Planowanie spotkania 1 na 1 — dla przełożonego

Artykuł opisuje, jak manager planuje spotkanie 1 na 1 z członkiem swojego zespołu: od otwarcia formularza, przez budowę agendy, po wysłanie zaproszenia. Omówione są także kopiowanie poprzedniego spotkania, wykrywanie konfliktu terminów i edycja planowanego spotkania przed startem.

Otwarcie formularza nowego spotkania

1. W lewym menu przejdź do modułu Spotkania.
2. Otwórz zakładkę Nadchodzące.
3. Kliknij przycisk Zaplanuj — otworzy się formularz nowego spotkania.

Wypełnienie formularza krok po kroku

Z kim chcesz się spotkać

W polu wyboru pracownika zacznij wpisywać imię lub nazwisko — lista podpowiada pracowników, do których masz dostęp (swoich podwładnych oraz osoby z Twojego działu, jeśli jesteś menedżerem działu). Wybierz jedną osobę.

Data i godzina spotkania

Wybierz datę i godzinę spotkania.

Jeżeli wybrany dzień jest dniem wolnym w kalendarzu firmy (np. święto wpisane w ustawieniach dni wolnych), zobaczysz komunikat ostrzegawczy. Sprawdzenie dnia wolnego uruchamia się automatycznie po wybraniu daty.

Po zapisaniu daty system sprawdza również, czy w wybranym slocie nie występuje konflikt z innym spotkaniem — omówiony niżej.

Agenda spotkania

W sekcji Agenda spotkania dodajesz punkty, które chcesz omówić. Dla każdego punktu:

1. Wpisz treść punktu — krótkie zdanie lub pytanie, np. „Co w tym tygodniu szło dobrze, a co Cię frustrowało?”.
2. Jeśli chcesz, zaznacz opcję Tylko ja widzę ten punkt — punkt prywatny, widoczny wyłącznie dla Ciebie jako organizatora (nie zobaczy go gość ani nie pojawi się w e‑mailu zaproszeniowym).
3. Dodawaj kolejne punkty przyciskiem Dodaj punkt do rozmowy.

Załadowanie szablonu agendy

Zamiast wpisywać punkty ręcznie, możesz skorzystać z szablonu agendy przygotowanego przez administratora:

1. W polu Wybierz szablon agendy wybierz szablon z listy.
2. Kliknij przycisk Załaduj szablon.
3. Punkty z szablonu zostaną dodane do agendy — możesz je dowolnie edytować, usuwać lub dopisywać kolejne.

Szczegóły w osobnym artykule: Szablony agendy spotkań 1 na 1.

Notatki początkowe

Opcjonalnie możesz dodać notatkę startową — np. link do dokumentu, który chcesz wspólnie omówić, albo kontekst poprzedniej rozmowy. Notatki również mogą być prywatne (tylko Twoje) albo widoczne dla gościa.

Zapisanie szkicu vs zaplanowanie spotkania

Na końcu formularza masz do wyboru dwie akcje:

Zapisz roboczo

Spotkanie zapisuje się ze statusem Robocze. Gość nie dostaje zaproszenia, nie widzi spotkania, i nie trafia ono do kalendarza Google/Outlook. Ty widzisz je w zakładce Nadchodzące wśród szkiców.

Użyj tej opcji, jeśli chcesz wcześniej przygotować agendę, a datę i wysyłkę zaproszenia zostawiasz na później.

Utwórz spotkanie

Spotkanie zapisuje się ze statusem Zaplanowane:

1. Gość dostaje e‑mail z zaproszeniem (treść według szablonu skonfigurowanego przez administratora).
2. Spotkanie trafia do kalendarza organizatora i gościa (jeżeli integracja z Google/Outlook jest włączona i autoryzowana).
3. Pojawia się w zakładce Nadchodzące u obu stron.

Konflikt terminu

Podczas wybierania daty system sprawdza, czy Ty lub Twój gość macie już inne wydarzenia zaplanowane w tym samym czasie. Okno sprawdzania obejmuje 1 godzinę od wybranego terminu (to też domyślny czas trwania spotkania w kalendarzu).

Jeśli wykryje konflikt, zobaczysz komunikat z informacją, co dokładnie się nakłada (np. inne spotkanie 1 na 1, wydarzenie z kalendarza, absencja gościa).

Edycja spotkania przed startem

Dopóki spotkanie nie zostanie zakończone, możesz je edytować. Edytować może jednak wyłącznie organizator — osoba, która utworzyła spotkanie.

Co możesz zmienić

1. Termin (datę i godzinę).
2. Punkty agendy — dopisać, usunąć, zmienić kolejność, zmienić prywatność.
3. Notatki startowe.

Skutki zmiany terminu

Jeśli zmienisz datę lub godzinę zaplanowanego spotkania:

1. Do gościa wysyła się ponowny e‑mail z informacją o nowym terminie.
2. Wpis w kalendarzu Google/Outlook jest aktualizowany.

Edycja po stronie gościa

Kopiowanie poprzedniego spotkania

Funkcja Kopiuj spotkanie tworzy nowe spotkanie z tym samym gościem i punktami agendy z oryginału. Nowe spotkanie powstaje jako roboczy szkic — musisz uzupełnić datę i ponownie zaplanować.

Kopiowanie przyda się, gdy organizujesz regularne rozmowy z tą samą osobą — zamiast budować agendę od zera, kopiujesz poprzednie spotkanie i dostosowujesz punkty. Funkcja uruchamia się z listy spotkań albo z ekranu szczegółów poprzedniego spotkania.

Usunięcie lub zamknięcie spotkania

Z planowanego spotkania możesz wycofać się na dwa sposoby:

Zamknij

Zmienia status spotkania na Zakończone bez przechodzenia przez ekran Rozpocznij. Notatki i agenda zostają zapisane w archiwum.

Usuń

Usuwa spotkanie — znika z list. W systemie jest to soft delete, więc administrator z pełnym dostępem może nadal odwołać się do tego rekordu w raporcie (oznaczonego jako usunięty).

Co widzi gość po zaproszeniu

Po utworzeniu zaplanowanego spotkania gość:

1. Otrzymuje e‑mail zaproszeniowy z datą, Twoim imieniem i nazwiskiem, agendą (tylko widoczne punkty) oraz linkiem do spotkania w tomHRM.
2. Widzi spotkanie w swojej zakładce Nadchodzące.
3. Spotkanie pojawia się w jego kalendarzu Google/Outlook (jeśli ma skonfigurowaną integrację).

Szczegółowy opis tego, co dzieje się podczas samej rozmowy, znajdziesz w artykule Prowadzenie spotkania i notatki.

Zobacz też

1. Spotkania 1 na 1 — wprowadzenie do modułu
2. Szablony agendy spotkań 1 na 1
3. Prowadzenie spotkania i notatki
4. Historia, archiwum i raporty spotkań 1 na 1