W trakcie trwającego badania struktura organizacyjna może się zmienić: ktoś dostanie nowego przełożonego, zmieni dział lub odejdzie z firmy. Ten artykuł opisuje, jak system reaguje na te zmiany i co musisz zrobić ręcznie, żeby uniknąć rozbieżności między rzeczywistością a badaniem.
Zasada: lista oceniających jest „zamrażana”
Lista oceniających jest generowana w momencie zapisania ocenianych w trzecim kroku tworzenia badania. Wtedy system tworzy konkretne rekordy Reviewer (jeden na każdą parę „kto kogo ocenia”) i te rekordy są niezależne od dalszych zmian w strukturze organizacyjnej.
Późniejsze zmiany w polu Przełożony, w przypisaniu do działu czy w składzie zespołów nie aktualizują automatycznie listy oceniających w istniejącym badaniu.
Zmiana przełożonego pracownika
Sytuacja: pracownik Anna Kowalska ma w badaniu jako oceniającego dotychczasowego przełożonego Jana. W trakcie badania ktoś zmienia jej przełożonego na Krzysztofa.
Co się dzieje w badaniu:
- Jan nadal jest oceniającym Annę — nie zniknie z badania nawet jeśli już nie jest jej przełożonym.
- Krzysztof nie zostanie automatycznie dodany jako oceniający.
Co możesz zrobić ręcznie:
- Zostaw stan jak jest (Jan ocenia, Krzysztof nie ocenia) — jeśli zmiana nastąpiła pod koniec okresu i Jan był aktualnym przełożonym przez większość okresu objętego badaniem.
- Lub: zamknij ręcznie formularz Jana, jeśli nie powinien już oceniać, i poproś Krzysztofa o ocenę poza systemem.
- Lub: utwórz nowe badanie i wystartuj je z aktualnymi relacjami, jeśli zmiana była fundamentalna.
Zmiana działu lub zespołu
Współpracownicy w badaniach 360° i Performance Review są dobierani na podstawie aktualnego działu w momencie tworzenia badania. Jeśli pracownik trafia do innego działu w trakcie badania:
- dotychczasowi współpracownicy z poprzedniego działu pozostają w jego badaniu,
- nowi współpracownicy z nowego działu nie zostaną dopisani.
Jeśli chcesz dodać konkretną osobę jako współpracownika oceniającego (np. nowego kolegę z działu), zrób to ręcznie w trzecim kroku edycji badania pod warunkiem, że badanie nie jest jeszcze uruchomione (patrz dalej).
Odejście z firmy
Pracownik, który odejdzie z firmy w trakcie badania, zostaje oznaczony jako Nieaktywny. Skutki dla badania:
- jeśli był oceniającym: jego niewypełniony formularz pozostaje na liście, ale powiadomienia e-mail nie zostaną do niego wysłane. Najczystszym rozwiązaniem jest ręczne zamknięcie jego formularza.
- jeśli był ocenianym: badanie dla tej osoby pozostaje aktywne, ale w praktyce ocenianie kogoś, kto odszedł, traci sens — rozważ ręczne zamknięcie wszystkich formularzy dla tej osoby.
Dodanie nowego pracownika do badania
Możesz dodać nowego pracownika jako ocenianego również po uruchomieniu badania — przez edycję drugiego kroku konfiguracji. System wygeneruje dla niego oceniających zgodnie z bieżącą strukturą organizacyjną (aktualny przełożony, aktualni współpracownicy z działu).
PORADATo rozwiązanie sprawdza się dla nowych pracowników, którzy mają zostać objęci toczącym się badaniem. Pamiętaj, żeby po dodaniu wysłać im zaproszenie e-mail osobno (akcja zbiorcza nie powtarza zaproszeń do osób, które już je dostały).Zmiana typu relacji w roboczej fazie
Jeśli przed uruchomieniem badania chcesz zmienić typ relacji oceniających (z Przełożony — podwładny na Członek zespołu — osoba zarządzająca lub odwrotnie), system pozwala na to tylko wtedy, kiedy:
- badanie nie ma statusu Uruchomione ani Zamknięte,
- żaden oceniający nie zaczął jeszcze wypełniać formularza (ani Zapisz roboczo, ani Zapisz i zamknij).
Po zmianie system usuwa starych przełożonych z poprzedniej relacji i dodaje nowych zgodnie z aktualną strukturą organizacyjną. Współpracowników (dodanych ręcznie) zmiana nie dotyczy.