Kosz kandydatów to bufor między usunięciem kandydata z rekrutacji a nieodwracalnym usunięciem jego danych. Kandydat w Koszu ma nadal pełne dane i CV, nie pokazuje się już jednak na listach kandydatów i w rekrutacjach. Poniżej opis tego, skąd biorą się w Koszu kandydaci, co możesz z nimi zrobić i kto ma do tego uprawnienia.

Kosz znajdziesz w menu modułu Rekrutacje, pod pozycją „Kosz kandydatów” z licznikiem osób, które w nim czekają: https://tomhrm.app/recruitment/candidates/trash.

Skąd kandydaci biorą się w Koszu

Do Kosza prowadzą dwie drogi: ręczna akcja rekrutera i automat, który sprząta kandydatów bez ważnej zgody RODO. Każdy kandydat w Koszu ma widoczny powód przeniesienia, więc zawsze wiesz, która droga go tam zaprowadziła.

Obok powodu widzisz też sposób przeniesienia: „Automatycznie” albo „Ręcznie (użytkownik)”. To dwie różne informacje: powód mówi dlaczego kandydat trafił do Kosza, sposób mówi kto go tam wysłał.

Ręczne przenoszenie kandydata do Kosza

Ręczne przeniesienie stosujesz wtedy, gdy chcesz zamknąć temat kandydata, ale zostawić sobie możliwość powrotu – na przykład gdy kandydat prosi o usunięcie danych, a Ty chcesz mieć jeszcze kilka dni na wyjaśnienie sprawy.

Skąd możesz to zrobić:

• z listy kandydatów, z menu trzech kropek w wierszu kandydata,
• z profilu kandydata, z menu akcji nad danymi,
• z listy kandydatów w Talent Pool,
• zbiorczo, po zaznaczeniu kandydatów na liście i wybraniu akcji „Przenieś do Kosza”.

Co robi system po potwierdzeniu:

1. Kandydat znika z listy kandydatów i z rekrutacji, ale zachowuje wszystkie dane: imię i nazwisko, kontakt, CV, notatki i historię.
2. Na liście Kosza kandydat dostaje datę przeniesienia, powód „Ręcznie” i sposób przeniesienia „Ręcznie (użytkownik)”.
3. Kandydat dostaje termin trwałego usunięcia, wyliczony z ustawienia „Czas pozostawania kandydata w Koszu”. Termin jest przypisany w momencie przeniesienia i nie zmienia się później.
4. Kandydat pojawia się na liście Kosza i w liczniku przy pozycji „Kosz kandydatów” w menu.

Akcja „Przenieś do Kosza” to nie to samo co „Usuń trwale kandydata” dostępne w tym samym menu (w akcjach zbiorczych: „Usuń trwale tego kandydata”). Ta druga od razu i nieodwracalnie zamazuje dane osobowe oraz kasuje pliki, bez etapu przejściowego w Koszu.

Co widzisz na liście Kosza

Lista pokazuje wszystkie osoby czekające na trwałe usunięcie, najnowsze przeniesienia na górze. Kolumny są dobrane pod jedno pytanie: kogo i do kiedy jeszcze możesz odzyskać.

• Imię i nazwisko – z linkiem do profilu kandydata, więc możesz sprawdzić szczegóły przed decyzją,
• E-mail,
• Rekrutacja/Talent pool – projekt, z którego kandydat pochodzi,
• Powód usunięcia,
• Data przeniesienia,
• Pozostanie w koszu przez – liczba dni do trwałego usunięcia. Wartość jest wyróżniona na czerwono, gdy zostały maksymalnie 24 godziny.

Nad listą widzisz belkę informacyjną o stanie automatu. Gdy trwałe usuwanie jest włączone, belka podaje po ilu dniach w Koszu kandydat zostanie usunięty i daje link „Zmień konfigurację”. Gdy jest wyłączone, belka mówi „Automatyczne usuwanie nieaktywne” i proponuje link „Włącz automatyczne usuwanie”.

Filtrowanie i szukanie w Koszu

Nad listą jest wyszukiwarka po nazwisku i adresie e-mail, a przycisk „Filtry” otwiera panel z filtrami. Czerwona kropka na przycisku sygnalizuje, że jakiś filtr jest aktywny – to najczęstsza przyczyna wrażenia, że „kandydat zniknął z Kosza”.

Dostępne filtry:

• „Data przeniesienia od-do” – zakres dat wejścia do Kosza,
• „Pozostanie w koszu przez (dni)” – zakres dni do trwałego usunięcia; tym filtrem wyłapujesz osoby, o których musisz zdecydować w tym tygodniu,
• „Sposób przeniesienia” – „Automatycznie” albo „Ręcznie (użytkownik)”,
• „Powód usunięcia”,
• „Rekrutacja”.

Wybór zatwierdzasz przyciskiem „Filtruj”.

Przywracanie kandydata z Kosza

To najszybszy sposób cofnięcia pomyłki. Przywrócenie działa dla każdego kandydata w Koszu, niezależnie od tego, czy trafił tam ręcznie, czy automatycznie.

Jak to zrobić: w wierszu kandydata otwórz menu trzech kropek i wybierz „Przywróć”, albo zaznacz kilku kandydatów i wybierz akcję zbiorczą „Przywróć”. System poprosi o potwierdzenie.

Co robi system po potwierdzeniu:

1. Kandydat wraca na listę kandydatów i do swojej rekrutacji, na etap, na którym był przed przeniesieniem.
2. System usuwa termin trwałego usunięcia – kandydat nie jest już objęty odliczaniem.
3. Znikają znaczniki Kosza: powód i sposób przeniesienia oraz data.
4. Kandydat przestaje się liczyć w liczniku przy pozycji „Kosz kandydatów”.

Mechanizm działa też w drugą stronę: jeśli kandydat przeniesiony automatycznie odnowi swoją zgodę na konkretną rekrutację, system sam wyjmie go z Kosza przy kolejnym przebiegu. Nie musisz tego pilnować ręcznie.

Trwałe usuwanie kandydata

To operacja końcowa: kandydat przestaje istnieć w systemie jako osoba, a Ty tracisz możliwość powrotu. Stosujesz ją, gdy nie ma podstawy do dalszego przechowywania danych i nie chcesz czekać na automat.

Trzy sposoby wywołania:

• Pojedynczo – w wierszu kandydata, menu trzech kropek, pozycja „Usuń trwale”.
• Dla zaznaczonych – zaznacz kandydatów na liście i wybierz akcję „Usuń trwale”.
• Przyciskiem „Usuń trwale wszystkich” nad listą.

Kto ma dostęp do Kosza i co może zrobić

Dostęp do Kosza jest osobno konfigurowany i celowo węższy niż dostęp do listy kandydatów: przywracanie i trwałe usuwanie to decyzje o danych osobowych, więc nie każdy, kto pracuje na kandydatach, może je podejmować.

Trzy powyższe dostępy włącza się w ustawieniach RODO rekrutacji: https://tomhrm.app/settings/agreement-template, w sekcji „Automatyczne usuwanie kandydatów”, pod przełącznikiem „Nadaj uprawnienia dostępu do widoku Kosza”. Właściciel konta i administrator modułu mają dostęp zawsze, pozostałe dwie grupy zaznacza się osobno, a listę osób w grupie „Wybrani użytkownicy” wskazuje się imiennie.

Rekruter widzi w Koszu kandydatów z rekrutacji, które sam utworzył lub w których jest przypisany jako rekruter. Licznik przy pozycji w menu również pokazuje tylko te osoby, więc dwie osoby o różnych rolach zobaczą przy „Kosz kandydatów” różne liczby.

Blokady i ograniczenia

• Przywrócenie i trwałe usunięcie działają wyłącznie na kandydatach, którzy są w Koszu. Jeśli ktoś inny w tym samym czasie usunął kandydata trwale, Twoja akcja zostanie pominięta.
• Rekruter nie przywraca ani nie usuwa trwale, nawet jeśli widzi kandydata w swojej części Kosza. Menu z tymi akcjami jest widoczne, ale system odmówi wykonania operacji.
• Użytkownik zarządzający Koszem nie usuwa trwale. To celowe: rola ma odzyskiwać dane i pilnować terminów, a nie kasować.
• Akcja „Przenieś do Kosza” jest dostępna nawet przy wyłączonym dostępie do widoku Kosza. Wystarczy uprawnienie do edycji kandydata. Jeśli więc nikt nie ma nadanego dostępu do Kosza, kandydaci nadal mogą do niego trafiać, a nikt ich tam nie zobaczy ani nie przywróci. Przed pierwszym użyciem akcji upewnij się, że dostęp do widoku jest nadany co najmniej jednej osobie.
• Kandydat w Koszu nie pojawia się na listach kandydatów, w rekrutacjach ani w wynikach wyszukiwania. Nie licz na to, że rekruter znajdzie go zwykłym filtrem – wejście do Kosza to jedyna droga.