Import i eksport zasobów

Import i eksport w formacie XLSX to narzędzia do masowej pracy z zasobami — wdrożenia modułu (jednorazowy załadunek setek pozycji), inwentaryzacji, raportowania dla księgowości, migracji z innego systemu. Artykuł pokazuje oba kierunki: wysyłanie pliku do systemu (import) i pobieranie (eksport).

Eksport zasobów do XLSX

Kiedy używać eksportu

1. Inwentaryzacja — aktualna lista wszystkich zasobów do przeglądu offline.
2. Raport dla księgowości / kontrolingu — zestawienie majątku w Excelu.
3. Kopia zapasowa danych — prosty snapshot przed większą operacją (np. reorganizacją kategorii).
4. Masowa edycja — eksport → edycja w Excelu → ponowny import (z odpowiednim ID).

Jak wygenerować eksport

1. Przejdź do modułu Zasoby.
2. (Opcjonalnie) Ustaw filtry, by zawęzić zakres: kategoria, magazyn, status dostępności, osoba przypisana.
3. Kliknij „Eksport” (ikona ⬇ lub przycisk w prawym górnym rogu listy).
4. System wygeneruje plik XLSX zawierający wyfiltrowany zakres i automatycznie pobierze go w przeglądarce.

Co zawiera plik eksportu

1. Nazwa zasobu, opis.
2. Kategoria, podkategoria.
3. Magazyn, oddział, dział.
4. Numer inwentarzowy, numer seryjny (dla zasobu zbiorczego lub dla każdego egzemplarza w osobnym wierszu).
5. Typ zasobu (ilościowy / egzemplarzowy).
6. Ilość i jednostka miary (tryb ilościowy).
7. Status przypisania, status dostępności do wynajmu, maksymalny czas rezerwacji.
8. Osoba przypisana (imię i nazwisko — jeśli aktywne przypisanie).

Import masowy zasobów

Kiedy używać importu

1. Wdrożenie modułu — jednorazowe załadowanie całego katalogu z poprzedniego systemu / arkusza.
2. Dodawanie nowej partii — np. 50 nowo zakupionych laptopów (każdy z osobnym numerem seryjnym).
3. Masowa edycja — eksport, zmiany, ponowny import.

Przygotowanie pliku

1. Najpierw wykonaj eksport kilku istniejących zasobów — zobaczysz dokładne nagłówki kolumn oczekiwane przez system.
2. W pliku Excel uzupełnij kolejne wiersze. Wymagane kolumny:
   • Nazwa zasobu (wymagane)
   • Kategoria (wymagane, musi istnieć w słowniku)
   • Typ zasobu (ilościowy / egzemplarzowy)
   • Magazyn (wymagane, musi istnieć)
   • Dla ilościowych: ilość + jednostka miary
   • Dla egzemplarzowych: numer seryjny (unikalny) + numer inwentarzowy
3. Opcjonalnie: opis, podkategoria, oddział, dział, uwagi.
4. Zapisz plik w formacie .xlsx.

Wgranie pliku

1. W module Zasoby kliknij „Import”.
2. Wybierz plik XLSX z dysku.
3. System wczyta zawartość i pokaże ekran podglądu:
   • Liczba wykrytych wierszy
   • Liczba wierszy gotowych do importu (walidacja OK)
   • Liczba wierszy z błędami (wskazane kolumny, komunikat)
4. Popraw plik, jeśli są błędy, i wgraj ponownie (albo zaimportuj tylko poprawne wiersze — zależnie od interfejsu).
5. Zatwierdź import.

Walidacja danych importu

System sprawdza m.in.:

1. Czy podane kategorie, podkategorie, magazyny, jednostki miar istnieją w słownikach (nie tworzy ich „w locie”).
2. Czy numery seryjne i inwentarzowe są unikalne w skali systemu (nie ma duplikatów z istniejącymi zasobami i w obrębie samego pliku).
3. Czy wymagane pola są uzupełnione.
4. Czy typ zasobu i pola z nim związane są spójne (np. dla trybu egzemplarzowego musi być numer seryjny).

Autonumeracja numerów inwentarzowych

Jeśli nie chcesz ręcznie nadawać numerów inwentarzowych — zostaw kolumnę pustą. System wygeneruje je automatycznie według ustalonej konwencji (sekwencja, prefiks), o ile taką funkcję Twoja instancja ma włączoną.
WSKAZÓWKAAutonumeracja przydaje się przy masowym imporcie identycznych egzemplarzy — wystarczy wpisać numery seryjne (unikalne z natury), a numery inwentarzowe system nada sam.

Scenariusz: wdrożenie modułu od zera

1. Skonfiguruj słowniki (magazyny, kategorie, podkategorie, jednostki miar) — patrz Konfiguracja modułu Zasoby.
2. Przygotuj kompletną listę zasobów w Excelu (na podstawie inwentaryzacji fizycznej).
3. Wykonaj eksport po dodaniu 2–3 testowych zasobów — zobacz format.
4. Uzupełnij arkusz do pełnej listy, zgodnie z nagłówkami z eksportu.
5. Wykonaj import testowy (np. pierwsze 10 wierszy) — sprawdź, czy zaimportowały się poprawnie.
6. Popraw ewentualne błędy i wykonaj pełny import.
7. Sprawdź listę w module — w razie potrzeby popraw ręcznie pojedyncze pozycje.

Scenariusz: masowa edycja

1. Eksport zasobów, które chcesz zmienić (np. cała kategoria „Laptopy”).
2. W Excelu zmodyfikuj interesujące kolumny (np. nowy magazyn).
3. Nie zmieniaj kolumn identyfikujących zasób (ID, numer seryjny) — to one pozwalają systemowi rozpoznać „ten sam zasób”.
4. Zaimportuj plik ponownie. System powinien rozpoznać istniejące pozycje i zaktualizować je (lub zgłosić błąd, jeśli polityka importu wymaga tylko tworzenia nowych). Zweryfikuj zachowanie na 1–2 wierszach testowo.