Zgody RODO kandydatów mają termin ważności, ale samo wygaśnięcie zgody nie usuwa danych – kandydat zostaje na liście, a Ty przechowujesz dane bez podstawy. Automatyczne przenoszenie kandydatów do Kosza zamyka tę lukę: raz na dobę system sam odkłada takie osoby do Kosza kandydatów, skąd można je jeszcze przywrócić.

Ten artykuł opisuje pierwszą fazę mechanizmu: przeniesienie do Kosza. Trwałe usunięcie danych to druga faza, sterowana osobnym przełącznikiem – opisuje ją instrukcja o automatycznym trwałym usuwaniu kandydatów z Kosza.

Jak włączyć automat

Wszystkie ustawienia automatu są w jednej sekcji „Automatyczne usuwanie kandydatów” pod adresem https://tomhrm.app/settings/agreement-template. Sekcja jest dostępna dla właściciela konta i administratora modułu „Rekrutacje ATS”.

Włącz przełącznik „Usuwaj kandydatów automatycznie do Kosza z wygasłą zgodą”. Rozwinie się pod nim ramka „Zachowaj kandydatów” z wyjątkami.

Zdecyduj, kogo automat ma pomijać (opisane w sekcji „Zachowaj kandydatów”) i zapisz zmiany przyciskiem na dole formularza. Wszystkie ustawienia RODO rekrutacji zapisują się razem, jednym przyciskiem.

Po zapisaniu obok przełącznika pojawia się znacznik „Ostatnie włączenie” z datą, godziną i avatarem osoby, która go włączyła. Ten sam znacznik mają dwa pozostałe przełączniki tej sekcji, więc w razie pytań audytowych widzisz od razu, kto uruchomił którą część mechanizmu. Pełna historia zmian ustawień jest dostępna w Audit logu.

Kogo automat przenosi do Kosza

Automat pracuje raz na dobę, w nocy, i za każdym razem sprawdza ten sam zestaw warunków. Do Kosza trafia kandydat, który spełnia wszystkie poniższe:

• Nie ma ważnej zgody na przetwarzanie danych w konkretnej rekrutacji. Kandydat z aktualną zgodą jest nietykalny, nawet jeśli spełnia pozostałe warunki.
• Ma zgodę, która wygasła. To domyślna podstawa działania automatu: sprząta osoby, u których zgoda się skończyła, a nikt jej nie przedłużył. Kandydatów, którzy nigdy żadnej zgody nie mieli, obejmuje osobny przełącznik.
• Jego rekrutacja nie ma statusu „Zarchiwizowana”. Zamknięte i zarchiwizowane projekty automat pomija.
• Nie jest objęty żadnym z wyjątków zaznaczonych w ramce „Zachowaj kandydatów”.

Przeniesieni kandydaci dostają w Koszu powód „Wygasła zgoda” i sposób przeniesienia „Automatycznie”, więc na liście Kosza odróżnisz ich od osób odłożonych ręcznie przez rekrutera.

„Zachowaj kandydatów” – wyjątki od reguły

Wygasła zgoda nie zawsze oznacza, że kandydata trzeba odłożyć. Ramka „Zachowaj kandydatów” pozwala wskazać grupy, których automat ma nie ruszać, nawet gdy formalnie kwalifikują się do przeniesienia. Wszystkie trzy wyjątki są domyślnie włączone, więc pierwsze uruchomienie automatu jest ostrożne.

Kandydaci z wybranych grup etapów

Checkbox „Nie usuwaj kandydatów do Kosza z grupy etapów:” rozwija dwie pozycje, których etykiety pokazują Twoje własne nazwy grup etapów z ustawień rekrutacji. W domyślnej konfiguracji są to:

• „Otwarta rekrutacja, Ofertowanie” – kandydaci w toku procesu, w tym osoby, którym złożyłeś ofertę. To ochrona przed sytuacją, w której automat wyjmuje z procesu kandydata w trakcie negocjacji.
• „Zatrudnienie kandydata” – osoby, które proces przeszły i zostały zatrudnione.

Ważny edge case: grupa etapów odpowiadająca odrzuceniu kandydata nie ma osobnej ochrony i nie da się jej zaznaczyć. To celowe – odrzuceni kandydaci z wygasłą zgodą są główną grupą, którą automat ma sprzątać. Jeśli chcesz zatrzymać konkretną odrzuconą osobę, przedłuż jej zgodę albo przywróć ją z Kosza po przeniesieniu.

Kandydaci w Talent Pool

Checkbox „Nie usuwaj kandydatów do Kosza znajdujących się w Talent Pool (jeśli wyrazili osobną zgodę)” chroni osoby, które mają ważną zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach. Nawias w etykiecie jest istotny: podstawą ochrony jest ważna zgoda na przyszłe rekrutacje, a nie sama obecność w bazie talentów. Kandydat w Talent Pool, któremu ta zgoda wygasła, nie jest chroniony.

Kandydaci z niedawną korespondencją

Checkbox „Nie usuwaj kandydatów do Kosza z aktywnością e-mailową w ciągu ostatnich” z polem na liczbę dni (domyślnie 30, zakres od 1 do 365) i dopiskiem „dni bez względu na etap”. Chroni każdego, do kogo w tym okresie wyszła z systemu jakakolwiek wiadomość e-mail.

Kandydaci bez żadnej zgody

Przełącznik „Usuwaj kandydatów automatycznie do Kosza nie posiadających żadnej zgody” jest niezależny od poprzedniego i obejmuje inną grupę: osoby, które nigdy nie wyraziły zgody na przechowywanie danych osobowych – na przykład kandydatów wpisanych ręcznie albo dodanych ze skrzynki e-mail, u których nikt nie odnotował zgody.

Ten przełącznik obejmuje też osoby, które zgodę cofnęły – po cofnięciu kandydat nie ma ważnej zgody, a jednocześnie nie ma zgody wygasłej, więc sam mechanizm „wygasłej zgody” go nie dotyczy.

Dlaczego pierwszy przebieg nikogo nie przenosi

Pierwsze uruchomienie automatu jest przebiegiem kontrolnym. System liczy, ilu kandydatów kwalifikuje się do przeniesienia, wysyła powiadomienie e-mail z tą liczbą i kończy pracę, nie przenosząc nikogo. Realne przenoszenie startuje od kolejnej doby.

Ten krok daje Ci 24 godziny na reakcję, jeśli liczba jest zaskakująco wysoka – czas na poprawienie wyjątków, przedłużenie zgód albo wyłączenie automatu, zanim cokolwiek się stanie.

Limit w pierwszym tygodniu

Przez pierwsze 7 dni działania automat przenosi maksymalnie 500 osób na dobę. Jeśli kwalifikuje się więcej, reszta czeka na kolejne przebiegi. Po tygodniu limit przestaje obowiązywać i automat przenosi wszystkich kwalifikujących się w jednym przebiegu.

Dzięki temu przy pierwszym uruchomieniu w bazie z kilkoma tysiącami starych kandydatów zmiany rozkładają się na kilka dni, a Ty masz szansę zauważyć błąd w konfiguracji, zanim obejmie całą bazę.

Kandydat wraca z Kosza sam

Mechanizm działa też w drugą stronę. Jeśli kandydat przeniesiony automatycznie odnowi swoją zgodę na konkretną rekrutację – klikając w link z prośby o przedłużenie albo po ręcznym przedłużeniu zgody przez rekrutera – system przy kolejnym przebiegu sam wyjmie go z Kosza i przywróci na etap, na którym był.

Automatyczny powrót dotyczy tylko osób przeniesionych automatycznie. Kandydaci odłożeni ręcznie przez rekrutera zostają w Koszu do decyzji człowieka, nawet jeśli ich zgoda zostanie odnowiona.

Powiadomienia e-mail

Automat nie pracuje po cichu. Powiadomienie o zaplanowanym przeniesieniu trafia do trzech grup odbiorców jednocześnie, każda osoba dostaje jedną wiadomość:

• właściciela konta,
• administratorów modułu „Rekrutacje ATS”,
• użytkowników wskazanych jako zarządzający Koszem w ustawieniach dostępu do Kosza.

Kiedy wychodzi wiadomość:

• przed pierwszym realnym przeniesieniem, jako przebieg kontrolny,
• za każdym razem, gdy w jednym przebiegu kwalifikuje się więcej niż 50 osób – jako ostrzeżenie o dużej porcji. Taka wiadomość nie zatrzymuje przenoszenia, tylko informuje.

Treść wiadomości podaje liczbę kandydatów i przypomina o sprawdzeniu konfiguracji, jeśli liczba jest nieoczekiwana. Informację o tym, po ilu dniach kandydaci zostaną usunięci z Kosza na zawsze, wiadomość zawiera tylko wtedy, gdy włączona jest druga faza mechanizmu – bez niej nie ma żadnego terminu, o którym można by informować.

Blokady i ograniczenia

• Automat obsługuje tylko zgodę na konkretną rekrutację. Wygaśnięcie zgody na przyszłe rekrutacje samo z siebie nie kwalifikuje kandydata do przeniesienia; ta zgoda działa w drugą stronę, jako ochrona kandydatów z Talent Pool.
• Kandydat z ważną zgodą nigdy nie trafi do Kosza automatycznie, niezależnie od etapu, wyjątków i pozostałych ustawień.
• Ustawienia obowiązują globalnie, dla wszystkich rekrutacji w systemie. Nie da się włączyć automatu tylko dla wybranego projektu rekrutacyjnego.
• Zmiana ustawień nie działa wstecz na osoby już w Koszu. Wyłączenie automatu zatrzymuje kolejne przeniesienia, ale nie przywraca nikogo – przywrócenie jest ręczne.
• Nie ma podglądu listy kandydatów do przeniesienia przed uruchomieniem. Zamiast tego pierwszy przebieg podaje ich liczbę w powiadomieniu, a skutki sprawdzasz na liście Kosza po pierwszej nocy.