Konfiguracja modułu Spotkania 1 na 1 — dla administratora
Artykuł opisuje kroki, które administrator tomHRM wykonuje jednorazowo, aby uruchomić moduł Spotkania 1 na 1 w organizacji: włączenie modułu, nadanie uprawnień grupom użytkowników, dostosowanie szablonu e‑maila zaproszenia oraz włączenie integracji z kalendarzami.
WSKAZÓWKAJeśli Twój zespół dopiero zaczyna pracę z modułem, zacznij od ogólnego wprowadzenia do modułu — poznasz terminologię, role i statusy spotkań, do których wracamy w tym artykule.Włączenie modułu w organizacji
Moduł Spotkania 1 na 1 jest dostępny w wybranych planach abonamentu tomHRM. Jeśli nie widzisz modułu w lewym menu, a chcesz go uruchomić — skontaktuj się z opiekunem klienta lub zespołem wsparcia tomHRM.
Po włączeniu modułu na poziomie organizacji, kolejnym krokiem jest nadanie uprawnień grupom użytkowników — moduł nie jest aktywny dla nikogo domyślnie.
Uprawnienia do modułu Spotkania 1 na 1
W tomHRM uprawnienia nadajesz grupie uprawnień, do której przypisani są użytkownicy. W module Spotkania 1 na 1 występują trzy poziomy dostępu:
Widzi swoje spotkania
Podstawowy poziom. Użytkownik widzi tylko te spotkania, w których sam uczestniczy — jako organizator lub gość. Nie może tworzyć nowych spotkań, ale może być zapraszany na rozmowy. W praktyce to minimum, które powinien mieć każdy pracownik, aby widzieć swoje spotkania 1 na 1.
Może planować spotkania
Pozwala użytkownikowi tworzyć nowe spotkania i zapraszać innych pracowników. Typowo nadajesz go przełożonym (managerom), żeby mogli umawiać rozmowy z członkami zespołu. Jeśli w organizacji obowiązuje kultura, w której pracownik może sam zainicjować rozmowę z przełożonym, ten poziom możesz nadać również pracownikom.
Pełny dostęp i raport spotkań
Najwyższy poziom — użytkownik widzi wszystkie spotkania w organizacji, ma dostęp do Raportu spotkań (zestawienie spotkań wybranego pracownika) oraz może zarządzać każdym spotkaniem niezależnie od tego, czy w nim uczestniczy. Nadawaj go ostrożnie — typowo otrzymuje go administrator modułu, HR Business Partner lub osoba odpowiedzialna za nadzór nad procesem 1 na 1.
Jak nadać uprawnienia grupie
- Przejdź do Ustawienia → Uprawnienia.
- Wybierz grupę uprawnień, którą chcesz edytować (np. Manager, Pracownik, HR).
- W sekcji Spotkania 1 na 1 zaznacz jeden z poziomów: widzi swoje / może planować / pełny dostęp.
- Zapisz zmiany.
- Zmiana obowiązuje od kolejnego zalogowania użytkownika (jeżeli był zalogowany, poproś go o wylogowanie i zalogowanie się ponownie).
Szablon e‑maila zaproszeniowego
Gdy organizator utworzy zaplanowane spotkanie (lub zmieni jego termin), tomHRM automatycznie wysyła gościowi e‑mail z zaproszeniem. Treść tej wiadomości jest edytowalna — możesz dopasować styl komunikacji do swojej organizacji.
Gdzie znaleźć szablon
Kod techniczny szablonu to invitation_for_1_1_meeting — jeśli wyszukujesz go po nazwie technicznej, użyj tego identyfikatora.
Dostępne tagi w treści e‑maila
W treści szablonu możesz używać poniższych tagów — zostaną zastąpione wartościami z konkretnego spotkania:
{{date_meeting}}— data i godzina spotkania.{{firstname_invite}}— imię gościa.{{lastname_invite}}— nazwisko gościa.{{link_1-1_meeting}}— bezpośredni link do spotkania w tomHRM.{{agenda}}— lista punktów agendy (tylko punkty oznaczone jako widoczne dla gościa, z pominięciem prywatnych).
Dobre praktyki
WSKAZÓWKAZadbaj o to, by w treści zaproszenia zawsze znajdował się link do spotkania ({{link_1-1_meeting}}). Dzięki temu gość jednym kliknięciem trafia do ekranu spotkania, zamiast szukać go w menu.
Język e‑maila dopasowuje się automatycznie do języka interfejsu użytkownika‑gościa — jeśli pracownik używa angielskiego, otrzyma wersję angielską szablonu (o ile w ustawieniach została zdefiniowana).
Integracja z kalendarzami
Po zaplanowaniu spotkania tomHRM potrafi automatycznie dodać je do kalendarza Google i Outlook zarówno organizatora, jak i gościa. Dzięki temu spotkanie pojawia się w natywnych kalendarzach bez dodatkowej akcji ze strony użytkownika.
Kalendarz Google
Włączasz integrację w ustawieniach organizacji, w sekcji poświęconej Google. Każdy użytkownik musi następnie autoryzować tomHRM w swoim kalendarzu Google (jednorazowo). Po autoryzacji spotkanie 1 na 1 trafia do kalendarza automatycznie przy planowaniu, aktualizacji i usunięciu.
Kalendarz Outlook / Microsoft 365
Analogicznie działa integracja z kalendarzem Outlook / Microsoft 365. Włączasz ją w ustawieniach organizacji, a użytkownicy autoryzują swoje konto. Dalej wszystko dzieje się automatycznie.
Co dalej
Po skonfigurowaniu uprawnień i e‑maila warto przygotować szablony agendy, dzięki którym managerowie nie będą musieli wpisywać tych samych punktów przy każdym spotkaniu. Patrz: Szablony agendy spotkań 1 na 1.