Zarządzanie egzemplarzami zasobów

Gdy zasób jest w trybie egzemplarzowym, każdy fizyczny przedmiot — konkretny laptop, telefon, monitor — jest w systemie reprezentowany jako egzemplarz (ResourceItem) z własnym numerem seryjnym, historią i statusem. Artykuł pokazuje, jak dodawać, edytować, usuwać i śledzić egzemplarze.

Czym jest egzemplarz

Egzemplarz to konkretna, fizyczna instancja zasobu — „ten laptop z numerem seryjnym ABC123″. Każdy egzemplarz:

1. Należy do jednego zasobu nadrzędnego (np. „Laptop Dell Latitude 5540″).
2. Ma własny, unikalny w skali systemu numer seryjny i numer inwentarzowy.
3. Ma własny status, przypisanie, magazyn, lokalizację.
4. Ma własną historię przypisań i własny changelog.

Dzięki temu możesz odpowiedzieć na pytania: „gdzie jest laptop SN: ABC123″, „komu był przypisany w ostatnim roku”, „kiedy trafił w naprawę”, „kto zmienił jego numer inwentarzowy”.

Dane egzemplarza

1. Numer seryjny — unikalny identyfikator producenta (unikalny także w skali całego systemu tomHRM).
2. Numer inwentarzowy — wewnętrzny numer księgowości / kontrolingu (również unikalny w systemie).
3. Uwagi / notatki — dowolny komentarz (np. „matryca po naprawie 2025‑03″, „dedykowany dla dyrektora”).
4. Magazyn — bieżące miejsce przechowywania (może się różnić od magazynu zasobu nadrzędnego).
5. Oddział — bieżąca lokalizacja organizacyjna.
6. Dział — bieżący dział.
7. Pracownik — osoba, do której egzemplarz jest aktualnie przypisany.
8. Data przypisania i data zwrotu — dla aktywnego przypisania.

Statusy egzemplarza

Każdy egzemplarz ma jeden z czterech statusów:

1. Dostępny — egzemplarz wolny, gotowy do przypisania lub rezerwacji.
2. Przypisany — egzemplarz przydzielony pracownikowi lub działowi.
3. W naprawie — egzemplarz w serwisie; tymczasowo niedostępny dla pracowników.
4. Wycofany — egzemplarz wycofany z użytkowania (zezłomowany, sprzedany, zgubiony).

Dodawanie egzemplarza

1. Przejdź do szczegółów zasobu (tryb egzemplarzowy).
2. Wybierz zakładkę „Egzemplarze”.
3. Kliknij „Dodaj egzemplarz”.
4. Uzupełnij pola:
   • Numer seryjny (wymagane, unikalny)
   • Numer inwentarzowy (opcjonalny lub automatyczny, zależnie od konfiguracji)
   • Magazyn, oddział, dział (lokalizacja egzemplarza)
   • Uwagi / notatki
5. Zapisz.

Po zapisaniu egzemplarz trafia do puli Dostępnych i może zostać przypisany do pracownika lub zarezerwowany.

Dodawanie wielu egzemplarzy naraz

Gdy kupiłeś 10 identycznych laptopów, nie musisz klikać 10 razy. Skorzystaj z importu masowego — opisany w artykule Import i eksport zasobów. Podajesz tam każdemu wierszowi tę samą nazwę zasobu i inny numer seryjny — system utworzy egzemplarze hurtowo.

Edycja egzemplarza

1. Na liście egzemplarzy kliknij wybrany egzemplarz (lub użyj ikony edycji).
2. Możesz zmodyfikować: numer inwentarzowy, uwagi, magazyn, oddział, dział.
3. Numer seryjny najczęściej nie powinien być edytowany (identyfikuje fizyczny sprzęt). Jeśli wpisałeś go błędnie — popraw zaraz po dodaniu.
4. Każda zmiana jest automatycznie logowana w changelogu egzemplarza — patrz Historia zmian zasobów.

Zmiana statusu egzemplarza

Egzemplarz → W naprawie

1. W szczegółach egzemplarza wybierz „Zmień status” → „W naprawie”.
2. Opcjonalnie dodaj uwagi (np. „matryca — serwis X, data oddania 2026‑04‑12″).
3. Zapisz. Egzemplarz znika z puli dostępnych do przypisania i rezerwacji.
4. Po powrocie z serwisu zmień status z powrotem na „Dostępny”.

Egzemplarz → Wycofany

1. Stosuj dla egzemplarzy trwale wyłączonych z użytkowania (złom, sprzedaż, utrata).
2. Egzemplarz pozostaje w systemie z pełną historią, ale nie pojawia się w pulach operacyjnych.
3. Jeśli egzemplarz jest aktualnie przypisany — najpierw zdejmij przypisanie, potem zmień status na „Wycofany”.

Usuwanie egzemplarza

1. W szczegółach egzemplarza wybierz „Usuń”.
2. System zablokuje usunięcie, jeśli egzemplarz jest aktualnie przypisany lub ma aktywne przypisanie / otwartą rezerwację. Najpierw zdejmij przypisanie.
3. Usunięcie jest operacją nieodwracalną — rozważ użycie statusu „Wycofany” zamiast usuwania.

Historia przypisań egzemplarza

W szczegółach egzemplarza znajdziesz zakładkę „Historia przypisań”:

1. Każde przypisanie: imię i nazwisko pracownika, dział, data przypisania, data zwrotu.
2. Uwagi do przypisania i uwagi odbierającego.
3. Numer protokołu przekazania (jeśli został wygenerowany PDF — patrz Protokół przekazania zasobu).

Dzięki historii odpowiesz na pytania typu „kto miał ten sprzęt w latach 2023–2025″, „ile razy był już naprawiany”, „jaki był stan przy poprzednim zwrocie”.

Changelog egzemplarza

W zakładce „Historia zmian” egzemplarza zapisywane są wszystkie modyfikacje danych (nazwa pola, stara wartość, nowa wartość, kto i kiedy). Pełny opis mechanizmu w artykule Historia zmian zasobów i egzemplarzy.