Czym są reguły clock-in/out?
Reguły clock-in/out to zestaw ustawień określających, w jaki sposób pracownicy rejestrują rozpoczęcie i zakończenie pracy oraz przerwy. System pozwala utworzyć dowolną liczbę zestawów reguł — różne grupy pracowników mogą działać według różnych reguł (np. biuro z automatyczną rejestracją przez SSO, produkcja ze ścisłym oknem czasowym, praca zdalna z ręcznym wprowadzaniem).
W organizacji zawsze istnieje dokładnie jeden zestaw reguł oznaczony jako domyślny. Flaga jest ustawiana przy zakładaniu instancji. Aktualnie nie ma możliwości zmiany domyślnego zestawu z poziomu interfejsu administratora – w razie potrzeby skontaktuj się z supportem.
Reguły wpływają na moduły: Ewidencja czasu pracy (clock-in/out, pauzy, bilans dzienny), Grafik pracy (walidacja okna czasowego), Nieobecności (blokowanie clock-in w trakcie zaakceptowanej absencji).
Jak system wybiera reguły dla pracownika
Przy każdej operacji clock-in system szuka reguł w kolejności kaskadowej:
- Własne reguły pracownika — gdy w kartotece wybrano tryb „Własne reguły” i wskazano konkretny zestaw.
- Reguły oddziału — gdy wybrano tryb „Reguły oddziału”, system używa reguł przypisanych do oddziału pracownika.
- Reguły domyślne — we wszystkich pozostałych przypadkach, również gdy wybrano „Własne”/„Oddziałowe”, ale zestaw reguł nie został wskazany lub oddział nie ma przypisania (fallback).
Dzięki temu można nadpisywać reguły na trzech poziomach: firma → oddział → pracownik, bez duplikowania ustawień.
Część 1: Konfiguracja reguł
1.1. Sprawdź ustawienia podstawowe (krok wstępny)
Zanim zaczniesz konfigurować reguły, upewnij się że funkcja Clock in/out jest w ogóle włączona w firmie — steruje tym osobny globalny przełącznik modułu. Szczegóły: Włączanie i wyłączanie funkcji Clock in/out — Centrum Pomocy tomHRM.
Następnie przejdź do Ustawienia → Parametry → Ewidencja czasu → Podstawowe (ścieżka w systemie: /timesheet/settings).
Kluczowy parametr (sekcja „Ustaw źródło informacji o wymiarze czasu pracy dla pracownika”) determinuje źródło godzin rozpoczęcia/zakończenia pracy, do którego odnoszą się reguły:
| Wartość | Opis |
|---|---|
| Domyślne godziny pracy w firmie | Wspólny grafik dla całej firmy (Bazy pracowników -> Ustawienia ogólne) |
| Indywidualne godziny pracy z profilu pracownika | Godziny zdefiniowane w profilu pracownika (kartoteka -> sekcja domyślnego grafiku tygodniowego) |
| Według grafiku czasu pracy pracownika | Najpierw sprawdzany jest grafik z modułu Grafiki pracy dla danego dnia; jeśli nie istnieje – fallback do profilu pracownika |
Uwaga: Wybór tu bezpośrednio wpływa na działanie opcji „Automatyczny clock-out po godzinie pracy” oraz „Clock-in poza czasem pracy”. Bez poprawnie ustawionego źródła godzin reguły nie będą działać zgodnie z oczekiwaniem.
1.2. Przejdź do listy reguł
- W menu głównym kliknij Ustawienia.
- Przejdź do zakładki Ewidencja czasu → Reguły clock-in/out (ścieżka:
/timesheet/settings/clockin/profiles).
Zobaczysz tabelę z listą istniejących zestawów reguł. Każdy wpis ma m.in. kolumny:
- Nazwa — unikalna nazwa zestawu reguł
- ID – identyfikator UUID zestawu (z przyciskiem kopiowania)
- Akcje — edycja i usuwanie
1.3. Utwórz nowy zestaw reguł
- Kliknij przycisk „Dodaj nową regułę”.
- Wypełnij nazwę (pole wymagane).
- Skonfiguruj opcje opisane w sekcjach 1.4 – 1.10.
- Kliknij „Zapisz zmiany”.
1.4. Automatyczny clock-in
Gdy włączony, system rejestruje clock-in bez akcji pracownika. Po włączeniu głównego przełącznika pojawia się panel z trzema niezależnymi źródłami — możesz włączyć jedno, kilka lub wszystkie:
Więcej o mechanice automatycznego clock-in (kiedy wpis jest tworzony, jak liczony jest czas, jak wpływa na raporty): Automatyczny clock in — Centrum Pomocy tomHRM.
| Źródło | Opis |
|---|---|
| Przy logowaniu do tomHRM | Clock-in wystawiany w momencie zalogowania w aplikacji webowej |
| Przy logowaniu przez SSO | Analogicznie, ale dla logowania przez Google / Microsoft / innego providera |
| Skrypt Windows | Clock-in z dedykowanego skryptu uruchamianego z systemu Windows (np. przy logowaniu do domeny) |
Uwaga — SSO a 2FA: Opcja „Przy logowaniu przez SSO” jest automatycznie blokowana, gdy w firmie wymuszone jest logowanie 2FA (z przyczyn audytowych). W formularzu widoczny jest komunikat informacyjny. Aby aktywować — zmień wcześniej politykę 2FA w Ustawieniach bezpieczeństwa.
1.5. Automatyczny clock-out
Gdy włączony, system automatycznie zamyka otwarte sesje po upływie zadanego czasu od godziny zakończenia pracy (wg źródła wskazanego w 1.1). Po włączeniu pojawia się wybór czasu:
| Opcja | Opis |
|---|---|
| Po 15 minutach | Wartość predefiniowana |
| Po 1 godzinie | Wartość predefiniowana |
| Po 2 godzinach | Wartość predefiniowana |
| Wartość własna | Liczba godzin od 0 do 8 (wpisywana ręcznie, bez ułamków) |
Przykład: Pracownik kończy pracę wg grafiku o 16:00, w regułach wybrano „po 1 godzinie”. Jeśli pracownik nie wybije się do 17:00, system zamknie sesję z godziną zakończenia 16:00 (czas clock-out równa się godzinie końca pracy, nawet jeśli akcja zamykająca odbywa się później).
Uwaga: Jeżeli pracownik w danym dniu nie ma ustawionego grafiku, automatyczny clock-out nie zadziała — sesję trzeba zamknąć ręcznie albo uzupełnić grafik.
1.6. Wielokrotny clock-in w ciągu dnia
Przełącznik sterujący liczbą sesji w ciągu jednego dnia:
- Włączony (domyślnie) — pracownik może wybić się wielokrotnie (np. wyjście w ciągu dnia i powrót).
- Wyłączony — tylko jedna sesja dziennie (kolejny clock-in jest blokowany).
1.7. Clock-in poza czasem pracy pracownika
Reguluje, czy pracownik może wystawić clock-in poza godzinami swojego grafiku. Po włączeniu odblokowuje się pole:
- Na ile minut przed ustaloną godziną rozpoczęcia pracy — wartość 1–999 minut. Pole jest wymagane gdy opcja jest aktywna (przy pustej wartości zapis formularza jest blokowany).
Zachowanie:
- Wartość
15→ pracownik może wybić się najwcześniej 15 minut przed godziną startu wg grafiku. - Przy wyłączonej opcji walidator odrzuca clock-in wykraczający poza okno grafiku (z wyjątkiem dni wolnych dopuszczonych w sekcji 1.10).
1.8. Ręczne dodawanie clock-in/out przez pracownika
Pozwala pracownikowi wprowadzać nowe wpisy clock-in/out z poziomu aplikacji (bez rejestracji w czasie rzeczywistym). Przydatne dla pracy zdalnej, delegacji, pracy w terenie, uzupełnienia zapomnianego wbicia.
1.9. Edycja własnych (przeszłych) wpisów clock-in/out
Osobna opcja — nie mylić z 1.8. Pozwala pracownikowi modyfikować wcześniej zarejestrowane wpisy oraz uzupełniać brakujące wpisy z przeszłości.
Rekomendacja: Można włączyć 1.8 bez 1.9 — pracownik będzie mógł rejestrować bieżący czas ręcznie, ale nie zmieni historii. Typowa konfiguracja dla środowisk audytowych.
1.10. Pozwalaj na wpisy clock-in w dni wolne
Trzy niezależne checkboxy (każdy można włączyć/wyłączyć osobno):
| Checkbox | Dotyczy |
|---|---|
| Święta | Dni oznaczone jako święta w profilu dni wolnych |
| Niestandardowe dni wolne | Dni oznaczone jako własne dni wolne (np. dni firmowe, dni wolne za święto w sobotę) |
| Soboty i niedziele | Weekendy wg kalendarza |
Wyłączenie checkboxa oznacza blokadę clock-in w dany typ dnia. Więcej o profilach dni wolnych:
- wewnątrz projektu: INSTRUKCJA-PROFIL-DNI-WOLNYCH.md
- w Centrum Pomocy: Profile dni wolnych — tomHRM
1.11. Edycja i usuwanie reguł
Z poziomu listy reguł:
- Edycja — kliknij nazwę zestawu reguł lub ikonę edycji; po zapisie zmiany obowiązują natychmiast dla wszystkich pracowników korzystających z tych reguł.
- Usuwanie — ikona kosza; usunięcie to miękki delete (zestaw znika z list, ale historia wpisów pracowników pozostaje).
Uwaga: Nie można usunąć zestawu reguł oznaczonego jako domyślny.
Część 2: Przypisywanie reguł
2.1. Tryby przypisania
System oferuje trzy tryby:
| Tryb | Opis |
|---|---|
| Reguły domyślne | Pracownik korzysta z reguł oznaczonych jako domyślne — ignoruje przypisanie oddziału |
| Reguły oddziału | Pracownik dziedziczy reguły z oddziału; jeżeli oddział nie ma przypisania → fallback do reguł domyślnych |
| Własne reguły | Ręcznie wskazany konkretny zestaw reguł — ignoruje poziom oddziału i reguły domyślne |
2.2. Przypisanie reguł do oddziału
- Przejdź do Organizacja → Oddziały.
- Wejdź w edycję konkretnego oddziału.
- Znajdź sekcję „Reguły clock-in/out”.
- Z listy rozwijanej wybierz zestaw reguł.
- Zapisz.
Reguły oddziału obowiązują wszystkich pracowników tego oddziału, którzy w swojej kartotece mają ustawiony tryb „Reguły oddziału”.
2.3. Przypisanie reguł do pojedynczego pracownika
- Przejdź do Bazy pracowników.
- Otwórz kartotekę pracownika i wejdź w tryb edycji.
- Znajdź sekcję „Ewidencja czasu pracy”.
- Wybierz jedną z trzech opcji:
- Reguły domyślne — link „Zobacz” prowadzi do podglądu reguł domyślnych
- Reguły oddziału — pracownik dziedziczy reguły z oddziału
- Własne reguły — po wybraniu pojawi się lista rozwijana z dostępnymi zestawami reguł
- Jeśli wybrałeś „Własne reguły” — wskaż zestaw z listy.
- Zapisz kartotekę.
Część 3: Typowe scenariusze konfiguracji
3.1. Biuro z automatyczną ewidencją przez SSO
| Opcja | Ustawienie |
|---|---|
| Automatyczny clock-in | WŁĄCZONE → przy logowaniu przez SSO WŁĄCZONE |
| Automatyczny clock-out | WŁĄCZONE → po 1 godzinie |
| Wielokrotny clock-in | WYŁĄCZONE |
| Clock-in poza grafikiem | WYŁĄCZONE |
| Ręczne dodawanie | WYŁĄCZONE |
| Edycja historii | WYŁĄCZONE |
| Dni wolne | wszystkie wyłączone |
Ewidencja w pełni zautomatyzowana, bez możliwości modyfikacji przez pracownika.
3.2. Produkcja / zmiany ze ścisłym oknem czasowym
| Opcja | Ustawienie |
|---|---|
| Automatyczny clock-in | WYŁĄCZONE (rejestracja wyłącznie na czytniku lub kiosku) |
| Automatyczny clock-out | WŁĄCZONE → po 15 minutach |
| Wielokrotny clock-in | WŁĄCZONE (praca dzielona na segmenty i przerwy) |
| Clock-in poza grafikiem | WŁĄCZONE → 10 minut przed startem zmiany |
| Ręczne dodawanie | WYŁĄCZONE |
| Edycja historii | WYŁĄCZONE |
| Dni wolne | zależnie od trybu pracy zakładu |
Pracownik nie wbije się wcześniej niż 10 minut przed zmianą; system zamknie sesję 15 minut po końcu zmiany.
3.3. Praca zdalna / zespół projektowy
| Opcja | Ustawienie |
|---|---|
| Automatyczny clock-in | WYŁĄCZONE |
| Automatyczny clock-out | WYŁĄCZONE |
| Wielokrotny clock-in | WŁĄCZONE |
| Clock-in poza grafikiem | WŁĄCZONE → 120 minut (elastyczne godziny) |
| Ręczne dodawanie | WŁĄCZONE |
| Edycja historii | WŁĄCZONE (dodatkowo kontrolowane globalną opcją „Dni wstecz dla wpisów”) |
| Dni wolne | święta/weekendy WŁĄCZONE (praca okazjonalna) |
3.4. Terenowi / serwis / delegacje
| Opcja | Ustawienie |
|---|---|
| Automatyczny clock-in | WYŁĄCZONE |
| Automatyczny clock-out | WYŁĄCZONE |
| Wielokrotny clock-in | WŁĄCZONE |
| Clock-in poza grafikiem | WŁĄCZONE → 999 minut (24/7) |
| Ręczne dodawanie | WŁĄCZONE |
| Edycja historii | WŁĄCZONE |
| Dni wolne | wszystkie WŁĄCZONE (zlecenia niezależne od kalendarza) |
Część 4: Weryfikacja konfiguracji
4.1. Sprawdzenie reguł aktywnych dla pracownika
- Otwórz kartotekę pracownika.
- Sekcja „Ewidencja czasu pracy” pokazuje aktualny tryb i wskazany zestaw reguł.
- Gdy tryb to „Reguły domyślne” lub „Reguły oddziału” — obok widoczny jest link „Zobacz”, prowadzący do konfiguracji reguł aktywnych dla pracownika.
4.2. Test działania reguł
- Zaloguj się jako pracownik z nadanymi regułami (lub użyj funkcji „Zaloguj się jako”).
- Spróbuj wykonać clock-in w różnych porach (przed/w trakcie/po grafiku).
- Zweryfikuj, czy komunikaty walidacyjne są zgodne z oczekiwaniami wynikającymi z reguł.
4.3. Wpływ na moduły
Po prawidłowej konfiguracji reguły clock-in/out wpływają na:
- Ewidencja czasu pracy — walidacja okna czasowego clock-in/out, auto-zamykanie sesji, reguły dni wolnych, bilans dzienny
- Grafik pracy — współpraca z parametrem „Rozliczenie czasu pracy według” przy walidacji godzin
- Nieobecności – clock-in jest blokowany w trakcie zaakceptowanej absencji, chyba że typ absencji/święta dopuszcza clock-in (decyzję podejmują ustawienia po stronie typu absencji, nie reguły clock-in/out)
- Log audytowy – każda udana/nieudana próba clock-in jest zapisywana z oznaczeniem źródła. Aktualnie obsługiwane źródła: webapp (ręczny), automatyczny clock-in po logowaniu/SSO, skrypt Windows (PIN), aplikacja mobilna (PIN), urządzenie kioskowe (PIN), Slack, REST API, Chrome Extension
4.4. Weryfikacja w raportach
Po włączeniu clock-in/out efekty działania reguł sprawdzisz w raporcie zbiorczym (czasy rejestracji, luki w ewidencji, sesje zamknięte automatycznie). Szczegóły korzystania z raportu: Raport clock-in/out — Centrum Pomocy tomHRM.
FAQ
P: Co się stanie, jeśli pracownik nie ma przypisanych żadnych reguł?
O: System zastosuje reguły domyślne (fallback z kaskady opisanej na początku instrukcji). Gdy reguły domyślne również nie istnieją, clock-in jest zablokowany z błędem konfiguracji.
P: Czy mogę usunąć zestaw reguł, który jest w użyciu?
O: Tak, usunięcie to miękki delete (zestaw znika z list, ale historia wpisów pracowników pozostaje). Uwaga: pracownicy i oddziały z przypisanymi do nich regułami nadal będą używać usuniętego zestawu do czasu ręcznej zmiany przypisania. Bezwzględnie przepnij pracowników/oddziały na inny zestaw przed usunięciem – w przeciwnym razie zachowanie clock-in/out dla nich nie zmieni się, mimo że reguła nie pojawia się już na liście.
P: Mam kilka oddziałów. Czy potrzebuję kilku zestawów reguł?
O: Niekoniecznie. Osobne zestawy tworzysz tylko wtedy, gdy reguły rzeczywiście się różnią. Jeden zestaw można przypisać wielu oddziałom.
P: Dlaczego opcja „SSO auto clock-in” jest wyszarzona i nie da się jej włączyć?
O: W Ustawieniach bezpieczeństwa aktywne jest wymuszone 2FA. Z przyczyn audytowych nie można łączyć SSO auto-clock-in z 2FA — najpierw zmień politykę 2FA, następnie aktywuj opcję.
P: Czy „Automatyczny clock-out po 8 godzinach” zakończy sesję dokładnie po 8 h od clock-in?
O: Nie. Wartość „po X godzinach” liczy się od godziny zakończenia pracy wynikającej z grafiku, a nie od momentu clock-in. Przy pracy bez grafiku w danym dniu automatyczny clock-out nie zadziała.
P: Czy clock-in zadziała w trakcie zaakceptowanej absencji pracownika?
O: Domyślnie nie – clock-in jest blokowany w trakcie zaakceptowanej absencji. Wyjątki: typ absencji ma włączoną flagę „pozwól na clock-in” (konfiguracja typów nieobecności) albo święto/dzień wolny rozliczany jest w godzinach (clock-in jest dopuszczony poza okresem absencji). Konfiguracja po stronie typu absencji/święta jest niezależna od reguł clock-in/out – żaden zestaw reguł nie nadpisuje tej decyzji.
P: Czym różni się „ręczne dodawanie” od „edycji historii”?
O: Ręczne dodawanie (1.8) tworzy nowy wpis tam, gdzie wpisu nie ma. Edycja historii (1.9) modyfikuje istniejący wpis (godziny, dzień). Opcje są niezależne — często włącza się tylko ręczne dodawanie, aby zapobiec modyfikacjom zamkniętych okresów.
P: Czy pracownik widzi, które reguły go dotyczą?
O: Pośrednio — widzi konsekwencje (dostępność przycisku clock-in, ograniczenia czasowe, komunikaty walidacji). Nazwa zestawu reguł nie jest prezentowana w interfejsie pracownika.
P: Co się stanie, gdy zmienię reguły pracownika w trakcie jego otwartej sesji clock-in?
O: Otwarta sesja nie zostanie automatycznie zamknięta. Nowe reguły zaczną obowiązywać przy kolejnej akcji clock-in.
P: Czy zmiana reguł wymaga restartu, żeby zaczęła działać?
O: Nie, zmiany zapisane w regułach obowiązują od razu dla wszystkich pracowników korzystających z tego zestawu.
Znane pułapki
- Clock-in poza grafikiem bez wartości minut – jeśli włączysz opcję i zostawisz pole liczby minut puste, formularz webowy zablokuje zapis (walidacja w przeglądarce), a API REST zwróci błąd. Wartości spoza zakresu 1-999 są odrzucane. Ustaw wartość świadomie, dopasowaną do tolerancji wczesnego wbicia (np. 5-15 minut przed zmianą).
- Wielokrotny clock-in + automatyczny clock-out — przy obu włączonych każda otwarta sesja jest zamykana niezależnie. Po przerwie pracownik musi wbić się ponownie, inaczej pojawi się luka w ewidencji.
- SSO auto clock-in a aplikacja mobilna — opcja dotyczy logowania przez przeglądarkę. Natywna aplikacja mobilna korzysta z osobnego mechanizmu PIN i nie jest objęta tą opcją.
- Niespójność z „Rozliczenie czasu pracy według” — jeśli reguły bazują na grafikach pracownika, a pracownik nie ma przypisanego grafiku, opcje opierające się na godzinach (auto-clock-out, okno clock-in) nie zadziałają. Upewnij się, że każdy pracownik objęty regułami ma odpowiedni grafik.