Prowadzenie spotkania 1 na 1 i notatki

Artykuł opisuje, jak przebiega spotkanie 1 na 1 w tomHRM od momentu jego rozpoczęcia do zakończenia. Jest adresowany do obu uczestników: przełożonego (organizatora) i pracownika (gościa) — w odpowiednich miejscach wskazujemy, co robi każda ze stron.

Rozpoczęcie spotkania

Zaplanowane spotkanie pojawia się w zakładce Nadchodzące u obu stron. Żeby je rozpocząć:

1. Wejdź do modułu Spotkania → zakładka Nadchodzące.
2. Znajdź spotkanie na liście i kliknij Rozpocznij.
3. Otworzy się ekran spotkania — miejsce, w którym wspólnie omawiacie punkty i zapisujecie notatki.

Alternatywnie możesz otworzyć spotkanie bezpośrednio z linku w e‑mailu zaproszeniowym (w polu {{link_1-1_meeting}} szablonu).

Kto może rozpocząć spotkanie

Do ekranu Rozpocznij mają dostęp oboje uczestnicy — zarówno organizator, jak i gość. Nie ma wymogu, żeby spotkanie startował organizator — jeśli pracownik otworzy spotkanie pierwszy, zobaczy ten sam ekran.

Widok spotkania — dwie kolumny

Ekran Rozpocznij jest zbudowany tak, by oddać sytuację rzeczywistej rozmowy dwóch stron. W centralnej części zobaczysz dwie kolumny:

1. Lewa kolumna — organizator (host): punkty agendy i notatki wpisane przez osobę, która utworzyła spotkanie.
2. Prawa kolumna — gość: punkty agendy i notatki wpisane przez pracownika zaproszonego na spotkanie.

Każda ze stron edytuje swoje punkty i notatki w swojej kolumnie. Druga strona widzi je tylko wtedy, gdy nie są oznaczone jako prywatne.

Praca na punktach agendy

Podczas rozmowy na ekranie Rozpocznij możesz:

Odhaczać omówione punkty

Przy każdym punkcie jest pole checkbox. Zaznacz je, gdy już omówiliście dany temat — dzięki temu po spotkaniu widać, co zostało przedyskutowane, a co zostało na kolejną rozmowę.

Dodać nowe punkty w trakcie

Jeśli podczas rozmowy pojawi się nowy temat, możesz dodać kolejny punkt agendy w swojej kolumnie — bez konieczności wracania do formularza. Wpisz treść i zapisz.

Punkty prywatne vs widoczne

Przy każdym punkcie masz opcję Tylko ja widzę ten punkt:

1. Punkt widoczny (domyślnie): zobaczy go druga strona w swojej kolumnie.
2. Punkt prywatny: widzisz tylko Ty — przydatne na osobiste notatki obserwacyjne lub pytania, które dopiero zamierzasz zadać.

Notatki podczas spotkania

Sekcja notatek znajduje się na ekranie Rozpocznij pod listą punktów. Każda ze stron prowadzi własne notatki, które mogą być prywatne albo widoczne dla drugiej osoby.

Notatki widoczne dla drugiej strony

Użyj ich, gdy chcesz podsumować ustalenia, wnioski, konkretne kroki do wykonania (action items). Po zakończeniu spotkania są dostępne w archiwum zarówno dla organizatora, jak i dla gościa.

Notatki prywatne

Oznaczone opcją Tylko ja widzę notatkę — nie zobaczy ich druga strona. Przydatne dla:

1. Przełożonego — własne obserwacje na temat postaw, zachowań, planów personalnych.
2. Pracownika — prywatne refleksje po rozmowie, pytania, które chce przemyśleć i wrócić do nich później.

Perspektywa pracownika (gościa)

Jako pracownik uczestniczący w spotkaniu masz inne możliwości niż organizator, choć ekran wygląda podobnie.

Przed spotkaniem

Po otrzymaniu zaproszenia:

1. Otwórz spotkanie z e‑maila lub z zakładki Nadchodzące.
2. Przeczytaj agendę przygotowaną przez przełożonego — to Ci powie, jakich tematów się spodziewać.
3. Na ekranie spotkania (przez Rozpocznij) w swojej kolumnie możesz już teraz dodać własne punkty, które chcesz poruszyć. Nie musisz czekać do samej rozmowy.

W trakcie spotkania

1. Edytuj punkty w swojej kolumnie — dodawaj kolejne tematy, odhaczaj omówione.
2. Pisz własne notatki — prywatne dla siebie albo widoczne dla przełożonego.
3. Widzisz punkty i notatki przełożonego, które on oznaczył jako widoczne.

Po spotkaniu

Po zakończeniu spotkania trafia ono do Twojego Archiwum. Masz dostęp do:

1. Wszystkich swoich punktów i notatek (również prywatnych).
2. Punktów i notatek przełożonego, które były widoczne.

Zakończenie spotkania

Gdy rozmowa dobiega końca, organizator (lub gość) klika Zakończ spotkanie:

1. Status spotkania zmienia się na Zakończone.
2. Spotkanie przenosi się z Nadchodzących do Archiwum.
3. Notatki i agenda pozostają dostępne do wglądu — patrz Historia, archiwum i raporty spotkań 1 na 1.

Po zakończeniu ukazuje się też przycisk, który pozwala od razu zaplanować kolejne spotkanie z tą samą osobą (szczegóły niżej).

Szczegóły i notatki po spotkaniu

Dla zakończonego spotkania dostępny jest ekran Szczegóły, na którym możesz wciąż dopisać notatki — np. gdy jakieś wnioski spadły Ci „po drodze” do biurka.

Zaplanowanie kolejnego spotkania

Najczęstszy scenariusz po spotkaniu 1 na 1 to ustalenie terminu kolejnej rozmowy. Po zakończeniu bieżącego spotkania widzisz przycisk Zaplanuj kolejne spotkanie:

1. Klik otwiera formularz nowego spotkania.
2. Gość (pracownik) jest już wybrany.
3. Punkty agendy z poprzedniego spotkania są skopiowane — możesz je dowolnie zmienić, usunąć albo dopisać nowe.
4. Uzupełniasz nowy termin i zapisujesz jako zaplanowane.

Eksport PDF agendy i notatek

W każdym momencie (przed, w trakcie i po spotkaniu) możesz wygenerować PDF ze spotkaniem — przyda się, gdy chcesz:

1. Mieć wydruk agendy do ręki podczas rozmowy.
2. Wysłać podsumowanie rozmowy poza tomHRM.
3. Zarchiwizować kopię w innym systemie firmowym.

Przycisk Eksport PDF znajdziesz na ekranie spotkania (Rozpocznij lub Szczegóły). PDF zawiera:

1. Datę spotkania i uczestników.
2. Punkty agendy — zgodnie z tym, co widzi osoba generująca PDF (punkty prywatne drugiej strony nie będą widoczne).
3. Notatki — analogicznie, zgodnie z widocznością.

Zobacz też

1. Planowanie spotkania 1 na 1
2. Historia, archiwum i raporty spotkań 1 na 1
3. Spotkania 1 na 1 — wprowadzenie do modułu