W drugim kroku tworzenia badania możesz dodać ocenianych pracowników z pliku XLS. To wygodny sposób, kiedy chcesz uruchomić badanie dla dużej, wcześniej przygotowanej listy osób (np. eksportowanej z arkusza HR-owego), zamiast wybierać ich pojedynczo z systemu.
Kiedy używać importu
- Masz listę pracowników do oceny w pliku Excel (np. po eksporcie z arkusza kadrowego).
- Lista jest długa (kilkadziesiąt lub więcej osób) i wybór ich pojedynczo zabiera za dużo czasu.
- Chcesz mieć w jednym miejscu „kontrolny” plik tego, kto wchodzi do badania.
Format pliku
System odczytuje plik XLSX lub XLS, biorąc pod uwagę aktywny arkusz. Każdy wiersz to jeden pracownik. Kolumny:
| Kolumna | Zawartość | Wymagana? |
|---|---|---|
| A | Imię pracownika | Tak (jeśli nie podajesz ID) |
| B | Nazwisko pracownika | Tak (jeśli nie podajesz ID) |
| C | ID pracownika w systemie tomHRM | Opcjonalne |
Plik nie powinien zawierać wiersza nagłówkowego. System czyta dane od pierwszego wiersza. Jeśli w wierszu 1 wpiszesz „Imię | Nazwisko | ID”, system spróbuje znaleźć pracownika o takich danych i — oczywiście — nikogo nie dopasuje, więc pierwszy realny pracownik z wiersza 2 zostanie zaimportowany, ale stracisz cichą diagnostykę.
Przykłady wierszy
Dwa równoważne podejścia:
| A — imię | B — nazwisko | C — ID | Wynik |
|---|---|---|---|
| Anna | Kowalska | (puste) | System szuka pracowników po imię i nazwisko |
| (puste) | (puste) | 147 | System szuka pracownika po ID |
| Anna | Kowalska | 147 | Priorytet ma ID (jeśli jest większe od 0) |
Jak zaimportować
- Podczas tworzenia badania przejdź do drugiego kroku (Wybierz pracowników do oceny).
- W sekcji „Pracownicy przypisani na podstawie XLS” kliknij Przeglądaj i wskaż plik z dysku.
- System zacznie parsowanie pliku (zobaczysz wskaźnik „parsing file in progress”).
- Po sparsowaniu zobaczysz listę pracowników z pliku, z domyślnie zaznaczonym checkboxem przy każdym rozpoznanym pracowniku.
- Możesz odznaczyć osoby, których nie chcesz dodać, lub kliknąć Wyczyść listę, żeby usunąć cały zestaw.
- Kliknij Zapisz zmiany, żeby utrwalić import.
Co dzieje się po imporcie
- Zaimportowani pracownicy zostają dodani do listy ocenianych w badaniu.
- Każdy pracownik w pliku, którego system nie rozpozna (zły ID, brak osoby o danym imię i nazwisko, literówka), jest pomijany bez ostrzeżenia.
- Pracownicy ze statusem Nieaktywny nie zostaną dodani do badania, nawet jeśli plik zawierał ich dane.
- Możesz łączyć import XLS z ręcznym dodawaniem osób (po nazwisku, dziale czy zespole) — obie listy uzupełniają się.
Najczęstsze pułapki
- Nagłówek w pierwszym wierszu — usuń go. System czyta dane od wiersza 1.
- Imienniki — jeśli w firmie pracują dwie „Anny Kowalskie” i podasz tylko imię i nazwisko, system doda obie. Używaj ID, żeby uniknąć tej sytuacji.
- Spacje i polskie znaki — muszą się 1:1 zgadzać z danymi w bazie pracowników (porównanie jest dokładne).
- Liczbowe ID jako tekst — jeśli kolumna C jest sformatowana jako tekst, ale zawiera cyfry — działa poprawnie. Ale jeśli zawiera np. tekst „147 (test)” — nie zadziała.
- Brak obu danych w wierszu — wiersz, w którym ani imienia, ani ID nie ma, jest pomijany.