
Location (Branch)	TAK	Oddział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki oddział jeśli nie istnieje, przypisując do niego pracownika. Każdy oddział musi mieć określoną strefę czasową i kraj. Przy aktualizacji istniejących pracowników komórka z oddziałem może być pusta, wtedy zostaje ten oddział, który pracownik ma obecnie przypisany w profilu.
Timezone (Location)	NIE	Strefa czasowa; listę dostępnych stref czasowych znajdziesz tutaj: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_tz_database_time_zones Jeśli zostawisz tę kolumnę pustą, przy imporcie nowych pracowników system ustawi domyślną strefę Europe/Warsaw. Przy aktualizacji istniejących pracowników pusta komórka nie zmienia strefy – zostaje ta, która jest obecnie ustawiona w profilu pracownika.
Country (Location)	NIE	Kraj Jeśli zostawisz tę kolumnę pustą, system użyje kraju domyślnego ustawionego w konfiguracji Twojej instancji tomHRM.
Clock-in/out ID condition (Location)	NIE	Wybierz regułę Clock-in/out przypisanego do oddziału. • D – domyślna reguła lub konkretna wartość ID reguły przypisanego do oddziału. Jeśli nie masz włączonych modułów Ewidencji czasu oraz Grafików czasu pracy, wpisz literę D. Jeśli zostawisz tę kolumnę pustą, przy tworzeniu nowego oddziału system ustawi domyślną regułę.
Free days ID profile (Location)	NIE	Wprowadź nazwę profilu dni wolnych przypisanego do oddziału. • N – system utworzy nowy profil automatycznie (na podstawie kraju) • D – profil oddziału • lub konkretna nazwa (ID) istniejącego profilu Jeśli zostawisz tę kolumnę pustą, przy tworzeniu nowego oddziału system ustawi domyślny profil dni wolnych.
Billing period (Location)	NIE	Wpisz nazwę okresu rozliczeniowego przypisanego do lokalizacji pracownika. • M – miesięczny • Q – kwartalny Jeśli zostawisz tę kolumnę pustą, przy tworzeniu nowego oddziału system ustawi miesięczny okres rozliczeniowy.
Organization	NIE	Nazwa organizacji. Słownik organizacji jest zarządzany tutaj http://tomhrm.app/employee/organizations
Manager	NIE	Bezpośredni przełożony; należy wprowadzić adres e-mail przełożonego, podczas importu zostanie wyszukany użytkownik z takim adresem i przypisany jako Przełożony do tego pracownika. Jeśli system nie znajdzie takiego użytkownika, to mimo to rekord pracownika zostanie zaimportowany, ale nie będzie on miał przełożonego.
Email	TAK	Należy wprowadzić unikalny adres e-mail, jeśli system wykryje zdublowany adres e-mail (przypisanie do dwóch pracowników tego samego adresu email lub powtórzenie tego samego pracownika w dwóch wierszach), to nie zaimportuje danych i zwróci błąd.
Mobile phone	NIE	Numer telefonu komórkowego. Należy wprowadzić numer bez spacji, w formacie z numerem kierunkowym kraju, np. +48xxxxxxxxx. Dzięki temu pracownicy będą mogli skorzystać z resetu hasła przez SMS.
Phone 1	NIE	Numer telefonu stacjonarnego (można wpisać również numer telefonu komórkowego).
Phone 2	NIE	Drugi numer telefonu stacjonarnego (można wpisać również numer telefonu komórkowego).
Types of employment	NIE	Forma zatrudnienia.
Date of employment	NIE	Data zatrudnienia; system akceptuje format YYYY-MM-DD. Wprowadzenie daty w innym formacie sprawi, że system pominie tę informację (choć sam rekord pracownika i jego pozostałe dane zostaną zaimportowane). Typ danych w Excel → Tekstowe.
Birthday	NIE	Data urodzin; akceptowalny format daty to YYYY-MM-DD. Wprowadzenie daty w innym formacie sprawi, że system pominie tę informację (choć sam rekord pracownika i jego pozostałe dane zostaną zaimportowane). Informacja w systemie jest później wyświetlana tylko jako DD-MM. Istnieje możliwość wyłączenia prezentacji tej informacji w całym systemie, dla wszystkich użytkowników w zakładce Ustawienia > Parametry > Pracownicy > Podstawowe.
Responsibility	NIE	Treść pola „Zakres obowiązków” widocznego w profilu pracownika.
Clock-in/out ID condition (Employee)	NIE	Wybierz regułę Clock-in/out. To ustawienie określa dostępne sposoby i zasady rejestracji czasu pracy. • D – domyślna reguła • L – zgodnie z przypisaną lokalizacją lub konkretna wartość ID reguły dostępnego w systemie Jeśli nie masz włączonych modułów Ewidencji czasu oraz Grafików czasu pracy, wpisz literę D. Więcej o regułach: https://support.tomhrm.com/kb/reguly-clock-inout
Free days ID condition (Employee)	NIE	Wprowadź nazwę profilu dni wolnych przypisanego do pracownika. To pole pozwala powiązać pracownika z odpowiednim kalendarzem dni wolnych. • D – domyślna reguła • L – zgodnie z przypisaną lokalizacją lub konkretna wartość ID profilu dostępnego w systemie
Schedule ID condition (Employee)	NIE	Wprowadź nazwę reguły grafiku przypisanego do pracownika. • D – domyślna reguła lub konkretna wartość ID reguły grafiku Jeśli nie masz włączonych modułów Ewidencji czasu oraz Grafików czasu pracy, wpisz literę D.
Billing period	TAK	Wpisz nazwę okresu rozliczeniowego przypisanego do pracownika. • M – miesięczny • Q – kwartalny • L – zgodnie z lokalizacją

Obsługiwane formaty pliku z listą pracowników

• CSV
• XLS
• XLSX

Po uzupełnieniu pól sprawdź, czy wszystkie pola obowiązkowe (login, imię, nazwisko, email pracownika oraz wersja językowa jego interfejsu) są wypełnione i zapisz plik na dysku.

PORADAZapisując plik na swoim komputerze, nadaj mu jasną nazwę, np. „Import_pracownikow_[data]”

Krok 2

Przejdź do zakładki Pracownicy i wybierz przycisk Dodaj pracownika > Importuj zbiorczo z pliku.

Dzięki temu przejdziesz do mechanizmu zbiorczego importu pracowników.

Krok 3

Wybierz czy import ma dodać nowych pracowników, czy też zaktualizować tych już istniejących i kliknij Dalej.

 

Krok 4

Wybierz z dysku przygotowany przez Ciebie plik do importu  i przejdź Dalej.

 

Krok 5

System pokaże podsumowanie z informacją o dostępnej puli użytkowników oraz liczbie pracowników zidentyfikowanych w pliku.

Jeśli wybrana została aktualizacja danych pracowników, należy wybrać metodę identyfikacji pracownika. Do wyboru jest:

• adres e-mail
• identyfikator (ID)

Na tym etapie należy:

• przyporządkować dane – sprawdź czy nazwy kolumn (odczytane z pliku) dopasowały się do odpowiednich pól w profilach. Jeśli nie, to wskazaż dla nazwy pola opisowego odpowiednią nazwę kolumny z pliku.

Jeśli w kroku 3 wybrany został import nowych pracowników, to należy również:

• nadać uprawnienia – wybrać dla wszystkich importowanych pracowników jedną grupę uprawnień. Jest to krok konieczny. Grupę uprawnień będzie można potem zmienić u wybranych pracowników.
• zdecydować czy wpisać pracowników na ścieżkę onboardingową (opcjonalnie) – możliwość dostępna po zakupie modułu Onboarding. Aby wpisanie pracowników na ścieżkę onboardigową było możliwe, ścieżka musi zostać uprzednio stworzona w systemie i opublikowana.
• zdecydować, czy wysłać wiadomość powitalną (opcjonalnie).

Po uzupełnieniu danych kliknij w przycisk „Importuj pracowników”.

Krok 6

Gotowe, system wykonał import pracowników!
Jeśli wszystkie dane są poprawne, system wprowadził komplet informacji i pokaże komunikat, ile rekordów zaimportował. W tym miejscu możesz też przejść do Listy pracowników lub Zaimportować nowy plik.

W takiej sytuacji:

1. Sprawdź wszystkie wskazane wiersze w Twoim pliku,
2. Wprowadź poprawne dane i zapisz plik na Twoim komputerze,
3. Skorzystaj z opcji Zaimportuj nowy plik na dole podsumowania. Kliknięcie w przycisk przeniesie Cię z powrotem do kroku 3 tej instrukcji.

Sprawdź również naszą instrukcję video:

Jak zaimportować dane do pól własnych (dodatkowych) w profilach pracowników?

Jeśli chcesz umieszczać dodatkowe dane w profilach pracowników, korzystając z funkcjonalności „Pola własne”, możesz również w łatwy sposób zaimportować zbiorczo wszystkie dane do tych pól lub zaktualizować profile pracowników o nowe dane.

Przeczytaj jak utworzyć pola własne w profilach pracowników.

Krok 1

W pliku do importu danych, który omawiany jest powyżej w instrukcji, dodaj na końcu nową kolumnę. Jedną dla każdego pola własnego. Nadaj jej nazwę odpowiadającą nazwie pola w systemie. Nazwa ta nie musi być identyczna z nazwą pola, ale powinna w jasny sposób umożliwiać identyfikację danych.

Uzupełnij w kolumnie dane pracowników i zapisz plik. Jeśli pole własne jest polem wielokrotnego wyboru, poszczególne dane oddziel w wierszu średnikiem („;”).

Krok 2

Przejdź do zakładki Pracownicy i postępuj zgodnie z instrukcją importu pracowników opisaną powyżej w Krokach 3-5, które w systemie oznaczone są jako kroki 1-3.

Krok 3
W kroku 5 tej instrukcji (i kroku 3 w systemie) przejdź na dół listy do nagłówka Pola własne. Zwróć szczególną uwagę na to, czy dane są odpowiednio przyporządkowane. Przy każdej nazwie pola własnego z systemu wybierz z listy rozwijanej odpowiednią nazwę kolumny z pliku.

 

Każde pole własne jest oznaczone dodmetry > Pracownicy > Pola własne [/sc]. ID pola wykorzystywane jest w API tomHRM podczas integracji z zewnętrznymi systemami

 

atkowo numerem ID, tym samym, którym jest oznaczone w   Ustawienia > Para

Po uzupełnieniu danych kliknij w przycisk „Importuj pracowników”.

Jak zaktualizować dane w profilach pracowników?

Jeśli chcesz dokonać aktualizacji zbiorczej w profilu pracowników wykorzystując import excel musisz przejść identyczną procedurę jak przy dodawaniu nowych profili, z tą różnicą, że w kroku 3 instrukcji importu umieszczonej powyżej (Krok wybóru sposobu importu), wybierasz aktualizację istniejących profili.

Jeśli jednocześnie chcesz utworzyć kilka nowych profili oraz zaktualizować już istniejące, musisz przeprowadzić procedurę dwukrotnie – raz, by profile zaktualizować a nastepnie by dodać nowe.

PoradaW takiej sytuacji zalecamy najpierw aktualizację istniejących danych, a następnie uzupełnienie tego samego pliku excel o dane nowych pracowników i import pliku. Jeśli chcesz:

• zaktualizować dane pojedynczego pracownika
• przeprowadzić edycje profilu ręcznie w zakresie danych których nie da się zaimportować.

Tu znajdziesz instrukcję aktualizacji pojedynczego profilu.