Aby ręcznie wysłać prośbę do kandydata o przedłużenie zgody na przetwarzanie danych osobowych wystarczy, że w wiadomości email (do kandydata) zostanie użyty odpowiedni znacznik (shortcode). W mailu zastąpi go link umożliwiający przejście do strony na której kandydat może kliknąć w przycisk i tym samym przedłużyć swoją zgodę (RODO).

Krok 1

Wybierz odbiorców:

• Aby wysłać link do jednej osoby, wejdź do wybranego profilu kandydata i przejdź do tworzenia wiadomości email.
• Jeśli wysyłasz wiadomość do wielu kandydatów z jednej rekrutacji, to wejdź w szczegóły projektu do zakładki Mailing. Kliknij w przycisk Utwórz nowy mailing i w sekcji Odbiorcy za pomocą filtra wybierz odpowiednią grupę. Mailing możesz kierować do osób z udzieloną
  • zgodą na konkretną rekrutację
  • zgodą na przyszłe rekrutacje
    Możesz też wybrać czy wysyłasz mailing do osób którym zgoda wygasa przed konkretna datą czy po niej 

• Wielu odbiorców możesz też wybrać korzystając z listy dostępnej w Rekrutacje>Rekrutacje/Moje rekrutacje>Konkretny projekt>Kandydaci. Wystarczy, że zaznaczysz kandydatów przy pomocy checkboxów i w polu Wybierz akcję do wykonania klikniesz w Wyślij email do zaznaczonych.
  W takiej sytuacji również musisz wybrać której zgody ma dotyczyć mailing

Krok 2

W edytorze wiadomości wybierz ikonkę {} i wstaw znacznik

•  “Link do przedłużenia zgody RODO” – jeśli chcesz przedłużyć zgodę na konkretna rekrutację
•  “Link do przedłużenia zgody na przyszłe rekrutacje”–  jeśli chcesz przedłużyć zgodę na konkretna rekrutację

Znaczniki te znajdują się na samym dole listy

Krok 3

Po wybraniu pozycji pojawi się okienko gdzie możesz ustawić:

Długość w dniach – liczba dni o którą zostanie przedłużona obecna zgoda,
np. jeśli zgoda jest wyrażona do 20.08.2025 i wpiszesz 30 dni to zgoda zostanie przedłużona do 19 września włącznie

Krok 4

Znacznik wstawi się do treści w edytorze wiadomości email. Możesz teraz wysłać wiadomość do kandydata.

Co widzi kandydat

Kliknięcie w link przeniesie kandydata do specjalnej strony z komunikatem i opcjami do wyboru.

Komunikat składa się z treści, którą definiuje rekruter (w kroku 3) oraz predefiniowanej informacji rekrutacji której dotyczy zgoda (z linkiem) oraz daty do kiedy zgoda będzie ważna.

Jeśli kandydat wybierze “Tak, przedłużam”, informacja o przedłużeniu zgody zostanie zaktualizowana i taka akcja zostanie również odnotowana w historii zmian, w profilu kandydata.

Jeśli kandydat nie podejmie żadnej akcji (zignoruje wiadomość e-mail) lub  wybierze “Nie wyrażam zgody” system będzie dalej odliczał dni pozostałe do wygaśnięcia aktualnie obowiązującej klauzuli (ramka “wysłana prośba” będzie aktywna). Po wygaśnięciu zgody oznaczy profil kandydata etykietą “Wygasła zgoda na przyszłe”. System samodzielnie nie usuwa danych kandydatów, którym zgoda wygasła.

Główne zasady działania

1. Link działa tylko i wyłącznie do przedłużania zgód typu “Zgoda na konkretną rekrutację”  lub “Zgoda na przyszłe rekrutacje” (tylko takie zgody posiadają datę ważności).
2. Do każdej zgody jest inny link, więc upewnij się, czy zastosowałeś/ łaś właściwy znacznik przy wyborze linku.
3. Jeśli kandydat nie będzie posiadał przypisanej takiej zgody/ zgód, to link nie będzie działał.
4. Link ważny jest 7 dni od wysłania wiadomości email. Możesz wysyłać wiadomości email z tym znacznikiem (linkiem) dowolną ilość razy.
5. Treść informacji dla kandydata można przygotować w tych wersjach językowych jakie są włączone dla danej oferty pracy.
6. Jeśli kandydat kliknie w link, a oferta pracy będzie Zarchiwizowana lub będzie posiadać przeszłą datę ważności to otrzyma komunikat o braku oferty
   (według zasady taka oferta nie jest dostępna/widoczna na stronie kariera zatem wszystkie akcje, które może wykonać kandydat są dla niego niedostępne)