Historia zmian zasobów i egzemplarzy

Moduł Zasoby automatycznie loguje każdą istotną zmianę dokonaną na zasobie lub egzemplarzu — kto, kiedy, które pole zmodyfikował, jakie były wartości przed i po. Dzięki temu masz pełny ślad audytowy: w razie wątpliwości („kto i kiedy zmienił numer inwentarzowy?”, „kto przypisał ten laptop do działu X?”) odpowiedź jest w systemie.

Co jest zapisywane

System odnotowuje m.in.:

Dla zasobu

1. Utworzenie zasobu (kto, kiedy).
2. Każda zmiana pola: nazwa, opis, numer inwentarzowy, numer seryjny, kategoria, podkategoria, magazyn, oddział, dział.
3. Zmiana ilości (tryb ilościowy).
4. Zmiana statusu (dostępny, przypisany, w naprawie, wycofany).
5. Zmiana flagi uszkodzenia i opisu uszkodzenia.
6. Zmiana dostępności do wynajmu / maksymalnego czasu rezerwacji.
7. Przypisanie i zdejmowanie przypisania (zsynchronizowane z historią przypisań).

Dla egzemplarza

1. Utworzenie egzemplarza (ręcznie lub przez import).
2. Zmiana pól: numer seryjny, numer inwentarzowy, uwagi, magazyn, oddział, dział.
3. Zmiana statusu egzemplarza (dostępny, przypisany, w naprawie, wycofany).
4. Przypisanie egzemplarza do pracownika i jego zdjęcie.

Format wpisu w logu

Każdy wpis zawiera:

1. Data i godzina operacji.
2. Kto wykonał (imię, nazwisko, e‑mail użytkownika zalogowanego w momencie akcji).
3. Typ operacji (utworzenie, edycja, przypisanie, zmiana statusu, usunięcie).
4. Nazwa pola, którego dotyczy zmiana.
5. Stara wartość → nowa wartość.
6. Dla operacji przypisania — pracownik/dział, ilość lub numer egzemplarza, numer protokołu.

Gdzie znaleźć historię zmian

Dla konkretnego zasobu

1. Otwórz szczegóły zasobu.
2. Przejdź na zakładkę „Historia zmian” (lub „Audit log”).
3. Zobaczysz chronologiczną listę wpisów — najnowsze u góry.

Dla konkretnego egzemplarza

1. Otwórz szczegóły egzemplarza.
2. Zakładka „Historia zmian” — wpisy dotyczące tylko tego egzemplarza.

Historia przypisań

Dodatkowo, na zasobie i egzemplarzu dostępna jest zakładka „Historia przypisań” — skrócony widok operacji biznesowych: kto miał, kiedy dostał, kiedy oddał, numer protokołu.

Filtrowanie i przeszukiwanie historii

W zakładce historii zmian (w zależności od wersji instancji) możesz filtrować wpisy:

1. Po typie operacji (utworzenie, edycja, przypisanie, zmiana statusu).
2. Po dacie (zakres od–do).
3. Po użytkowniku, który wykonał zmianę.
4. Po nazwie pola, które uległo zmianie.

Typowe zastosowania audit logu

Dochodzenie wewnętrzne

„Kto oznaczył laptop jako wycofany?” — filtruj po operacji „zmiana statusu” i nazwie zasobu. Log pokaże użytkownika i datę.

Weryfikacja inwentaryzacji

Gdy fizyczna inwentaryzacja wykaże niezgodność („w systemie 10 monitorów, fizycznie 9″), prześledzisz zmiany ilości w logu.

Audyt zgodności (SOX, ISO, RODO)

Pełna historia kto–co–kiedy dla każdego zasobu jest wymagana przez wiele standardów zgodności. Dzięki audit logowi spełniasz to wymaganie out‑of‑the‑box.

Odtworzenie stanu historycznego

Gdy potrzebujesz wiedzieć „jaki był numer inwentarzowy tego egzemplarza na koniec 2025 roku” — odczytaj z logu zmiany pola „numer inwentarzowy” przed wskazaną datą.

Czego audit log nie obejmuje

1. Nie obejmuje działań podglądowych (odczyt / przeglądanie listy) — loguje tylko zmiany.
2. Nie obejmuje operacji po usunięciu zasobu lub egzemplarza — kiedy rekord jest usunięty, jego log znika razem z nim. Dlatego preferuj „Wycofany” nad usuwaniem.
3. Nie obejmuje eksportów (pobrań XLSX / PDF) — to raporty, a nie zmiany stanu.

Retencja logów

Domyślnie historia zmian przechowywana jest bezterminowo — tak długo, jak istnieje zasób/egzemplarz, którego dotyczy. Jeśli Twoja polityka firmowa wymaga innej retencji (np. usuwanie po 5 latach zgodnie z polityką RODO), ustawiasz to na poziomie organizacyjnym lub przy konfiguracji wdrożenia — skontaktuj się z działem wdrożeniowym tomHRM.