Wniosek o delegacje posiada predefiniowany zestaw pól do wypełnienia.

1. Daty od – do (pole obowiązkowe)
2. Rodzaj delegacji – wybór Krajowa lub Zagraniczna → tylko dla użytkowników Delegacje PRO. 
3. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia.
4. Miejsce docelowe podróży (pole obowiązkowe).
5. Cel podróży.
6. Źródło finansowania → pole do wpisania.
7. “Środek transportu” – jest to lista słownika, którą można samodzielnie ustawić w zakładce Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Rodzaj trans. W przypadku wyboru samochodu prywatnego pracownik może wprowadzić jego dane
8. Miejsce na notatki.

Sekcja Wydatki

1. Przewidywane koszty i ich walutę („Waluta” jest to lista słownika, którą można samodzielnie ustawić w zakładce Ustawienia> Parametry > Ogólne > Waluta.
2. Pole “Kwota zaliczki” – jest możliwe rozbicie zaliczki na różne kwoty/waluty i przypisanie ich do kategorii. “Kategoria zaliczki” – jest to lista słownika, którą można samodzielnie ustawić w zakładce Ustawienia > Parametry > Urlopy i nieobecności > Kategorie kosztów.
3. Checkboxy Nocleg i Dieta.

Sekcja Zastępca

1. Zastępuje mnie – wybranie osoby na zastępstwo skutkuje tym, że:
   • osoba ta będzie widoczna w kalendarzu nieobecności po wejściu w szczegóły nieobecności, co pozwala pracownikom na uzyskanie informacji kto zastępuje danego pracownika podczas jego nieobecności,
   • może zyskać prawo do akceptacji wniosków o urlop i nieobecność w imieniu pracownika przebywającego na urlopie. Więcej o zastępstwach za pracownika
2. Checkbox powiadomienia zastępcy gdy wniosek zostanie zaakceptowany. W takiej sytuacji zastępca otrzyma powiadomienie email.
3. Możliwość skierowania wniosku do akceptacji do wybranej osoby z pominięciem ścieżki akceptacji → opcja dostępna jedynie wtedy, kiedy w ramach konfiguracji ustawień delegacji, przy wyborze ścieżki akceptacji zaznaczono checbox “Pozwól użytkownikowi wybrać osobę akceptującą pomijając ustawioną ścieżkę akceptacji”. Więcej o konfiguracji delegacji.

Sekcja Dokumenty

Możliwość dodania dowolnych dokumentów (np. potwierdzenia spotkania z klientem lub potwierdzenia rezerwacji hotelu).

Statusy wniosku o delegacje

Wniosek o delegacje, niezależnie od tego, czy firma wykorzystuje pakiet delegacji dostępny w module Urlopy i nieobecności czy też korzysta z modułu Delegacje PRO,  może posiadać jeden z sześciu statusów.:

• Do rozpatrzenia– zapisany i złożony, oczekujący na akceptację (wg ścieżki akceptacji);
• Planowany– zapisany jako “Zapisz jako plan”, nie jest skierowany do akceptacji, pracownik może wrócić do jego edycji;
• Zaakceptowany lub odrzucony – przez osoby akceptujące;
• Rozlicz– wniosek zaakceptowany, oczekujący na rozliczenie przez pracownika (składającego). Czytaj więcej o rozliczeniu wniosku;
• W trakcie weryfikacji – wniosek skierowany do rozliczenia przez pracownika i oczekujący na rozliczenie przez osoby będące na ścieżce akceptacji rozliczenia. Więcej o ustalaniu ścieżki akceptacji delegacji;
• Anulowany – wniosek anulowany, widoczny w archiwum wniosków pracownika.