Jeśli chcesz rozliczyć swoją delegację, wejdź do zakładki (zakładka “Bieżące”).
Krok 1
W sekcji “Do rozliczenia” dostępne są wnioski oczekujące na rozliczenie. Aby rozliczyć wniosek, wybierz przycisk .
Krok 2
Metryczka ze szczegółami wniosku pozwoli ci upewnić się, o który wyjazd służbowy chodzi.
W arkuszu rozliczenie delegacji uzupełnij poszczególne pola.
Sekcja Diety
- Potwierdź daty wyjazdu i powrotu. Jeśli sytuacja zmieniła się względem informacji podanych we wniosku, możesz je skorygować.
- Wpisz ile posiłków zostało zapewnionych przez pracodawcę. Posiłki zapewnione przez pracodawcę to te, których nie trzeba było kupować samodzielnie – np. śniadanie w hotelu wykupione razem z noclegiem przez pracodawcę czy obiad zapewniony przez organizatorów konferencji.
Każdy posiłek zapewniony przez pracodawcę obniża wartość diety.
Po zapisaniu danych zobaczysz w kolumnie zobaczysz wartość diety czyli kwotę, jaką będzie zobowiązany Ci wypłacić pracodawca.
Sekcja Nocleg
Uzupełnij w zależności od tego, jak zorganizowany był Twój nocleg. Jeśli:
- to pracodawca zapewnił Ci nocleg i on pokrył jego koszty – pozostaw oba pola puste, pomiń tę sekcję.
- samodzielnie zorganizowałeś/łaś sobie nocleg, ale nie dysponujesz fakturą ani rachunkiem (np. nocleg u rodziny) wypełnij pole wpisując liczbętakich noclegów.
- pracodawca polecił ci samodzielnie zarezerwować hotel i dysponujesz rachunkiem lub fakturą, wypełnij pole a fakturę dołącz w sekcji Dokumenty.
Sekcja Kilometrówka
Podajesz:
- Pojemność silnika
- Liczbę kilometrów
- Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży.
Sekcja Pozostałe koszty
Tu możesz dodać wszelkie inne koszty związane z delegacją.
Podaj:
- Datę wydatku
- Koszt
- Opis
- Numer dokumentu który go potwierdza (np. numer rachunku lub faktury)
- Rodzaj płatności (Pracownik oznacza, że zapłaciłeś z własnych środków. Otrzymasz za to zwrot środków. Karta firmowa oznacza, że koszt został pokryty kartą firmową. Nie otrzymasz za to zwrotu. Przelew – koszt został przedpłacony przez firmę. Nie otrzymasz za to zwrotu.)
Sekcja Dokumenty
Tu umieszczasz wszystkie dokumenty niezbędne do rozliczenia delegacji przez Księgowość. W tym:
- faktury i rachunki,
- umowę użyczenia samochodu lub inne dokumenty niezbędne jeśli w podróży służbowej korzystałeś/łaś z własnego środka transportu.
Sekcja komentarze
Jeśli chcesz, możesz dodać dodatkowy komentarz.
Sekcja podsumowanie
Na dole strony zobaczysz podsumowanie rozliczenia delegacji, które uwzględnia wszystkie koszty jakie zostały przez ciebie poniesione. Jeśli otrzymałeś/ łaś zaliczkę (kwota zgłoszona we wniosku o delegację), kwota Do wypłaty / zwrotu zostanie o nią pomniejszona.
Krok 3
Zapisz rozliczenie roboczo lub wyślij do akceptacji.
- W przypadku wybrania “Zapisz roboczo” zostanie zapisana wersja robocza wniosku rozliczenia, do której będzie można wrócić, aby uzupełnić dane.
- Po wciśnięciu “Wyślij do akceptacji” wniosek zostanie wysłany do akceptacji zgodnie z widoczną po prawej stronie ścieżką akceptacji
Kiedy wniosek zostanie rozliczony ty otrzymasz powiadomienie mailowe. W kolumnie typ wniosku zostanie dodatkowo umieszczona informacja o tym że delegacja została rozliczona i podana data rozliczenia delegacji.
Jeśli wniosek zostanie odrzucony, zostanie uwzględniony w zakładce a ty otrzymasz powiadomienie mailowe.
Taką delegacje możesz ponownie rozliczyć klikając w z prawej strony wniosku i wybierając przycisk .
Rozliczanie delegacji zagranicznych – założenia prawne
W systemie tomHRM do rozliczania delegacji zagranicznych przyjęto założenie osobnego rozliczania odcinków krajowych zagranicznych podróży służbowych, zgodne z interpretacją Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 2 lutego 2009 r. (GPP-417-4560-10/09/PE/RP).
Oznacza to, że jeśli np. wyjeżdżasz z Warszawy do Kopenhagi 25.09. o 8:00 i przekraczasz granicę tego samego dnia o 12:00, a wracasz 26.09. i znowu granicę przekraczasz 26.09. o 12:00, a w Warszawie jesteś o 16:00, to odbyłeś jedną podróż zagraniczną i dwie krajowe i te dwa odcinki krajowe będą w rozliczeniu delegacji pokazywane osobno.