Kandydat w Koszu kandydatów nadal ma pełne dane osobowe – Kosz odkłada go na bok, ale niczego nie usuwa. Dopiero automatyczne trwałe usuwanie zamyka cykl: po ustalonym czasie system sam i nieodwracalnie kasuje dane osób, które w Koszu przeleżały swoje.

To druga, niezależna faza mechanizmu. Pierwszą – przenoszenie kandydatów do Kosza po wygaśnięciu zgody – opisuje instrukcja o automatycznym przenoszeniu kandydatów do Kosza.

Kosz a trwałe usunięcie – dwie różne rzeczy

Zanim włączysz automat, warto rozdzielić dwa pojęcia, bo w ustawieniach odpowiadają im dwa osobne przełączniki i dwie osobne decyzje.

Obie fazy są niezależne. Możesz włączyć samo trwałe usuwanie, bez automatycznego przenoszenia – wtedy automat sprząta wyłącznie osoby, które rekruterzy odłożyli do Kosza ręcznie.

Jak włączyć i ile dni ustawić

Ustawienia są w sekcji „Automatyczne usuwanie kandydatów” pod adresem https://tomhrm.app/settings/agreement-template, dostępnej dla właściciela konta i administratora modułu „Rekrutacje ATS”.

Włącz przełącznik „Trwale USUWAJ automatycznie kandydatów z Kosza”. Rozwinie się pod nim pole z czasem retencji.

W polu „Czas pozostawania kandydata w Koszu” wpisz liczbę dni. Dopuszczalny zakres to od 1 do 90 dni, domyślnie ustawione jest 7. Przy wartości poza zakresem formularz pokaże komunikat „Podaj wartość od 1 do 90 dni.” i nie zapisze zmian.

Sprawdź niebieską ramkę pod polem – system przelicza Twoje ustawienie na zdanie „Kandydat zostanie trwale usunięty po X dniach od trafienia do Kosza.” Jeśli zgadza się z Twoją polityką, zapisz zmiany przyciskiem „Zapisz zmiany” na dole formularza.

Jak liczy się termin: zegar startuje w momencie trafienia kandydata do Kosza, nie w momencie wygaśnięcia zgody i nie w momencie zapisania ustawień. Kandydat przeniesiony dziś przy ustawieniu 7 dni zostanie usunięty za tydzień. Sprzątanie odbywa się codziennie w nocy, więc liczba dni w ustawieniu to realny termin, a nie widełki.

Bieżący stan tej fazy widać też w samym Koszu: nad listą jest belka „Automatyczne usuwanie aktywne – po X dniach w Koszu” z linkiem „Zmień konfigurację”, a przy wyłączonym automacie „Automatyczne usuwanie nieaktywne” z linkiem „Włącz automatyczne usuwanie”. Rekruter nie musi więc pytać administratora, czy termin w kolumnie „Pozostanie w koszu przez” cokolwiek znaczy.

Co dokładnie znika

Trwałe usunięcie wykonuje dokładnie te same operacje, co ręczna akcja „Usuń trwale” w Koszu. Konkretnie:

• Dane osobowe kandydata zostają zamazane – imię i nazwisko, adres e-mail, telefon i pozostałe dane identyfikujące.
• Pliki i CV kandydata zostają skasowane.
• Korespondencja z kandydatem zostaje zanonimizowana.
• Zadania powiązane z kandydatem zostają usunięte.
• Kandydat znika z listy Kosza i z licznika przy pozycji „Kosz kandydatów” w menu.

Zmiana ustawienia nie działa wstecz

Termin usunięcia jest przypisywany kandydatowi w chwili trafienia do Kosza i od tego momentu jest niezmienny. Dlatego formularz ostrzega: „Zmiana obejmie tylko kandydatów, którzy trafią do Kosza po zapisaniu ustawień. Osoby już w Koszu zachowują termin wyznaczony przy przeniesieniu.”

To samo działa w drugą stronę: wydłużenie czasu retencji nie przedłuża pobytu w Koszu osobom, które już tam są. Kandydat z jutrzejszym terminem zostanie usunięty jutro, nawet jeśli dziś ustawisz 90 dni.

Co się dzieje, gdy ta faza jest wyłączona

Przy wyłączonym przełączniku nikt i nic nie usuwa kandydatów z Kosza. Konsekwencje:

• Kandydaci zostają w Koszu bezterminowo, razem z pełnymi danymi osobowymi i CV.
• Kolumna „Pozostanie w koszu przez” na liście Kosza nadal pokazuje liczbę dni, ale nikt tej daty nie wykona – jest to termin teoretyczny.
• Jedyną drogą usunięcia danych jest ręczna akcja „Usuń trwale” wykonana przez właściciela konta lub administratora modułu.
• Powiadomienia automatu przenoszącego kandydatów do Kosza nie zawierają informacji o terminie odzyskania, bo żadnego terminu nie ma.

Włączenie samego przenoszenia do Kosza, bez tej fazy, nie realizuje więc polityki retencji danych – tylko porządkuje listy kandydatów. Jeśli celem jest usuwanie danych po upływie zgody, potrzebne są obie fazy.

Blokady i ograniczenia

• Automat usuwa tylko kandydatów, którym termin już minął. Osoby z terminem w przyszłości są pomijane, nawet jeśli uruchomisz sprzątanie ręcznie.
• Automat nie odróżnia kandydatów przeniesionych automatycznie od odłożonych ręcznie. Po upływie terminu usuwa jednych i drugich, więc ręczne przeniesienie do Kosza przy włączonej tej fazie jest decyzją z terminem ważności.
• Przywrócenie kandydata zeruje termin. Kandydat wyjęty z Kosza nie jest już objęty odliczaniem; jeśli wróci do Kosza później, otrzyma nowy termin liczony od nowa.
• Czas retencji ustawia się globalnie, dla całego systemu. Nie da się ustawić innej liczby dni dla wybranej rekrutacji ani dla wybranego powodu przeniesienia.
• Jeśli usunięcie konkretnego kandydata się nie uda (na przykład z powodu chwilowego problemu z plikami), system ponawia próbę w kolejnych dobach, maksymalnie trzy razy. Kandydat zostaje wtedy w Koszu dłużej, niż wynika z ustawienia.