Dodawanie i edycja zasobów

Moduł Zasoby pozwala na centralny rejestr majątku firmowego — sprzętu IT, mebli, narzędzi, materiałów biurowych i innych przedmiotów wykorzystywanych przez pracowników. Artykuł opisuje, jak dodać nowy zasób, jakie pola wypełnić, czym różnią się dwa tryby zasobów (ilościowy i egzemplarzowy) oraz jak edytować dane zasobu.

Dwa tryby zasobów — wybór przed dodaniem

Każdy zasób działa w jednym z dwóch trybów, który ustalasz przy dodawaniu. Tryb decyduje o tym, jak przypisujesz zasób do pracowników i co system śledzi.

Tryb ilościowy (pooled)

1. Zasób zarządzany jest na poziomie ilości, bez rozróżniania poszczególnych egzemplarzy.
2. Przykłady: długopisy, kable zasilające, papier, kaski, akcesoria, materiały biurowe.
3. Przypisanie polega na określeniu liczby sztuk przekazywanych pracownikowi lub działowi (np. „5 szt. długopisów dla działu HR”).
4. System automatycznie kontroluje dostępną ilość i blokuje przypisanie, jeśli żądana liczba przekracza stan magazynowy.

Tryb egzemplarzowy (items)

1. Zasób posiada listę konkretnych egzemplarzy, każdy z własnym numerem seryjnym i inwentarzowym.
2. Przykłady: laptopy, telefony, monitory, drukarki, samochody służbowe.
3. Przypisanie dotyczy konkretnego, zidentyfikowanego egzemplarza.
4. Każdy egzemplarz ma własny status i historię.

Dodawanie nowego zasobu

Krok 1 — Otwórz formularz

1. Przejdź do modułu Zasoby.
2. Kliknij „Dodaj zasób” w prawym górnym rogu listy.

Krok 2 — Opis zasobu

Uzupełnij podstawowe pola:

1. Nazwa (wymagane) — wyświetlana na liście i w wyszukiwaniach.
2. Opis — szczegółowe informacje o zasobie (edytor tekstowy z pogrubieniem, kursywą, listami).
3. Zdjęcie produktu — wizualny identyfikator zasobu (pomaga pracownikom rozpoznać sprzęt).
4. Numer inwentarzowy — wewnętrzny numer księgowości / kontrolingu.
5. Numer seryjny — numer producenta (najbardziej przydatny w trybie egzemplarzowym; w trybie ilościowym opcjonalny).
6. Kategoria (wymagane) — z listy rozwijanej.
7. Podkategoria — opcjonalna, po wybraniu kategorii.

Krok 3 — Lokalizacja

1. Magazyn — fizyczna lokalizacja zasobu.
2. Oddział — oddział firmy (z modułu struktury organizacyjnej).
3. Dział — dział, w którym zasób jest umieszczony (opcjonalnie, jeśli zasób od razu należy do konkretnego działu).

Krok 4 — Ilość i typ zasobu

1. Wybierz tryb: Ilościowy lub Egzemplarzowy.
2. Dla trybu ilościowego:
   • Ilość na magazynie (wymagane) — liczba sztuk
   • Jednostka miary — szt., kpl., m, kg (ze słownika)
3. Dla trybu egzemplarzowego:
   • Nie podajesz ilości zbiorczo — po zapisaniu zasobu dodajesz kolejne egzemplarze (każdy ze swoim numerem seryjnym/inwentarzowym). Opisuje to artykuł Zarządzanie egzemplarzami zasobów.

Krok 5 — Status dostępności i rezerwacje

1. Dostępny do wynajmu / Niedostępny do wynajmu — steruje tym, czy zasób jest widoczny dla pracowników jako możliwy do zarezerwowania.
2. Maksymalny czas rezerwacji (dni) — limit długości rezerwacji pracowniczej, zabezpieczający przed „wieczną” rezerwacją.

Krok 6 — Zapisanie zasobu

Po uzupełnieniu pól kliknij „Zapisz”. Zasób pojawia się na liście i jest gotowy do przypisania lub rezerwacji.

Różnice ilościowy vs egzemplarzowy — szybka tabela

Status przypisania i flaga uszkodzenia

Status przypisania

Każdy zasób może znajdować się w jednym ze stanów:

1. Dostępny — zasób wolny, gotowy do przypisania lub rezerwacji.
2. Przypisany — zasób przydzielony pracownikowi lub działowi.
3. W naprawie — zasób w serwisie, tymczasowo niedostępny.
4. Wycofany — zasób wycofany z użytkowania (np. zezłomowany, sprzedany).

Flaga uszkodzenia

Niezależnie od statusu można oznaczyć zasób lub egzemplarz jako uszkodzony i opisać rodzaj uszkodzenia. Użyteczne, gdy sprzęt jest jeszcze używany, ale z zastrzeżeniem (np. „rysa na matrycy, sprawny”).

Lista zasobów — co zobaczysz

Na liście w module Zasoby dla każdej pozycji wyświetlane są:

1. Nazwa (klikalna — prowadzi do szczegółów).
2. Typ — Ilościowy lub Egzemplarzowy.
3. Kategoria i podkategoria.
4. Magazyn — lokalizacja.
5. Ilość — wizualny pasek postępu (dostępne / przypisane) i liczba wolnych sztuk.
6. Przypisany do — awatary pracowników, do których zasób jest aktualnie przypisany.

Wyszukiwanie i filtry

1. Pole wyszukiwania — szybkie wyszukiwanie po nazwie lub słowie kluczowym, z autouzupełnianiem.
2. Filtr „Kategoria” — zawężenie do wybranej kategorii (główna lub podkategoria).
3. Filtr „Magazyn” — tylko zasoby z wybranego magazynu.
4. Filtr „Typ zasobu” — ilościowy / egzemplarzowy.
5. Filtr „Status dostępności” — dostępny / niedostępny do wynajmu.
6. Filtr „Osoba przypisana” — zasoby obecnie przypisane do konkretnego pracownika.

Podsumowanie liczbowe na liście

Nad listą wyświetlane są zagregowane dane: łączna liczba zasobów, liczba wolnych i liczba zajętych (przypisanych). Dane są liczone z uwzględnieniem aktywnych filtrów — czyli pokazują podsumowanie dla aktualnie widocznych pozycji.

Edycja zasobu

1. Otwórz szczegóły zasobu (klik w nazwę na liście).
2. Wybierz „Edytuj” (dostępne dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami — patrz Uprawnienia i bezpieczeństwo modułu Zasoby).
3. Zmodyfikuj dowolne pola opisu, lokalizacji i dostępności.
4. Zapisz zmiany — każda modyfikacja jest automatycznie logowana w historii zmian z informacją kto i kiedy ją wykonał.

Usuwanie zasobu

1. W szczegółach zasobu wybierz „Usuń”.
2. System zablokuje usunięcie, jeśli zasób ma aktywne przypisania — najpierw zdejmij przypisania (patrz Przypisywanie zasobów i zdejmowanie przypisań).
3. Potwierdzenie usunięcia jest zapisywane w historii zmian.