Za pracę w dniu, który był dla Ciebie rozkładowo wolny – w sobotę, niedzielę albo święto – poza rozliczeniem samych godzin przysługuje Ci cały dzień wolny. Osoba rozliczająca Twój wniosek o nadgodziny albo wyznacza jego termin od razu, albo dodaje dzień do Twojej puli i wtedy termin wskazujesz Ty. Ten artykuł opisuje drugą sytuację: jak odebrać dzień, który czeka w puli.

Skąd wiesz, że masz dzień wolny do odebrania

Wejdź do Nadgodziny. Na belce podsumowania nad listą wniosków, obok liczników „Czas wolny do odebrania” i „Do wypłaty”, znajdziesz licznik „Dni wolne do odebrania” z dopiskiem „za pracę w dniu rozkładowo wolnym”. Pokazuje liczbę dni, dla których termin nie jest jeszcze wskazany.

Ten licznik jest niezależny od „Czasu wolnego do odebrania”. Godziny zrekompensowane dniem wolnym są z tego drugiego licznika wyłączone, żeby nie wyglądały na dostępne dwa razy – raz jako godziny, raz jako dzień.

Dwie drogi odbioru

Dzień z puli odbierasz na dwa równoważne sposoby. Oba prowadzą do tego samego wniosku o czas wolny za nadgodziny, więc wybierz ten, który masz pod ręką:

• Z formularza wniosku – gdy planujesz nieobecność i wchodzisz do wniosków od strony modułu Urlopy i nieobecności.
• Ze szczegółów wniosku o nadgodziny – gdy patrzysz na konkretne nadgodziny i chcesz od razu wskazać termin za nie.

Odbiór z formularza wniosku

Wejdź do Urlopy i nieobecności > Moje wnioski > Złóż wniosek > Czas wolny za nadgodziny.

W polu „Co odbierasz” przełącz się z „Czas wolny (godziny)” na „Dzień wolny za pracę w dniu wolnym”. Pola godzinowe znikną, a pojawi się sekcja odbioru dnia wolnego.

W polu „Dzień wolny do odebrania” wskaż, za który dzień chcesz odebrać wolne. Pozycje na liście opisane są dniem przepracowanym i numerem wniosku o nadgodziny, więc łatwo dopasujesz je do konkretnej pracy. Jeśli tego pola nie widzisz, administrator ustawił automatyczne pobieranie nadgodzin – system weźmie najstarszy dzień z Twojej puli.

Wskaż datę, w której chcesz odebrać dzień wolny, i wyślij wniosek. Godzin nie podajesz – wypełni je system na podstawie Twojego rozkładu pracy w tym dniu.

Po wybraniu daty system od razu ją ocenia i może pokazać jeden z dwóch komunikatów. „Wskazany dzień nie jest dniem pracy pracownika.” oznacza święto albo dzień, w którym według rozkładu nie pracujesz. „W tym dniu pracownik ma już zaakceptowany wniosek o nieobecność.” oznacza, że masz na ten dzień zaakceptowany urlop, inną nieobecność, delegację albo wyjście prywatne.

Dlaczego wniosek obejmuje cały dzień

Przy odbiorze dnia wolnego wniosek zawsze obejmuje całą dobę, a jego wymiarem jest jeden dzień, nie 24 godziny. Formularz sygnalizuje to komunikatem „Wniosek obejmuje cały dzień, niezależnie od godzin rozkładu pracownika.”.

Powód jest praktyczny: wniosek przestaje zależeć od grafiku, który może się zmienić po jego złożeniu. Dlatego w kalendarzu nieobecności i w tooltipie na karcie czasu pracy zobaczysz przy nim opis „Cały dzień” zamiast godzin od-do, a na listach wniosków i w raportach jego wymiarem jest jeden dzień, nie 24 godziny. Karta czasu pracy podstawia w tym dniu Twój normalny wymiar godzin, więc bilans czasu pracy się zgadza.

Odbiór ze szczegółów wniosku o nadgodziny

Druga droga prowadzi wprost z wniosku, za który dzień wolny się należy.

Wejdź do Nadgodziny i otwórz szczegóły wniosku, za który przyznano Ci dzień wolny.

W sekcji rozliczenia, w ramce z nagłówkiem „Za nadgodziny w … zdekretowano:”, znajdź wiersz z informacją o dniu przypisanym do puli i kliknij „Wskaż termin dnia wolnego”.

W oknie „Odbierz dzień wolny za pracę w sobotę” wypełnij pole „Data dnia wolnego” i zatwierdź przyciskiem „Wskaż termin dnia wolnego”. Datę system sprawdza tymi samymi regułami co formularz wniosku, a gdy jest nie do przyjęcia – czyści pole, więc niepoprawnego terminu nie da się zapisać.

Po zatwierdzeniu zobaczysz komunikat „Wniosek o dzień wolny został przekazany do akceptacji.”, a status segmentu w szczegółach zmieni się z „Dzień wolny do wskazania” na „Przyznany dzień wolny: data„.

Co dzieje się po wysłaniu wniosku

• Wniosek idzie ścieżką akceptacji ustawioną dla czasu wolnego za nadgodziny, a akceptanci dostają powiadomienie. Wyjątek: gdy termin wskazuje osoba rozliczająca Twoje nadgodziny, wniosek jest zaakceptowany od razu, bo to ona podejmuje decyzję.
• Dzień znika z licznika „Dni wolne do odebrania”, bo termin jest już znany.
• Wniosek trafia do kalendarza nieobecności i na kartę czasu pracy jako nieobecność usprawiedliwiona na cały dzień.
• W szczegółach wniosku o nadgodziny pojawia się data odbioru z linkiem do wniosku o czas wolny.

Blokady i ograniczenia

• Odbioru dnia wolnego nie zapiszesz jako wersji roboczej – przy próbie zobaczysz komunikat „Odbioru dnia wolnego nie można zapisać jako wersji roboczej.”. Wniosek trzeba wysłać od razu.
• Musisz wskazać dzień z puli – bez tego formularz zwróci „Wskaż dzień wolny, który chcesz odebrać.”.
• Kalendarz nie pozwala wybrać daty wcześniejszej niż dzisiejsza, o ile administrator modułu Urlopy i nieobecności nie dopuścił dat wstecznych dla wniosków o czas wolny za nadgodziny. Dzisiejsza data jest dopuszczalna. W oknie „Odbierz dzień wolny za pracę w sobotę” data wsteczna jest dodatkowo blokowana komunikatem „Nie można złożyć wniosku z datą wsteczną.”.
• Anulowanie, usunięcie i odrzucenie wniosku oddaje dzień do puli – nie tracisz go, licznik „Dni wolne do odebrania” znów go pokaże i możesz wskazać inny termin.
• Godzin zrekompensowanych dniem wolnym nie odbierzesz drugi raz – są rozliczone dniem wolnym, więc nie wchodzą do puli czasu wolnego do odebrania.