Jak zaimportować listę pracowników

103 views 2022-08-02 2

Możesz w prosty sposób zaimportować listę pracowników bezpośrednio z pliku.
Automatycznie utworzy się lista stanowisk, działów i oddziałów oraz relacje przełożony-podwładny.

———————————————————————————————————————–
Pobierz szablon do importu listy pracowników – kliknij tutaj
———————————————————————————————————————–

Zasady importu
  • Lista pracowników musi być utworzona zgodnie z szablonem dostępnym do pobrania powyżej.
  • W zależności od wybranej opcji można importować nowych pracowników lub aktualizować dane w istniejących rekordach pracowników.
  • Na podstawie danych z pliku tworzą się automatycznie również: oddział, dział, stanowisko, relacja przełożony-podwładny.
  • Każdy importowany pracownik zostanie dodany ze statusem aktywności: aktywny i statusem zatrudnienia: zatrudniony.
  • Pracownikom dodawanym w imporcie możesz wysłać wiadomość powitalną (zaznaczając taką opcję). Możesz również zrobić to później, wybierając taką opcję z menu wierszowego, na liście pracowników w zakładce Pracownicy.

Krok 1

Przygotuj plik z danymi importowanych pracowników, korzystając z szablonu.

Opis formatu danych w kolumnach w pliku szablonu (*pola obowiązkowe)
  • *Login
  • ID – dowolny ciąg znakowo-liczbowy.
  • Type ID – wpisz w komórkę nazwę: ID [funkcja nie jest już rozszerzana o kolejne typy].
  • *Imię
  • *Nazwisko
  • Sex – płeć; wskaż płeć pracownika wybierając spośród dostępnych parametrów: male, female, bi_gender, female_to_male, non_binary, male_to_female, trans_female or trans_male.
  • Job position – stanowisko pracy; wprowadź nazwę stanowiska, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do stanowiska.
  • Department – dział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do działu.
  • Parent Department – wprowadź nazwę działu, który ma być nadrzędny w stosunku do działu z kolumny „Department”.
  • *Branch – oddział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do oddziału. Każdy oddział musi mieć określoną strefę czasową i kraj.
  • Timezone – strefa czasowa; listę dostępnych stref czasowych znajdziesz tutaj.
  • *Country – kraj.
  • Organization – nazwa firmy.
  • Manager – bezpośredni przełożony; należy wprowadzić adres e-mail przełożonego, podczas importu zostanie wyszukany użytkownik z takim adresem i przypisany jako Przełożony do tego pracownika. Jeśli taki użytkownik nie zostanie znaleziony, rekord pracownika zostanie zaimportowany.
  • *E-mail – należy wprowadzić unikalny adres e-mail, system nie zaimportuje rekordu ze zdublowanym adresem e-mail.
  • Mobile phone – numer telefonu komórkowego.
  • Phone – numer telefonu stacjonarnego.
  • Types of employment – forma zatrudnienia.
  • Date of employement – data zatrudnienia; system akceptuje format DD-MM-YYYY. Inny format daty spowoduje nie zaimportowanie tej informacji (rekord pracownika zostanie zaimportowany).
  • Birthday – data urodzin; akceptowalny format daty to DD-MM-YYYY. Inny format daty spowoduje nie zaimportowanie tej informacji (rekord pracownika zostanie zaimportowany). Informacja w systemie jest później wyświetlana tylko jako DD-MM. Istnieje możliwość wyłączenia prezentacji tej informacji w całym systemie, dla wszystkich użytkowników w zakładce Ustawienia > Parametry > Pracownicy > Podstawowe.
  • Language interface – wpisz frazę pl_PL , en_EN aby ustawić odpowiednią wersję językową interfejsu dla pracownika.
Obsługiwane formaty pliku z listą pracowników
  • CSV,
  • XLS,
  • XLSX.

Krok 2

Przejdź do zakładki Pracownicy i wybierz przycisk Dodaj pracownika > Importuj z pliku. 

Dzięki temu przejdziesz do mechanizmu zbiorczego importu pracowników.

Krok 3

Wybierz czy import ma dodać nowych pracowników, czy też zaktualizować tych już istniejących i kliknij Dalej.

Krok 4

Wybierz z dysku plik do importu przygotowany w kroku pierwszym i przejdź Dalej.

Krok 5

System pokaże podsumowanie z informacją o dostępnej puli użytkowników oraz liczbie pracowników zidentyfikowanych w pliku. Na tym etapie należy:

  • przyporządkować dane – wskazać dla nazwy pola opisowego odpowiednią nazwę kolumny z pliku.
  • nadać uprawnienia – wybrać dla wszystkich importowanych pracowników jedną grupę uprawnień.
  • wybrać ścieżkę onboardingową (opcjonalnie) – możliwość dostępna po zakupie modułu Onboarding.
  • wysłać wiadomość powitalną (opcjonalnie).

Po uzupełnieniu danych kliknij w przycisk „Importuj pracowników”

Krok 6

Gotowe, system wykonał import pracowników! Raport importu wyświetli komunikat:

  • ile rekordów zostało zaimportowanych,
  • ile rekordów i nr rekordów niezaimportowanych z podaniem przyczyny błędu.

W tym miejscu możesz przejść do Listy pracowników lub Zaimportować nowy plik.

Czy artykuł był pomocny?