Zadania pozwalają rozpisać cel na konkretne działania, przypisać je do osób i nadać im termin. Artykuł jest dla pracownika i przełożonego: pokazuje, jak dodać zadanie do celu, kto je zobaczy i do czego można je wykorzystać.

Do czego służą zadania w celach

Cel i oczekiwane rezultaty mówią, co chcesz osiągnąć. Zadania mówią, co trzeba zrobić, żeby to się udało. Każde zadanie dodane w celu jest zwykłym zadaniem z modułu Zadania, więc ma termin, osoby przypisane, typ, priorytet i opis, a do tego jest powiązane z konkretnym celem.

Dzięki temu:

• pracownik widzi listę kroków do wykonania bezpośrednio na stronie swojego celu,
• przełożony może rozdzielić pracę nad celem zespołu na kilka osób i sprawdzać, co zostało do zrobienia,
• zadania trafiają też na listę w module Zadania, razem z pozostałymi obowiązkami osoby przypisanej.

Jeśli dopiero zaczynasz pracę z celami, zajrzyj najpierw do artykułu Tworzenie celu i oczekiwanych rezultatów.

Jak dodać zadanie do celu

Zadanie możesz dodać w trzech miejscach. Wybierz to, w którym akurat pracujesz, formularz jest za każdym razem ten sam.

Ze szczegółów celu

To najwygodniejszy sposób, gdy pracujesz nad jednym celem.

Otwórz cel z listy „Moje Cele” albo „Cele zespołu”, klikając jego nazwę.

Przewiń do sekcji „Zadania” (pod opisem i oczekiwanymi rezultatami, obok „Notatek”).

Kliknij „Dodaj zadanie” i wypełnij formularz (opis pól poniżej).

Z listy celów

Na liście „Moje Cele” lub „Cele zespołu” kliknij menu ⋮ przy celu i wybierz „Dodaj zadanie”. Opcja jest widoczna, jeśli masz prawo edycji tego celu.

Z oczekiwanego rezultatu

W tabeli „Oczekiwane rezultaty” kliknij menu ⋮ przy wybranym rezultacie i wybierz „Dodaj zadanie”. Zadanie zostanie powiązane z tym rezultatem, a nie z celem nadrzędnym.

Formularz „Dodaj zadanie”

• „Zadanie”: nazwa zadania, pole wymagane.
• „Termin zakończenia”: data i godzina, do kiedy zadanie ma być wykonane.
• „Długość zadania”: szacowany czas pracy, od 15 minut do 2 dni.
• „Typ zadania” i „Priorytet”: wartości ze słowników modułu Zadania.
• „Tagi”: możesz wybrać istniejące albo wpisać nowe.
• „Treść”: opis zadania, np. szczegóły, linki, oczekiwany efekt.
• „Przypisz do”: osoby odpowiedzialne za zadanie. Musisz wskazać co najmniej jedną osobę, możesz też przypisać siebie.
• „Dodaj do zintegrowanego kalendarza”: pojawia się, gdy masz połączony kalendarz Google lub Outlook i przypisujesz zadanie sobie.

Na dole formularza masz dwa przyciski:

• „Dodaj zadanie”: zapisuje zadanie jako do zrobienia.
• „Dodaj jako wykonane”: zapisuje zadanie od razu jako wykonane, przydatne, gdy chcesz odnotować w celu pracę, która już się odbyła.

Co się dzieje po dodaniu zadania

• Osoby przypisane dostają e-mail z informacją o nowym zadaniu. Gdy później dopiszesz do zadania kolejną osobę, e-mail dostaje tylko ona.
• Zadanie pojawia się w sekcji „Zadania” na stronie celu (albo oczekiwanego rezultatu, z którego je dodano). Lista jest posortowana po terminie, a termin, który już minął, jest wyróżniony na czerwono.
• Przy oczekiwanym rezultacie widać liczbę niewykonanych zadań, np. „3 zadania”. Licznik spada, gdy zadania są oznaczane jako wykonane.
• Zadanie trafia na listę w module Zadania z etykietą „Cele”, obok pozostałych zadań osoby przypisanej.

Kliknięcie zadania na stronie celu otwiera panel ze szczegółami zadania. Możesz w nim zmienić status, termin, osoby i opis, prowadzić dyskusję oraz dodawać załączniki, jeśli masz prawo edycji zadania.

Kto i gdzie zobaczy zadanie

Na stronie celu

Sekcję „Zadania” na stronie celu widzą:

• właściciel celu,
• pracownik, do którego cel jest przypisany,
• członkowie działu, gdy cel jest przypisany do działu,
• osoby z prawem edycji celu, np. administrator modułu Cele.

Widzą one wszystkie zadania celu, także te przypisane do innych osób. Przełącznik „Tylko moje” w prawym górnym rogu sekcji zawęża listę do zadań, w których jesteś osobą przypisaną.

W module Zadania

Na liście Zadania zadanie z celu widzi każdy, kto widzi je na zasadach modułu Zadania, czyli:

• autor zadania,
• osoby przypisane do zadania,
• przełożony osoby przypisanej,
• administrator modułu Zadania.

Żeby zobaczyć na liście tylko zadania powiązane z celami, w filtrach zaznacz „Przypisane do celów”.

Informacja o celu w szczegółach zadania

W panelu szczegółów zadania jest wiersz „Cel” z nazwą celu. Nazwa jest linkiem do celu, jeśli masz do niego dostęp. Osoba, która widzi zadanie, ale nie powinna znać szczegółów celu, zobaczy w tym miejscu „Brak dostępu do informacji”.

Pomysły na wykorzystanie zadań w celach

Poniżej kilka przykładów, jak łączyć cele z zadaniami w codziennej pracy.

• Plan działania do celu rozwojowego. Pracownik z celem „Zdobycie certyfikatu z zarządzania projektami” rozpisuje kroki: zapis na kurs, przerobienie materiałów, egzamin próbny, egzamin właściwy, każdy z własnym terminem.
• Podział pracy w celu działu. Przełożony dodaje do celu działowego zadania dla poszczególnych osób. Każdy widzi swoją część na liście zadań, a na stronie celu widać całość.
• Kroki do oczekiwanego rezultatu. Przy rezultacie „Pozyskanie 10 nowych klientów” dodajesz zadania typu „Przygotuj listę firm do kontaktu” czy „Umów 5 spotkań w tym miesiącu”. Licznik niewykonanych zadań przy rezultacie od razu pokazuje, ile pracy zostało.
• Ustalenia ze spotkania. Po rozmowie o postępach w celu zapisujesz ustalenia jako zadania z terminem, zamiast trzymać je w notatkach. Osoby przypisane dostają e-mail, więc nie trzeba ich osobno informować.
• Zadania dla przełożonego. Pracownik może przypisać zadanie przełożonemu, np. „Zatwierdź budżet szkolenia”, gdy realizacja celu zależy od jego decyzji.
• Odnotowanie wykonanej pracy. Przyciskiem „Dodaj jako wykonane” zapisujesz w celu działania, które już się odbyły, dzięki czemu na stronie celu widać pełny obraz pracy.
• Terminy w kalendarzu. Jeśli masz połączony kalendarz Google lub Outlook, zaznacz „Dodaj do zintegrowanego kalendarza”, żeby zadanie do celu pojawiło się obok Twoich spotkań.

Blokady i ograniczenia

• Do zamkniętego celu nie dodasz zadania. Przycisk „Dodaj zadanie” znika po kliknięciu „Zamknij cel”. Wraca po kliknięciu „Otwórz ponownie cel”.
• Zadania oczekiwanego rezultatu widać na stronie tego rezultatu, a nie w sekcji „Zadania” celu nadrzędnego. Na stronie celu przy rezultacie widać tylko liczbę jego niewykonanych zadań.
• Termin zadania może wykraczać poza koniec okresu celu, system tego nie blokuje.
• Bez dostępu do modułu Zadania nie dodasz zadania, nawet jeśli masz prawo edycji celu.