Nieobecności pracowników sprawdzisz w zakładce Kalendarz nieobecności. Widok dostępny jest w dwóch wariantach:

• miesięczny: https://tomhrm.app/absences/calendar/monthly,
• roczny: https://tomhrm.app/absences/calendar/yearly.

Filtry kalendarza

Kalendarz miesięczny możesz filtrować przez:

• zespół,
• dział (opcjonalnie z działami podrzędnymi),
• oddział,
• organizację,
• zespół projektowy – filtr widoczny tylko, gdy w Twojej firmie aktywny jest moduł Ewidencja Czasu Pracy,
• formę zatrudnienia – filtr widoczny tylko dla właściciela konta i administratorów modułu Pracownicy,
• wybranego przełożonego,
• status wniosku: Do rozpatrzenia i Zaakceptowany (domyślnie zaznaczony jest tylko status „Zaakceptowany”).

Gdy żaden pracownik nie spełnia wybranych kryteriów, w siatce zobaczysz komunikat „Brak pracowników spełniających kryteria nieobecności.”

Statystyki „Stan na dziś”

Nad filtrami zobaczysz panel Stan na dziś, który podsumowuje aktualną sytuację w firmie:

• Nieobecni: liczba i procent pracowników z zaakceptowaną nieobecnością (inną niż praca zdalna) obejmującą dzisiejszy dzień,
• Obecni w firmie: pozostali pracownicy, czyli wszyscy aktywni minus nieobecni,
• Praca zdalna: liczba i procent osób z zaakceptowaną pracą zdalną obejmującą dziś,
• Planowane nieobecności: liczba zaakceptowanych wniosków rozpoczynających się w kolejnym tygodniu (poniedziałek – niedziela),
• Wnioski do akceptacji: liczba wniosków oczekujących obejmujących dzisiejszy dzień – kafelek widoczny tylko dla osób z uprawnieniem do akceptacji wniosków.

Statystyki widoczne są w formie kafelków nad filtrami tylko dla użytkowników z rolami:

• właściciel konta
• administrator modułu Urlopy i nieobecności”

Przełączniki widoku

Nad samą siatką kalendarza znajdziesz cztery przełączniki, które filtrują wiersze pracowników:

• Nieobecni: pokazuje pracowników z nieobecnością w dniu dzisiejszym,
• Obecni: pokazuje pracowników bez nieobecności (praca zdalna nie liczy się jako nieobecność),
• Praca zdalna: pokazuje pracowników, którzy dziś pracują zdalnie,
• Pokaż plany: włącza wyświetlanie wniosków w statusie planowanym jako cienki pasek pod komórką dnia.

Przełączniki pozwalają dynamicznie ukrywać lub pokazywać wybrane grupy pracowników bez konieczności ponownego filtrowania danych.

Widok miesięczny i roczny

Nad kalendarzem dostępne są dwie zakładki:

• Miesięczny: siatka dni i pracowników, z przewijaniem po miesiącach oraz przyciskiem Dziś. Przy dużej liczbie pracowników wyniki są stronicowane,
• Roczny: widok roczny jednego, wybranego pracownika, z filtrowaniem po statusie wniosku.

Legenda kalendarza

Pod siatką dni znajduje się rozwijana sekcja Legenda, w której zobaczysz:

• typy nieobecności i typy delegacji aktywne w Twojej firmie, każdy z własnym kolorem i kodem,
• wskaźniki wizualne: jak wygląda nieobecność jednodniowa, wielodniowa (początek, środek, koniec), godzinowa, wyjście prywatne, urlop wyrównawczy za nadgodziny, nakładające się nieobecności i pasek planów.

Widoczność kalendarza nieobecności

To, czy w kalendarzu nieobecności będziesz widział tylko swój kalendarz urlopów, kalendarze kolegów z działu lub wszystkich pracowników w firmie, zależy od tego, jakie ustawienia wprowadził Administrator systemu w Twojej organizacji.

Konfiguracja kalendarza pozwala na udostępnienie widoku nieobecności:

• Wszyscy pracownicy: wszyscy widzą wszystkich,
• Bezpośredni przełożeni: widzą nieobecności swoich podwładnych,
• Osoby zarządzające działami: widzą wszystkich pracowników przypisanych do zarządzanych przez nich działów,
• Osoby z własnego działu: widzą nieobecności współpracowników z tego samego działu,
• Osoby z własnego zespołu: widzą nieobecności współpracowników z tego samego zespołu,
• Wybrani pracownicy: Administrator ręcznie wskazuje pracowników, którzy widzą nieobecności wszystkich pracowników.

W zależności od ustawień wprowadzonych przez Administratora, możesz zatem widzieć jedynie swoje nieobecności, nieobecności kolegów z Twojego działu lub zespołu, bądź wszystkich pracowników w firmie.

Widoczność przyczyn nieobecności

Administrator systemu ustala, czy kalendarz nieobecności zawiera informacje o przyczynie nieobecności pracownika (np. urlop, delegacja), czy też dane te pozostają niewidoczne.

Pracownicy zwalniani w trakcie miesiąca

Pracownik z datą końca zatrudnienia w bieżącym miesiącu pozostaje w siatce kalendarza do dnia zwolnienia włącznie:

• dni po jego ostatnim dniu pracy są wyszarzone, a cały wiersz wygląda na wyciszony,
• w kolejnych miesiącach (po dacie zwolnienia) pracownik znika z kalendarza dla wszystkich.

Kalendarz nieobecności a typ nieobecności, czyli dlaczego nie widzę delegacji w kalendarzu?

Od Administratora systemu (oraz polityki informacyjnej w Twojej firmie) zależy to, jakie typy nieobecności będziesz widział w kalendarzu. W ustawieniach modułu Urlopy i nieobecności administrator niezależnie włącza każdy z sześciu typów:

• Urlopy,
• Praca zdalna,
• Delegacje,
• Inne nieobecności,
• Wyjścia prywatne,
• Czas wolny za nadgodziny.

Jeśli któregoś typu nie widzisz w kalendarzu (np. delegacji), oznacza to, że administrator wyłączył go w konfiguracji widoczności. Administrator systemu to zapewne osoba z Twojego działu HR, która zarządza kontem tomHRM.