tomHRM to jeden ekosystem HR, w którym moduły dzielą się danymi i wzajemnie się uzupełniają. Dzięki temu pracownicy, menedżerowie i dział HR wykonują mniej pracy ręcznej, a dane wprowadzone raz służą w wielu miejscach.
Ten przewodnik pokazuje, jak poszczególne obszary systemu łączą się w spójne procesy — od rekrutacji po codzienną pracę zespołu.
Spis treści
- Co stanowi fundament systemu
- Zarządzanie czasem pracy — jeden spójny obraz
- Rozwój pracownika — od oceny do szkolenia
- Od kandydata do pracownika — rekrutacja i wdrożenie
- Dokumenty, umowy i faktury
- Komunikacja wewnętrzna i wnioski
- Logistyka — sale, zasoby i delegacje
- Bezpieczeństwo dostępu
- Najczęstsze scenariusze — jak to się składa w całość
Co stanowi fundament systemu
Trzy moduły tworzą fundament, na którym opierają się wszystkie pozostałe: Baza pracowników, Kartoteka pracowników i Struktura organizacyjna. Dane z tych trzech miejsc są wykorzystywane w całym systemie — wprowadzasz je raz, a pojawiają się wszędzie tam, gdzie są potrzebne.
Baza pracowników — kto jest kim w firmie
Tu znajdziesz profile wszystkich pracowników: imię, nazwisko, stanowisko, zdjęcie, dane kontaktowe oraz — co bardzo istotne — relację przełożony–podwładny. Ta relacja nie jest tylko informacją na papierze. System wykorzystuje ją automatycznie do:
- kierowania wniosków urlopowych do właściwego menedżera,
- nadawania przełożonym widoku zespołu w grafikach, ewidencji czasu pracy i ankietach,
- ustawiania ścieżek akceptacji dla wniosków firmowych, faktur i delegacji,
- udostępniania przełożonemu historii feedbacku i spotkań 1:1 z podwładnymi.
Gdy zmienisz przełożonego w profilu pracownika, wszystkie obiegi akceptacji w całym systemie automatycznie dostosują się do nowej struktury.
Kartoteka pracowników — szczegółowe informacje o zatrudnieniu
Kartoteka rozszerza podstawowe profile o dane kadrowe: umowy, certyfikaty, dokumenty, profil kompetencyjny, domyślny grafik tygodniowy, pola własne. W profilu pracownika znajdziesz też zakładki pokazujące dane z innych modułów — nieobecności, szkolenia, ankiety, feedback, onboarding, przynależność do zespołów.
To oznacza, że profil pracownika jest jednym miejscem, w którym widzisz wszystko o zatrudnieniu danej osoby, bez konieczności przechodzenia między modułami.
Kartoteka wspiera też import i synchronizację z LDAP, Azure i Google — nowi pracownicy mogą być automatycznie dodawani do systemu i od razu przypisywani do ścieżki wdrożeniowej.
Struktura organizacyjna — kontekst firmy
Struktura organizacyjna odwzorowuje firmę: działy, oddziały (lokalizacje), zespoły, marki oraz centra kosztów (MPK). Ta informacja jest wykorzystywana w wielu miejscach:
- Raporty i filtrowanie w urlopach, ewidencji czasu pracy, szkoleniach i rekrutacjach,
- Budżety i limity — np. limity urlopowe różne dla różnych działów, budżety szkoleniowe per dział,
- Rozliczenia kosztów — faktury i delegacje rozbijane na centra kosztów,
- Uprawnienia — dokumenty dostępne dla konkretnych działów, oddziałów lub zespołów,
- Konfiguracja grafików — dni wolne, godziny otwarcia i reguły poprawności ustawiane per oddział,
- Rozmieszczenie majątku — zasoby firmowe przypisane do oddziałów i działów.
Zarządzanie czasem pracy
Cztery moduły — Urlopy, Grafiki, Ewidencja czasu pracy i Delegacje PRO — tworzą razem spójny obraz tego, kiedy pracownicy pracują, kiedy mają wolne i ile czasu faktycznie przepracowali.
Urlopy i grafiki
Gdy pracownik składa wniosek urlopowy, system od razu wie, czy wnioskowane dni są dniami pracującymi (na podstawie profilu oddziału w grafikach) i jaki jest oczekiwany wymiar pracy. Z drugiej strony planiści widzą nieobecności bezpośrednio w kalendarzu grafiku — nie zaplanują kogoś, kto jest na urlopie, bo system pokaże to od razu.
Ewidencja czasu pracy a grafiki
Ewidencja korzysta z grafiku, żeby:
- obliczać bilans dzienny (nadgodziny lub niedopracowania względem planu),
- automatycznie podpowiadać godziny przy rejestracji clock-in/out w trybie „przedział godzinowy wg grafiku”,
- stosować reguły poprawności zdefiniowane w profilu grafiku.
Dzięki temu raport realizacji planu pracy pokazuje różnicę między tym, co było zaplanowane, a tym, co faktycznie się wydarzyło — w przekroju per oddział, zespół lub pracownik.
Czas wolny za nadgodziny — przykład współpracy modułów
To najczęściej doceniany scenariusz. Pracownik pracujący w nadgodzinach rejestruje je w Ewidencji. Gdy chce odebrać wolne, składa wniosek w Urlopach — system automatycznie sprawdza, ile nadgodzin jest dostępnych. Po akceptacji wniosku urlopowego, odpowiadający wniosek o nadgodziny w Ewidencji jest automatycznie oznaczany jako rozliczony. Pracownik i dział kadr nie muszą ręcznie synchronizować tych informacji.
Delegacje — dwa obiegi, jedna sprawa
Delegacja jest jednym z typów wniosków w Urlopach — ma własną ścieżkę akceptacji. Po jej zatwierdzeniu moduł Delegacje PRO umożliwia szczegółowe rozliczenie kosztów: diety, noclegi, kilometrówka, zaliczki. Rozliczenie kosztów ma osobny obieg akceptacji, bo zatwierdza je zwykle inna osoba niż wyjazd służbowy.
Rozwój pracownika
Moduły Oceny pracownicze, Szkolenia, Instant Feedback i Spotkania 1 na 1 wspierają rozwój kompetencji. Ich współpraca opiera się na współdzielonym katalogu kompetencji.
Wspólny język kompetencji
Kompetencje i zachowania definiujesz raz — w jednym katalogu. Ten sam katalog jest używany:
- w profilach stanowisk w Kartotece (jakie kompetencje są wymagane na danym stanowisku),
- w badaniach oceny (90°, 180°, 360°),
- w projektach rekrutacyjnych (jakie kompetencje oceniamy u kandydatów),
- w zgłoszeniach potrzeb szkoleniowych.
Dzięki temu wyniki ocen można porównywać z profilem stanowiska, identyfikować luki kompetencyjne i kierować te informacje do planu szkoleniowego.
Od oceny do szkolenia
Gdy ocena pokaże, że pracownik ma lukę w konkretnej kompetencji, zgłoszenie potrzeby szkoleniowej w module Szkolenia może wskazać dokładnie tę samą kompetencję z katalogu. Po ukończeniu szkolenia system generuje certyfikat, który trafia automatycznie do zakładki certyfikatów w profilu pracownika — razem z datą ważności i powiadomieniami o wygasaniu.
Wyniki oceny mogą też automatycznie aktualizować profil kompetencyjny pracownika w Kartotece, dzięki czemu zawsze widać aktualny poziom kompetencji.
Instant Feedback i spotkania 1:1
Instant Feedback umożliwia spontaniczne przekazywanie informacji zwrotnych. Historia feedbacku jest widoczna w profilu pracownika i dostępna dla jego przełożonego.
Spotkania 1 na 1 pozwalają przełożonemu regularnie spotykać się z członkami zespołu. System sprawdza kolizje z kalendarzem, nieobecnościami i grafikiem, a przełożony ma widok spotkań wszystkich swoich podwładnych.
Od kandydata do pracownika
Ścieżka osoby dołączającej do firmy przebiega przez trzy moduły: ATS (Rekrutacje), Baza pracowników i Onboarding — z opcjonalnym wsparciem Ankiet i Intranetu.
Proces rekrutacji
W ATS tworzysz projekt rekrutacyjny, który dziedziczy stanowisko, dział i lokalizację ze Struktury organizacyjnej. Wymagane kompetencje pochodzą ze współdzielonego katalogu — te same, których używa moduł Ocen.
Do kandydatów możesz automatycznie wysyłać ankiety rekrutacyjne na wybranych etapach procesu. Wyniki ankiet są widoczne bezpośrednio na profilu kandydata, bez potrzeby przełączania modułów.
Tworzenie pracownika z kandydata
Gdy rekrutacja kończy się sukcesem, profil kandydata może zostać przekształcony w profil pracownika jednym kliknięciem. Dane kontaktowe, oceny kompetencji i dokumenty (CV, referencje) przenoszą się automatycznie do Bazy pracowników. System zachowuje powiązanie między kandydatem a pracownikiem — historia rekrutacji pozostaje dostępna.
Onboarding — pierwsze tygodnie
Nowy pracownik trafia na ścieżkę onboardingową — przypisaną automatycznie (np. przy synchronizacji z Azure lub Google) albo ręcznie. Ścieżka składa się z kroków, które mogą być różnych typów:
- Szkolenie z modułu Szkolenia (ukończenie szkolenia zalicza krok),
- Ankieta z modułu Ankiety (np. ankieta powitalna lub test bezpieczeństwa),
- Strona z treścią z Intranetu (materiały informacyjne, polityki, procedury),
- Zadanie do wykonania, spotkanie, dokument do podpisania.
Dzięki temu onboarding nie jest osobnym procesem — wykorzystuje zasoby, które już są w systemie. Postęp wdrożenia widać w zakładce w profilu pracownika.
Dokumenty, umowy i faktury
Dokumenty jako wspólna baza plików
Moduł Dokumenty działa jak wspólna biblioteka plików dla całego systemu. Te same mechanizmy przechowywania i uprawnień są wykorzystywane w:
- Kartotece pracowników (dokumenty w profilu, skany umów),
- Szkoleniach (materiały szkoleniowe),
- Rekrutacjach (CV i dokumenty kandydatów),
- Fakturach (skany faktur kosztowych),
- Wnioskach firmowych (załączniki).
Uprawnienia do dokumentów mogą być granularnie ustawiane według działów, oddziałów, stanowisk lub zespołów — tak, jak zdefiniowano to w Strukturze organizacyjnej.
Umowy firmowe i faktury kosztowe
Umowy firmowe to rejestr kontraktów z kontrahentami — z powiadomieniami o terminach, przypisaniem do działu i centrum kosztów, powiązaniem z konkretną organizacją w grupie kapitałowej.
Faktury kosztowe mogą być powiązane z umową (żeby śledzić realizację kontraktu kosztowo) oraz rozbijane na centra kosztów i oddziały. Faktura może być też powiązana z projektem z Ewidencji czasu pracy, co umożliwia pełne raportowanie kosztów projektowych — zarówno praca zespołu, jak i wydatki zewnętrzne.
Moduł Faktur wspiera też integrację z KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Komunikacja wewnętrzna
Intranet — centrum informacji
Intranet zawiera aktualności firmowe, bazę wiedzy, strony z treścią i bank pomysłów. Strony z treścią mogą być też krokami ścieżek onboardingowych — nowi pracownicy otrzymują dostęp do materiałów według harmonogramu, a nie wszystkich naraz.
Ankiety — uniwersalne narzędzie opinii
Ankiety to elastyczny moduł używany w wielu kontekstach:
- ankiety pracownicze (zaangażowanie, NPS, satysfakcja),
- ewaluacja poszkoleniowa — automatyczne zbieranie opinii od uczestników szkolenia,
- ankiety rekrutacyjne dla kandydatów,
- ankiety onboardingowe jako kroki wdrożenia (np. check-in po 30 dniach),
- quizy i testy wiedzy.
Jeden moduł, wiele zastosowań — zamiast oddzielnych narzędzi do każdego typu ankiety.
Wnioski firmowe — konfigurowalne formularze
Wnioski to uniwersalne narzędzie do obiegów akceptacji dla wszystkiego, co nie jest urlopem ani fakturą: wnioski o sprzęt, o podwyżkę, o szkolenie, o dostęp, o zakup. Każdy typ wniosku możesz skonfigurować samodzielnie:
- Do kogo trafia wniosek? — ścieżka akceptacji opiera się na hierarchii przełożonych i działów.
- Kto może złożyć wniosek? — dostępność formularza można ograniczyć do konkretnego działu, oddziału, stanowiska, formy zatrudnienia.
- Jakie pola zawiera? — budujesz formularz z własnych pól.
- Jakie załączniki? — wykorzystując wspólną bazę plików Dokumentów.
Logistyka
Blok logistyczny obejmuje zarządzanie fizycznymi zasobami firmy: salami, sprzętem, materiałami oraz delegacjami.
Rezerwacje sal
Moduł Rezerwacje sal zawiera katalog sal firmowych z kalendarzem dostępności. Piętra i lokalizacje sal są powiązane ze Strukturą organizacyjną — harmonogram domyślnie filtruje do oddziału zalogowanego użytkownika.
Najważniejsze powiązanie: rezerwacja sali może być przypięta do szkolenia. Tworząc wydarzenie szkoleniowe, wskazujesz salę — rezerwacja powstaje automatycznie i jest widoczna zarówno w harmonogramie sal, jak i w karcie szkolenia.
Zasoby — ewidencja majątku i przypisania do pracowników
Moduł Zasoby służy do ewidencji i zarządzania majątkiem firmowym: sprzętem komputerowym, telefonami, samochodami, kluczami, kartami dostępu, odzieżą roboczą, materiałami biurowymi. System obsługuje zarówno egzemplarze konkretne (laptop o numerze seryjnym X), jak i zasoby ilościowe (np. 20 sztuk rękawic roboczych w magazynie).
Kluczowe powiązania z innymi modułami:
- Przypisanie do pracownika — zasób wydajesz pracownikowi z Bazy pracowników. Operację wykonasz zarówno z poziomu karty zasobu („komu wydać”), jak i z poziomu profilu pracownika („jakie sprzęty ma ta osoba”). System prowadzi pełną historię przypisań — kto, kiedy otrzymał i zwrócił dany zasób.
- Protokół przekazania — system automatycznie generuje PDF z protokołem przekazania, uzupełniony danymi pracownika z Bazy (imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe). Pracownik podpisuje protokół, a dokument trafia do akt.
- Rozmieszczenie w strukturze — zasoby przypisujesz do oddziałów i działów ze Struktury organizacyjnej. Dzięki temu zawsze wiesz, jaki majątek znajduje się w danej lokalizacji i który dział z niego korzysta.
Dzięki integracji z Bazą pracowników i Strukturą organizacyjną, zwrot sprzętu przy odejściu pracownika staje się prostą procedurą — w profilu odchodzącej osoby widzisz listę wszystkich wydanych zasobów, które trzeba odebrać.
Delegacje
Opisane wyżej w sekcji o czasie pracy — delegacje łączą Urlopy (wniosek i akceptacja wyjazdu) z Delegacjami PRO (rozliczenie kosztów) w ramach dwóch niezależnych, ale powiązanych ze sobą procesów.
Bezpieczeństwo dostępu
Enterprise Security
Moduł Enterprise Security dodaje rozszerzone zabezpieczenia dla firm wymagających wyższego poziomu kontroli:
- Polityka haseł — własne reguły złożoności i rotacji,
- 2FA — dwuskładnikowe uwierzytelnianie,
- Kontrola IP — ograniczenie logowania do określonych adresów, z wykluczeniami dla wybranych grup użytkowników,
- Rozszerzony audyt — szczegółowy log operacji w systemie,
- Masowe wylogowanie — natychmiastowe zamknięcie wszystkich sesji (np. w sytuacji awaryjnej).
Emailess — dostęp bez e-maila
Emailess rozwiązuje problem pracowników produkcyjnych, magazynowych lub terenowych, którzy nie mają służbowego e-maila. Zamiast resetu hasła przez e-mail, dział kadr generuje kody jednorazowe. Zakres pracowników objętych tym mechanizmem można precyzyjnie ograniczyć — według działu, oddziału, formy zatrudnienia czy grupy użytkowników.
Najczęstsze scenariusze
Poniżej kilka przykładów pokazujących, jak współpraca modułów wygląda w codziennej pracy.
Scenariusz 1: Zatrudnienie nowego pracownika
- Ogłaszasz rekrutację w ATS — stanowisko i dział pochodzą ze Struktury organizacyjnej.
- Na kolejnych etapach kandydaci otrzymują ankiety rekrutacyjne z modułu Ankiety.
- Po wyborze kandydata przekształcasz go w pracownika — dane lądują w Bazie pracowników, a dokumenty w Kartotece.
- Pracownik automatycznie trafia na ścieżkę Onboardingu z materiałami z Intranetu, szkoleniami wprowadzającymi z Szkoleń i ankietą powitalną.
- W module Zasoby przydzielasz nowemu pracownikowi sprzęt — laptop, telefon, kartę dostępu. System generuje protokoły przekazania z jego danymi.
- Profil kompetencyjny pracownika inicjalizuje się na podstawie ocen z etapu rekrutacyjnego.
- Przełożony otrzymuje w Bazie pracowników nowego podwładnego — wszystkie obiegi akceptacji (urlopy, wnioski) są już skonfigurowane.
Scenariusz 2: Planowanie i rozliczenie pracy zespołu
- Planista tworzy grafik na miesiąc — widzi urlopy i inne nieobecności z modułu Urlopy bezpośrednio w kalendarzu.
- Pracownicy rejestrują czas w Ewidencji — system porównuje ich czas z zaplanowanym grafikiem.
- Pracownik, który pracował w nadgodzinach, składa w Urlopach wniosek o czas wolny — system automatycznie sprawdza dostępne nadgodziny i po akceptacji oznacza je jako rozliczone.
- Raport realizacji planu pracy pokazuje, jak plan miał się do rzeczywistości — per oddział, zespół, pracownik.
Scenariusz 3: Rozwój pracownika
- Pracownik przechodzi ocenę 360° — wyniki pokazują luki kompetencyjne względem profilu stanowiska.
- System sugeruje szkolenia powiązane z brakującymi kompetencjami.
- Pracownik uczestniczy w szkoleniu — sala jest zarezerwowana automatycznie poprzez moduł Rezerwacje.
- Po szkoleniu otrzymuje ankietę ewaluacyjną (moduł Ankiety).
- Generuje się certyfikat, który trafia do profilu pracownika z datą ważności i powiadomieniem o wygasaniu.
- Profil kompetencyjny pracownika w Kartotece aktualizuje się.
Scenariusz 4: Faktura kosztowa projektu
- Otrzymujesz fakturę — rejestrujesz ją w module Faktury kosztowe (lub trafia automatycznie przez KSeF).
- Powiązujesz ją z umową firmową z rejestru umów — widać wykorzystanie limitu.
- Rozbijasz pozycje faktury na centra kosztów i oddziały ze Struktury organizacyjnej.
- Powiązujesz z projektem z Ewidencji czasu pracy — projekt pokazuje teraz zarówno pracę zespołu, jak i zewnętrzne wydatki.
- Faktura trafia do akceptacji według skonfigurowanego obiegu.
Scenariusz 5: Delegacja służbowa
- Pracownik składa w Urlopach wniosek o delegację — wskazuje termin i miejsce.
- Przełożony akceptuje wyjazd.
- Po powrocie pracownik otwiera rozliczenie w Delegacjach PRO — wpisuje diety, noclegi, kilometrówkę, dołącza paragony z Dokumentów.
- Rozliczenie trafia na osobny obieg akceptacji — najczęściej do księgowości.
- Zatwierdzone koszty mogą zostać powiązane z projektem lub centrum kosztów.
Scenariusz 6: Odejście pracownika z firmy
- W Bazie pracowników zmieniasz status zatrudnienia na „w trakcie wypowiedzenia”.
- W profilu pracownika sprawdzasz zakładkę Zasoby — widzisz kompletną listę wydanego sprzętu: laptop, telefon, kluczyki, kartę dostępu, klucz do biurka.
- W module Zasoby rejestrujesz zwrot każdej pozycji — system generuje protokół zwrotu i aktualizuje stan magazynowy.
- Sprawdzasz zakładkę Certyfikaty w Kartotece — wiesz, jakie uprawnienia (BHP, uprawnienia SEP, prawa jazdy) wygasają z odejściem pracownika.
- W module Wnioski składasz wniosek o wyrejestrowanie dostępów IT, który trafia do odpowiednich osób według skonfigurowanego obiegu.
- Po wyłączeniu konta Enterprise Security automatycznie kończy wszystkie aktywne sesje pracownika.