Struktura organizacyjna firmy

W tym artykule omawiamy założenia struktury organizacji w tomHRM. Możesz też przejść do wpisu o tworzeniu struktury oraz o wizualizacji struktury (schemat organizacyjny).

Struktura organizacyjna firmy w tomHRM składa się z:

Organizacji
Oddziałów
Działów
Zespołów
Stanowisk

Jej poprawne wdrożenie warunkuje efektywne działanie systemu HR, który w większości modułów korzysta z informacji zawartych w strukturze.

Przykładowe odwołania to np.:

ścieżki akceptacji uwzględniające przełożonych czy pracowników konkretnego działu
ustawianie dostępności ankiet, wniosków, typów urlopów, aktualności w intranecie itd względem Działów/ Oddziałów/ Stanowisk/ typu managera (przełożony, zarządzający działem, zarządzający oddziałem).

PoradaNiektóre elementy systemu można przypisywać tylko do wybranych elementów struktury – np. profile dni wolnych można przypisywać do:

Oddziału
bezpośrednio do konkretnych pracowników

ale nie można ich przypisywać do konkretnej Organizacji czy Działu.

PoradaZ tego względu, zanim zaczniesz odwzorowywać swoją firmę w tomHRM warto rozważyć, z których modułów firma będzie korzystać i które informacje z obszaru struktury organizacji będą wykorzystywane, aby móc jak najefektywniej rozpisać strukturę.

Zasady struktury organizacyjnej

Organizacja / Organizacje

Ustawienia > Parametry >Pracownicy > Organizacje

Organizacja może mieć nadaną:

nazwę

Pracownik może należeć tylko do jednej Organizacji

Organizacja jest polem opcjonalnym w profilu pracownika.

Do Organizacji mogą być przypisywane m.in:

formularze wniosków (moduł Wnioski Firmowe)
ankiety (moduł Ankiety i Testy)
typy urlopów / nieobecności (Moduł Urlopy i nieobecności)

PoradaJeśli używasz jednej instancji tomHRM dla kilku spółek, to może każdą spółkę umieścić w tomHRM jako osobną organizację. Pamiętaj jednak, że otrzymasz jedną fakturę za abonament. Jeśli chcesz otrzymywać osobną fakturę na każdą spółkę, musisz wykupić osobne abonamenty tomHRM. Dane między instancjami nie będą zsynchronizowane.

Organizacja/je są listą płaską. Nie ma zależności między Organizacją / Organizacjami a Oddziałami lub Działami.

Oddział / Oddziały

Organizacja > Oddziały

Oddział może mieć nadaną:

nazwę,
numer,
adres,
strefę czasową,
dane kontaktowe,
osobę zarządzającą i zastępcę,

Pracownik może należeć tylko do jednego Oddziału

Do Oddziału można przypisać m.in:

profil dni wolnych
centrum kosztów
reguły Clock In/Out (moduł Ewidencja Czasu Pracy)

Możliwe jest również dodanie zastępcy osoby zarządzającej w oddziale.

Zastępca osoby zarządzającej w oddziale ma jedną funkcję — umożliwia tworzenie, wgląd i zarządzanie grafikami. Jeśli organizacja nie posiada modułu Grafiki czasu pracy, to wskazanie zastępcy ma wyłącznie charakter informacyjny i nie wywołuje żadnych dodatkowych uprawnień w systemie.

Oddziały są listą płaską. Nie ma zależności między Oddziałami a Działami lub Organizacjami.

Działy

Organizacja > Działy

Dział może mieć nadaną:

nazwę
wskazany Dział Nadrzędny
osobę zarządzającą (może posłużyć jako informacja o drugim przełożonym i może pełnić rolę akceptującego w ścieżkach akceptacji lub mieć uprawnienia do zarządzania rejestrem umów w profilu pracownika)
kolor
opis

Do Działu można przypisać:

Pracownik może należeć tylko do jednego Działu

Możliwe jest również dodanie zastępcy osoby zarządzającej w dziale.

Zastępca osoby zarządzającej w dziale ma jedną funkcję — umożliwia tworzenie, wgląd i zarządzanie grafikami. Jeśli organizacja nie posiada modułu Grafiki czasu pracy, to wskazanie zastępcy ma wyłącznie charakter informacyjny i nie wywołuje żadnych dodatkowych uprawnień w systemie.

Dział może służyć jako parametr m.in przy:

określaniu kryteriów dostępu do kategorii Bazy Wiedzy, kanałów Tablicy oraz wpisów w Aktualnościach (moduł Intranet)
określaniu kryteriów dostępu do wniosków firmowych (moduł Wnioski Firmowe)
filtrowaniu pracowników
ustawianiu dostępów do typów urlopów i nieobecności (moduł Urlopy)

Działy mogą być kilkukrotnie zagnieżdżone (Dział 1 nadrzędny względem Działu 2 nadrzędny względem Działu 3 itd) a ich struktura rozbudowania (kilka działów podrzędnych + jeden nadrzędny).

Działy na tym samym poziomie na schemacie organizacyjnym są wizualizowane na jednej linii

PoradaJeśli chcesz, by na schemacie wg działów najwyższym poziomem działu był Zarząd, musisz uczynić go działem nadrzędnym wobec pozostałych działów na kolejnym poziomie w strukturze.

Zespół / Zespoły

Organizacja > Zespoły

Zespół może mieć nadaną:

nazwę,
osobę zarządzającą (może posłużyć jako informacja o drugim przełożonym i może pełnić rolę akceptującego w ścieżkach akceptacji lub mieć dostęp do zakładki Dokumenty w profilu pracownika),
kolor,
opis,
dział, do którego zespół jest przypisany,
członków.

Pracownik może należeć do wielu zespołów

Stanowiska

Organizacja > Stanowiska

Stanowisko może mieć nadaną:

nazwę,
opis,
zakres obowiązków,
zakres uprawnień,
wymagania.

Można wskazać Obszar stanowiska oraz Typ (gdzie go się ustawia?)

Pracownik może mieć tylko jedno stanowisko

Do Stanowiska można przypisać m.in:

Profil kompetencyjny
Ścieżkę onboardingową (moduł Onboarding)
Ścieżkę szkoleniową (moduł Szkolenia)

Stanowisko służy jako parametr m.in przy:

określaniu kryteriów dostępu do kategorii Bazy Wiedzy, kanałów Tablicy oraz wpisów w Aktualnościach (moduł Intranet)
określaniu kryteriów dostępu do wniosków firmowych (moduł Wnioski Firmowe)
filtrowaniu pracowników
ustawianiu dostępów do typów urlopów i nieobecności (moduł Urlopy)

Przełożeni

Określani bezpośrednio w profilu pracownika w polu „Przełożony”

Pracownik może mieć tylko jednego bezpośredniego przełożonego.

Każdy przełożony może mieć kolejnego przełożonego (struktura schodkowa).

Przełożeni są wykorzystywani jako parametr w większości modułów tomHRM przy określaniu kryteriów dostępu do określonych elementów systemu lub na ścieżkach akceptacji i powiadomień.

Schemat struktury organizacyjnej możesz przeglądać w formie graficznej przechodząc do zakładki Organizacja i wybierając zakładkę Struktura org. Tu więcej o schemacie organizacyjnym.

Zarządzanie pracownikami