Czym są Spotkania 1 na 1 w tomHRM

Moduł Spotkania 1 na 1 służy do planowania, prowadzenia i dokumentowania regularnych rozmów między przełożonym a pracownikiem (tzw. rozmów one‑on‑one). Pomaga utrzymać kontakt z zespołem, omawiać bieżące tematy, cele i rozwój pracowników, a także gromadzić notatki z rozmów w jednym miejscu — zamiast rozpraszać je po notatnikach i e‑mailach.

Każde spotkanie składa się z agendy (punktów do omówienia) i notatek spisanych w trakcie lub po rozmowie. Spotkanie zawsze odbywa się pomiędzy dwiema osobami — nie obsługuje grup.

Dla kogo jest ten moduł

Moduł działa w trzech perspektywach, zależnie od uprawnień nadanych grupie użytkowników.

Administrator modułu

Konfiguruje moduł dla całej organizacji: nadaje uprawnienia grupom, przygotowuje szablony agendy, zarządza szablonem e‑maila zaproszenia i integracjami z kalendarzami. Ma też dostęp do raportu spotkań wszystkich pracowników.

Przełożony (manager)

Planuje spotkania z członkami swojego zespołu, buduje agendę, prowadzi rozmowę i zapisuje notatki. Widzi zakładkę Pracownicy z przeglądem spotkań w swoim zespole oraz pełną historię rozmów z każdym podwładnym.

Pracownik

Widzi spotkania, na które został zaproszony — nadchodzące i archiwalne. Może przygotować się do spotkania przed startem, uczestniczyć w nim na ekranie Rozpocznij i zobaczyć notatki widoczne dla niego po zakończeniu.

Role w spotkaniu: organizator i gość

W obrębie pojedynczego spotkania rozróżniamy:

1. Organizator — osoba, która utworzyła spotkanie. To ona decyduje o terminie, agendzie i może edytować spotkanie przed jego rozpoczęciem.
2. Gość — osoba zaproszona na spotkanie. Otrzymuje e‑mail z zaproszeniem i link do rozmowy.

Najczęściej organizatorem jest przełożony, a gościem pracownik. Jeśli jednak pracownik ma w uprawnieniach możliwość tworzenia spotkań 1 na 1, może też sam zaprosić przełożonego lub innego współpracownika.

Statusy spotkania

Każde spotkanie znajduje się w jednym z trzech stanów:

Robocze

Spotkanie w przygotowaniu — organizator zapisał szkic, ale jeszcze go nie zaplanował. Gość nie dostał zaproszenia i nie widzi go w swoim widoku. Wygodne, gdy chcesz wcześniej zbudować agendę.

Zaplanowane

Spotkanie ma ustalony termin, zostało wysłane zaproszenie e‑mail do gościa, pojawia się u obu stron w zakładce Nadchodzące. Termin, agenda i szczegóły mogą być jeszcze zmieniane przez organizatora.

Zakończone

Rozmowa odbyła się i została zamknięta — przenosi się do Archiwum. Notatki pozostają dostępne do wglądu zgodnie z ustawieniami prywatności.

Co jest w module, a czego nie ma

Żeby uniknąć fałszywych oczekiwań — ważne informacje o zakresie funkcjonalnym:

Integracje

Kalendarz Google i Outlook

Jeśli w organizacji włączona jest integracja z kalendarzem Google lub Outlook, zaplanowane spotkanie 1 na 1 pojawia się automatycznie w kalendarzu organizatora i gościa. Domyślny czas trwania w kalendarzu to 1 godzina od ustawionego terminu.

E‑mail zaproszeniowy

Po utworzeniu zaplanowanego spotkania (a także po zmianie jego terminu) system wysyła gościowi automatyczny e‑mail z zaproszeniem. Treść e‑maila jest konfigurowalna przez administratora — patrz artykuł Konfiguracja modułu Spotkania 1 na 1 i uprawnienia.

Gdzie znajdę moduł w tomHRM

Moduł dostępny jest w lewym menu aplikacji pod nazwą Spotkania (w zależności od języka interfejsu również 1 on 1 Meetings). Zakładki w module:

1. Nadchodzące — wszystkie Twoje zaplanowane i robocze spotkania.
2. Archiwalne — spotkania zakończone.
3. Pracownicy — widoczna dla przełożonych i administratorów; przegląd spotkań w zespole.
4. Raport spotkań — widoczna dla administratorów z pełnym dostępem; zestawienie spotkań wybranego pracownika.

Zobacz też

Pozostałe artykuły serii:

1. Konfiguracja modułu Spotkania 1 na 1 i uprawnienia — dla administratora.
2. Szablony agendy spotkań 1 na 1 — dla administratora.
3. Planowanie spotkania 1 na 1 — dla przełożonego.
4. Prowadzenie spotkania i notatki — dla przełożonego i pracownika.
5. Historia, archiwum i raporty spotkań 1 na 1 — dla wszystkich.