Za pomocą importu pliku XLS, CSV, XLSX możesz: 

• zaimportować zbiorczo nowych pracowników (utworzyć profile nowych pracowników i wgrać ich dane),
• zaktualizować dane w istniejących rekordach pracowników,
• zbiorczo zmienić status zatrudnienia pracowników z Zatrudniony na Zwolniony/Odszedł/Wygaśnięcie umowy.

Zasady importu

• Lista pracowników musi być utworzona zgodnie z szablonem importu listy pracowników dostępnym do pobrania poniżej. (Jeśli dysponujesz plikami danych pracowników pobranymi z innych systemów (np. z systemu kadrowego) musisz skopiować dane do szablonu importu listy pracowników tomHRM).
• Na podstawie danych z pliku tworzą się automatycznie również: oddział, dział, stanowisko, relacja przełożony-podwładny.
• Każdy importowany pracownik zostanie dodany ze statusem aktywności: aktywny i statusem zatrudnienia: zatrudniony. Tu znajdziesz więcej o statusach aktywności. 
• Pracownikom dodawanym w imporcie możesz wysłać wiadomość powitalną (zaznaczając taką opcję). Możesz również zrobić to później. Tu znajdziesz więcej o tym, jak dodać wiadomość powitalną i jak ona działa.

Jak przeprowadzić import pracowników

Krok 1
Przygotowanie pliku do importu

Pobierz poniższy szablon i otwórz go na swoim komputerze.

———————————————————————————————————————–
Szablon do importu listy pracowników → Pobierz szablon———————————————————————————————————————–

W nim lub na jego podstawie (kopiując plik), przygotuj dane importowanych pracowników. Zrobisz to, wypełniając odpowiednio pola w kolumnach formularza. 

Opis formatu danych w kolumnach w pliku szablonu (*oznaczono pola obowiązkowe)

• *Login – może nim być adres e-mail lub dowolna nazwa użytkownika, której będzie używał przy logowaniu.
• ID – dowolny ciąg znakowo-liczbowy.
• Type ID – wpisz w komórkę nazwę: ID [funkcja nie jest już rozszerzana o kolejne typy].
• *Imię.
• *Nazwisko.
• Sex – płeć; wskaż płeć pracownika, wybierając spośród dostępnych parametrów: male, female, bi_gender, female_to_male, non_binary, male_to_female, trans_female, trans_male.
• Job position – stanowisko pracy; wprowadź nazwę stanowiska, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do stanowiska.
• Department – dział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do działu.
• Parent Department – wprowadź nazwę działu, który ma być nadrzędny w stosunku do działu z kolumny “Department”. Wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do działu.
• *Branch – oddział; wprowadź nazwę, a system automatycznie stworzy taki rekord, przypisując pracownika do oddziału. Każdy oddział musi mieć określoną strefę czasową i kraj.
• *Timezone – strefa czasowa; listę dostępnych stref czasowych znajdziesz tutaj.
• *Country – kraj.
• Organization – nazwa firmy.
• Manager – bezpośredni przełożony; należy wprowadzić adres e-mail przełożonego, podczas importu zostanie wyszukany użytkownik z takim adresem i przypisany jako Przełożony do tego pracownika. Jeśli system nie znajdzie takiego użytkownika, to mimo to rekord pracownika zostanie zaimportowany, ale nie będzie on miał przełożonego.
• *E-mail – należy wprowadzić unikalny adres e-mail, jeśli system wykryje zdublowany adres e-mail (przypisanie do dwóch pracowników tego samego adresu email lub powtórzenie tego samego pracownika w dwóch wierszach), to nie zaimportuje danych i zwróci błąd. 
• Mobile phone – numer telefonu komórkowego.
• Phone 1 – numer telefonu stacjonarnego (można wpisać również numer telefonu komórkowego).
• Phone 2 – drugi numer telefonu stacjonarnego (można wpisać również numer telefonu komórkowego).
• Types of employment – forma zatrudnienia.
• Date of employement – data zatrudnienia; system akceptuje format YYYY-MM-DD. Wprowadzenie daty w innym formacie sprawi, że system pominie tę informację (choć sam rekord pracownika i jego pozostałe dane zostaną zaimportowane). Typ danych w Excel → Tekstowe. 
• Birthday – data urodzin; akceptowalny format daty to YYYY-MM-DD. Wprowadzenie daty w innym formacie sprawi, że system pominie tę informację (choć sam rekord pracownika i jego pozostałe dane zostaną zaimportowane). Informacja w systemie jest później wyświetlana tylko jako DD-MM. Typ danych w Excel → Tekstowe.  Istnieje możliwość wyłączenia prezentacji tej informacji w całym systemie, dla wszystkich użytkowników w zakładce Ustawienia > Parametry > Pracownicy > Podstawowe.
• *Language interface – wpisz frazę pl_PL , en_EN aby ustawić odpowiednią wersję językową interfejsu dla pracownika. Pracownik może później zmienić sobie wersję językową na tę, którą preferuje. 
• Responsibility – treść pola Zakres obowiązków widocznego w profilu pracownika. 

Obsługiwane formaty pliku z listą pracowników

• CSV
• XLS
• XLSX

Po uzupełnieniu pól sprawdź, czy wszystkie pola obowiązkowe (login, imię, nazwisko, oddział, jego strefa czasowa i kraj, email pracownika oraz wersja językowa jego interfejsu są wypełnione i zapisz plik na dysku. 

Krok 2

Przejdź do zakładki Pracownicy i wybierz przycisk Dodaj pracownika > Importuj zbiorczo z pliku.

Dzięki temu przejdziesz do mechanizmu zbiorczego importu pracowników.

Krok 3

Wybierz czy import ma dodać nowych pracowników, czy też zaktualizować tych już istniejących i kliknij Dalej.

Krok 4

Wybierz z dysku przygotowany przez Ciebie plik do importu  i przejdź Dalej.

Krok 5

System pokaże podsumowanie z informacją o dostępnej puli użytkowników oraz liczbie pracowników zidentyfikowanych w pliku.

Jeśli wybrana została aktualizacja danych pracowników, należy wybrać metodę identyfikacji pracownika. Do wyboru jest: 

• adres e-mail 
• identyfikator (ID) 

Na tym etapie należy:

• przyporządkować dane – sprawdź czy nazwy kolumn (odczytane z pliku) dopasowały się do odpowiednich pól w profilach. Jeśli nie, to wskazaż dla nazwy pola opisowego odpowiednią nazwę kolumny z pliku.

Jeśli w kroku 3 wybrany został import nowych pracowników, to należy również:

• nadać uprawnienia – wybrać dla wszystkich importowanych pracowników jedną grupę uprawnień. Jest to krok konieczny. Grupę uprawnień będzie można potem zmienić u wybranych pracowników. 
• zdecydować czy wpisać pracowników na ścieżkę onboardingową (opcjonalnie) – możliwość dostępna po zakupie modułu Onboarding. Aby wpisanie pracowników na ścieżkę onboardigową było możliwe, ścieżka musi zostać uprzednio stworzona w systemie i opublikowana. 
• zdecydować, czy wysłać wiadomość powitalną (opcjonalnie).

Po uzupełnieniu danych kliknij w przycisk “Importuj pracowników”.

Krok 6

Gotowe, system wykonał import pracowników!
Jeśli wszystkie dane są poprawne, system wprowadził komplet informacji i pokaże komunikat, ile rekordów zaimportował. W tym miejscu możesz też przejść do Listy pracowników lub Zaimportować nowy plik.

1. Sprawdź wszystkie wskazane wiersze w Twoim pliku,
2. Wprowadź poprawne dane i zapisz plik na Twoim komputerze, 
3. Skorzystaj z opcji Zaimportuj nowy plik na dole podsumowania. Kliknięcie w przycisk przeniesie Cię z powrotem do kroku 3 tej instrukcji.

Sprawdź również naszą instrukcję video: 

Jak zaimportować dane do pól własnych (dodatkowych) w profilach pracowników?

Jeśli chcesz umieszczać dodatkowe dane w profilach pracowników, korzystając z funkcjonalności “Pola własne”, możesz również w łatwy sposób zaimportować zbiorczo wszystkie dane do tych pól lub zaktualizować profile pracowników o nowe dane.

Przeczytaj jak utworzyć pola własne w profilach pracowników.

Krok 1

W pliku do importu danych, który omawiany jest powyżej w instrukcji, dodaj na końcu nową kolumnę. Jedną dla każdego pola własnego. Nadaj jej nazwę odpowiadającą nazwie pola w systemie. Nazwa ta nie musi być identyczna z nazwą pola, ale powinna w jasny sposób umożliwiać identyfikację danych.

Uzupełnij w kolumnie dane pracowników i zapisz plik. Jeśli pole własne jest polem wielokrotnego wyboru, poszczególne dane oddziel w wierszu średnikiem (“;”).

Przejdź do zakładki Pracownicy i postępuj zgodnie z instrukcją importu pracowników opisaną powyżej w Krokach 3-5, które w systemie oznaczone są jako kroki 1-3.

Krok 3
W kroku 5 tej instrukcji (i kroku 3 w systemie) przejdź na dół listy do nagłówka Pola własne. Zwróć szczególną uwagę na to, czy dane są odpowiednio przyporządkowane. Przy każdej nazwie pola własnego z systemu wybierz z listy rozwijanej odpowiednią nazwę kolumny z pliku.

Każde pole własne jest oznaczone dodmetry > Pracownicy > Pola własne [/sc]. ID pola wykorzystywane jest w API tomHRM podczas integracji z zewnętrznymi systemami

atkowo numerem ID, tym samym, którym jest oznaczone w   Ustawienia > Para

Po uzupełnieniu danych kliknij w przycisk “Importuj pracowników”.

Jak zaktualizować dane w profilach pracowników?

Jeśli chcesz dokonać aktualizacji zbiorczej w profilu pracowników wykorzystując import excel musisz przejść identyczną procedurę jak przy dodawaniu nowych profili, z tą różnicą, że w kroku 3 instrukcji importu umieszczonej powyżej (Krok wybóru sposobu importu), wybierasz aktualizację istniejących profili. 

Jeśli jednocześnie chcesz utworzyć kilka nowych profili oraz zaktualizować już istniejące, musisz przeprowadzić procedurę dwukrotnie – raz, by profile zaktualizować a nastepnie by dodać nowe. 

Jeśli chcesz:

• zaktualizować dane pojedynczego pracownika 
• przeprowadzić edycje profilu ręcznie w zakresie danych których nie da się zaimportować. 

Tu znajdziesz instrukcję aktualizacji pojedynczego profilu.