Konfiguracja modułu Zasoby

Zanim zaczniesz dodawać zasoby, przygotuj strukturę, do której będą przypisywane: magazyny (gdzie zasób fizycznie się znajduje), kategorie i podkategorie (logiczna hierarchia) oraz słowniki (jednostki miar, statusy rezerwacji). Dobrze zaprojektowana konfiguracja decyduje o tym, czy moduł będzie wygodny dla administratorów, pracowników i działu zaopatrzenia.

Magazyny

Magazyn to fizyczna lokalizacja, w której przechowywane są zasoby — np. „Gdańsk — biuro główne”, „Warszawa — Centrala”, „Magazyn serwisowy”. Każdy zasób (w trybie ilościowym) lub egzemplarz (w trybie egzemplarzowym) musi być przypisany do jednego magazynu.

Dodanie magazynu

1. Przejdź do Ustawień modułu Zasoby → zakładka „Magazyny”.
2. Kliknij „Dodaj magazyn”.
3. Uzupełnij pola:
   • Nazwa magazynu — krótka, jednoznaczna nazwa (np. „Gdańsk”)
   • Adres — pełny adres lokalizacji (ulica, miasto, kod)
4. Zapisz.

Edycja i usuwanie magazynu

1. Edycja — ikona ołówka przy nazwie magazynu na liście.
2. Usuwanie magazynu, do którego są przypisane zasoby, wymaga wskazania magazynu docelowego — system przeniesie do niego wszystkie zasoby i egzemplarze. Dzięki temu nie tracisz powiązań ani danych, ale weryfikuj, czy docelowy magazyn jest właściwy.

Kategorie i podkategorie

Kategorie to hierarchiczny słownik klasyfikujący zasoby. Tworzysz dwa poziomy:

1. Kategoria główna — np. „IT”, „Meble biurowe”, „Narzędzia”, „Odzież robocza”.
2. Podkategoria — drugi poziom w ramach kategorii głównej, np. IT → „Laptopy”, „Monitory”, „Telefony”.

Dobrze zaprojektowana struktura ułatwia wyszukiwanie i raportowanie (statystyki z podziałem na kategorie).

Dodanie kategorii głównej

1. Przejdź do Ustawień modułu Zasoby → zakładka „Kategorie”.
2. Kliknij „Dodaj kategorię”.
3. Uzupełnij pola:
   • Nazwa — np. „IT”
   • Kolor — oznaczenie wizualne wyświetlane na liście i w filtrach
   • Numer porządkowy — steruje kolejnością wyświetlania kategorii na liście
   • Nazwy wielojęzyczne — tłumaczenia wyświetlane użytkownikom o innym języku interfejsu
4. Zapisz.

Dodanie podkategorii

1. Na liście kategorii znajdź kategorię nadrzędną.
2. Rozwiń ją i kliknij „Dodaj podkategorię” lub ikonę „+”.
3. Wpisz nazwę (np. „Laptopy”) i zapisz.

Usuwanie kategorii

Gdy usuwasz kategorię, do której są już przypisane zasoby lub podkategorie, system wymaga wskazania kategorii docelowej — zasoby i podkategorie zostaną do niej przeniesione. Dzięki temu operacja nie niszczy danych, ale wymaga świadomej decyzji.

Przykładowa struktura

1. IT
   • Laptopy
   • Monitory
   • Telefony
   • Akcesoria
2. Meble biurowe
   • Biurka
   • Krzesła
   • Szafy
3. Odzież robocza
   • Kaski
   • Obuwie
4. Materiały biurowe
   • Papier
   • Akcesoria piszące

Słownik: Jednostki miar

Jednostki miary używane są przy zasobach w trybie ilościowym — określają, w czym liczona jest ilość (np. 20 szt. długopisów, 5 kpl. narzędzi, 10 m kabla, 3 kg materiału).

Zarządzanie słownikiem jednostek

1. Przejdź do Ustawień modułu Zasoby → zakładka „Słowniki” → „Jednostki miar”.
2. Dodaj, edytuj lub usuń pozycje:
   • Nazwa (np. „szt.”, „kpl.”, „m”, „kg”)
   • Tłumaczenia — wielojęzyczne nazwy jednostek

Słownik: Statusy rezerwacji

Statusy rezerwacji porządkują stany rezerwacji zasobów zgłaszanych przez pracowników. W bazowej konfiguracji występują statusy: Zaakceptowana (rezerwacja aktywna) oraz Zamknięta (rezerwacja zakończona — zasób zwrócony).

Zarządzanie słownikiem statusów

1. Przejdź do Ustawień modułu Zasoby → zakładka „Słowniki” → „Statusy rezerwacji”.
2. Dodaj, edytuj lub usuń status:
   • Nazwa — np. „Zaakceptowana”, „Zamknięta”
   • Kolor — oznaczenie wizualne statusu na liście rezerwacji
   • Tłumaczenia — wielojęzyczne nazwy

Kolejność konfiguracji — zalecana sekwencja

1. Magazyny — zdefiniuj wszystkie lokalizacje fizyczne.
2. Kategorie główne — 4–6 kategorii pokrywających cały katalog zasobów firmy.
3. Podkategorie — dopiero dla kategorii, w których widzisz min. kilka–kilkanaście pozycji.
4. Jednostki miary — podstawowy zestaw (szt., kpl., m, kg).
5. Statusy rezerwacji — zostaw domyślne, chyba że masz konkretny proces wymagający więcej statusów.
6. Uprawnienia — dopiero po konfiguracji rozdaj dostępy (patrz artykuł o uprawnieniach).
7. Dodawanie zasobów — ręcznie (pojedyncze pozycje) lub masowo przez import.