tomHRM pozwala wysłać ankietę nie tylko do pracowników z konta w aplikacji, ale również do osób zewnętrznych – np. klientów, kontrahentów, kandydatów, byłych pracowników. Wymaga to włączenia opcji Ankieta dostępna bez logowania i wpisania adresów e-mail w zakładce Odbiorcy.
Ankieta anonimowa a ankieta bez logowania – różnica
W ustawieniach ankiety znajdziesz dwa różne przełączniki, które łatwo pomylić:
- Ankieta anonimowa – dane wypełniającego (imię, nazwisko, dział, stanowisko) nie są przechowywane razem z odpowiedzią. Twórca ankiety nie wie, kto co odpowiedział. Sprawdź szczegóły anonimowych ankiet.
- Ankieta dostępna bez logowania – osoby, które dostaną link, mogą wypełnić ankietę bez konta w tomHRM. Sama ankieta nie musi być anonimowa – możesz nadal widzieć, kto co odpowiedział, jeśli respondent ma konto albo poda swoje dane.
Jak włączyć dostęp bez logowania
- W trakcie tworzenia lub edycji ankiety wejdź do zakładki .
- W sekcji cech ankiety włącz przełącznik .
- Przejdź do następnego kroku – zakładki .
Jak dodać zewnętrzne adresy e-mail
W zakładce znajdziesz sekcję zatytułowaną Możesz wysłać zaproszenie do osób spoza listy pracowników. To duże pole tekstowe, w którym wpisujesz adresy e-mail.
Zasady wpisywania:
- jeden adres na linię, lub
- kilka adresów oddzielonych przecinkiem.
jan.kowalski@kontrahent.pl anna.nowak@klient.com, biuro@firma.pl kandydat@gmail.com
System policzy w podsumowaniu odbiorców, ile poprawnych adresów wpisałeś.
PORADAPole zewnętrznych adresów e-mail możesz łączyć z listą pracowników z aplikacji – w jednej ankiecie część zaproszeń pójdzie do pracowników, a część do osób zewnętrznych. W podsumowaniu odbiorców zobaczysz osobno liczbę pracowników i liczbę zewnętrznych adresów.
Co dostanie odbiorca zewnętrzny
Osoba spoza tomHRM, której wpisałeś adres na liście, dostanie wiadomość e-mail z bezpośrednim linkiem do ankiety. Po kliknięciu link prowadzi do formularza ankiety – bez ekranu logowania.
Personalizacja w mailu nie działa dla zewnętrznych odbiorców. Jeśli w treści zaproszenia użyłeś znaczników typu {employee-name}, system pominie je w wiadomości – ponieważ nie wie, jak zewnętrzny odbiorca ma na imię.
PORADADla ankiet dla osób bez konta w aplikacji warto napisać neutralne powitanie, np. Dzień dobry, zamiast Dzień dobry {employee-name},. Treść zaproszenia ustawiasz w zakładce Powiadomienia.[/sc]
Ograniczenia
- Wielokrotne wypełnianie – jeśli ten sam zewnętrzny e-mail dostanie zaproszenie i wypełni ankietę, system policzy każde wypełnienie – odbiorca zewnętrzny może (przez ten sam link) wejść kilkukrotnie. Jeśli zależy Ci na pojedynczym wypełnieniu, wyłącz .
- Bezpieczeństwo linka – link z zaproszenia jest unikalny dla danego adresu, ale jeśli ktoś go przekaże dalej, nowy odbiorca może wypełnić ankietę. Nie wysyłaj ankiet z wrażliwymi pytaniami w tym trybie.
- Brak dostępu do „Moje ankiety” – osoba zewnętrzna nie ma konta, więc nie ma podglądu swoich odpowiedzi w aplikacji. Wszystko dzieje się przez link z e-maila.
- Ankiety NPS – zewnętrzne adresy w ankietach NPS są obsługiwane tylko, gdy dodatkowo włączysz tryb anonimowy.