Modal Rozlicz nadgodziny to centralne miejsce, w którym administrator dekretuje wniosek o nadgodziny i przekazuje go do rozliczenia. Zastępuje wcześniejsze, ręczne ustawianie stawki 50% / 100% per cały wniosek – każdy fragment godzin (segment) dekretujesz osobno.

Kiedy modal jest dostępny i kto go widzi

Modal jest dostępny dla wniosków będących w jednym z trzech statusów:

• „Zaakceptowany” – wniosek przeszedł ścieżkę akceptacji i pracownik wypracował godziny, dekretacja jeszcze się nie zaczęła,
• „Do dekretacji” – administrator zaczął przypisywać klasyfikację i metody rozliczenia, ale jeszcze nie przekazał wniosku do rozliczenia,
• „Oczekuje na rozliczenie” – wniosek jest już przekazany, ale nic z niego nie zostało zrealizowane. Akcja nazywa się wtedy „Edytuj dekretację”.

Akcję widzą:

• właściciel konta tomHRM,
• administrator modułu Ewidencja Czasu Pracy.

Jak otworzyć modal

Wejdź do Nadgodziny > Wnioski.

Znajdź wniosek do rozliczenia. Możesz wcześniej przefiltrować listę po statusie Zaakceptowany lub Do dekretacji, żeby zobaczyć wnioski wymagające dekretacji.

W menu trzech kropek po prawej stronie wniosku wybierz Rozlicz nadgodziny (albo Edytuj dekretację, jeśli wniosek jest już przekazany do rozliczenia). Modal otworzy się w bieżącym oknie.

Co widać w modalu

Modal jest podzielony na sekcje:

• Nagłówek – tytuł „Rozliczenie wniosku #<numer>” oraz przycisk zamknięcia.
• Kontekst – pracownik (z linkiem do profilu), okres wniosku, łączna wnioskowana liczba nadgodzin.
• Banner o pracy przez północ – wyświetla się tylko, gdy data rozpoczęcia różni się od daty zakończenia. Zwraca uwagę na potrzebę weryfikacji podziału segmentów per doba.
• Tabela segmentów – serce modala (opisana niżej w sekcji „Segmenty godzin”).
• Sekcja dnia wolnego – pojawia się tylko wtedy, gdy wniosek obejmuje pracę w dniu rozkładowo wolnym (opisana w sekcji „Przyznanie dnia wolnego”).
• Podsumowanie – sumy godzin z podziałem na stawki (50% / 100% / „Bez dodatku”) oraz na sposoby rozliczenia (wynagrodzenie / czas wolny).

Segmenty godzin krok po kroku

Każdy wiersz tabeli to segment – spójny fragment godzin z jedną klasyfikacją i jedną metodą rozliczenia. System automatycznie tworzy segmenty, dzieląc czas wniosku kolejno na czterech granicach:

• granicy doby pracowniczej – opisanej w sekcji „Podział na doby pracownicze”,
• godzinach nocnych zdefiniowanych na profilu Clock-in pracownika (pole „Godziny pracy w nocy”),
• normie dobowej ośmiu godzin – ale tylko w dniu, za który należy się dzień wolny (patrz niżej),
• typie dnia, wynikającym z kalendarza świąt i dni wolnych pracownika oraz z jego grafiku (dzień roboczy, sobota, niedziela, niedziela pracująca, święto, święto przypadające w niedzielę).

Podział na normie dobowej działa wyłącznie w święto oraz w sobotę i niedzielę, w której pracownik nie ma zaplanowanej pracy w grafiku. Powód: tylko te trzy sytuacje dają tytuł do dnia wolnego, a dzień wolny pokrywa pracę najwyżej do ośmiu godzin. W zwykłym dniu pracy norma jest wypracowana w grafiku, więc nie ma czego dzielić.

Dla każdego segmentu zobaczysz kolumny:

• „Dzień” – pole wyboru daty + nazwa dnia tygodnia + opcjonalnie nazwa święta (np. „Boże Narodzenie”).
• „Godziny” – „od” i „do” w formacie GG:MM. Pod polem pojawia się sygnalizator „Praca nocna”, jeśli zakres wpada w godziny nocne.
• „Liczba” – liczba godzin segmentu, wyliczana automatycznie.
• „Klasyfikacja nadgodzin” – z sugestią systemu, możliwą do nadpisania.
• „Sposób rozliczenia” – „Wynagrodzenie”, „Czas wolny” albo „Dzień wolny” (z sugestią systemu). Pozycja „Dzień wolny” pojawia się tylko w wierszach, które wpadają w dzień dający tytuł do dnia wolnego.
• „Szczegóły rozliczenia” – widoczne tylko dla czasu wolnego: wybór inicjatora.
• „Stawka” – 50% albo 100%, wynika z klasyfikacji. Segment bez dodatku ma w tej kolumnie „-„, a w podsumowaniu jest liczony jako „Bez dodatku”.
• „Ekwiwalent” – czas po przeliczeniu przez stawkę (wynagrodzenie) lub mnożnik (czas wolny). Dla godzin rozliczanych dniem wolnym zamiast godzin widać „1 dzień wolny” przy pierwszym segmencie danego dnia i „wliczone w dzień wolny” przy kolejnych.
• Akcja usuń – pozwala usunąć segment z dekretacji (pierwszy wiersz jest zablokowany).

Pod tabelą znajdziesz przycisk „Dodaj podział godzin”, który dokłada nowy wiersz – używasz go, gdy chcesz ręcznie podzielić jeden naturalny segment na dwa różne (np. inny inicjator dla pierwszych dwóch godzin czasu wolnego).

Klasyfikacja segmentu i stawka

Klasyfikacja przekłada się jednoznacznie na stawkę dodatku. Lista wyboru w modalu jest pogrupowana na dwie kategorie.

Stawka 50%

• „Dzień roboczy – zw.” – nadgodziny w zwykłym dniu pracy pracownika.
• „Sobota” – praca w sobotę.
• „Niedziela pracująca – zw.” – niedziela, w której pracownik miał zaplanowaną pracę w grafiku (niedziela handlowa).

Stawka 100%

• „Praca w porze nocnej” – zakres zdefiniowany na profilu Clock-in pracownika w polu „Godziny pracy w nocy” (najczęściej 22:00 – 6:00).
• „Praca w niedzielę” – niedziela niepracująca.
• „Praca w święto” – dzień ustawowo wolny od pracy.
• „Niedziela będąca świętem” – dzień, w którym święto pokrywa się z niedzielą.

Przy każdym segmencie widzisz adnotację „Sugestia automatyczna” z ikoną – informuje, że klasyfikacja i sposób rozliczenia zostały zaproponowane przez system na podstawie kalendarza pracownika, godzin nocnych i grafiku. Etykieta jest stałą informacją o sposobie wyznaczenia wartości startowych – możesz każdą klasyfikację dowolnie nadpisać.

Sposób rozliczenia i inicjator

Sposób rozliczenia ustalasz dla każdego segmentu osobno:

• „Wynagrodzenie” – godziny zostaną wypłacone z dodatkiem wynikającym ze stawki (50% lub 100%).
• „Czas wolny” – godziny zasilają pulę dostępną do odbioru jako wniosek o czas wolny za nadgodziny.
• „Dzień wolny” – godziny są rekompensowane całym dniem wolnym za pracę w dniu wolnym, a nie godzinami. Inicjator jest wtedy ustawiany na stałe na „Na wniosek pracownika (1:1)” i nie da się go zmienić. Szczegóły w sekcji Przyznanie dnia wolnego.

Domyślny sposób rozliczenia dla wszystkich segmentów jest podpowiadany na podstawie tego, co pracownik wybrał w samym wniosku o nadgodziny („do wypłaty” albo „do odbioru”). Możesz go zmienić per segment.

Dla segmentów z czasem wolnym pojawia się dodatkowa kolumna „Szczegóły rozliczenia” z wyborem inicjatora:

• „Na wniosek pracownika (1:1)” – pracownik sam zaproponował pracę w nadgodzinach. Każda godzina pracy daje 1 godzinę do odbioru.
• „Decyzja pracodawcy (1:1,5)” – pracodawca polecił pracę w nadgodzinach. Każda godzina pracy daje 1,5 godziny do odbioru.

Przyznanie dnia wolnego

Gdy wniosek obejmuje pracę w dniu, który dla pracownika był rozkładowo wolny – w sobotę, niedzielę albo święto – pod tabelą segmentów pojawia się osobna sekcja z przełącznikiem „Przyznaj dzień wolny za pracę w dniu <data>”. To decyzja niezależna od rozliczenia godzin: obok wynagrodzenia i czasu wolnego dochodzi tytuł do całego dnia wolnego.

Sekcja pojawia się osobno dla każdego takiego dnia, więc praca z soboty przechodząca w niedzielę daje dwa niezależne tytuły. Po włączeniu przełącznika wybierasz, kto wskazuje termin: „Pracodawca wyznacza konkretną datę” albo „Dodaj do puli pracownika”.

Przełącznik i kolumna „Sposób rozliczenia” działają razem:

• Sobota, niedziela albo święto wolne w rozkładzie pracownika → przy włączonym przełączniku wiersze z tego dnia rozliczane czasem wolnym automatycznie dostają „Dzień wolny”, a lista „Sposób rozliczenia” jest w nich zablokowana. Aby rozliczyć te godziny inaczej, wyłącz przełącznik.
• Inny dzień, w którym pracownik miał wolne (np. dzień wolny według profilu dni wolnych albo zaakceptowana nieobecność) → system nie proponuje dnia wolnego sam. Sekcja z przełącznikiem pojawia się dopiero wtedy, gdy w wierszu z tego dnia wybierzesz „Dzień wolny”.

Po przekazaniu wniosku do rozliczenia segmenty pokryte dniem wolnym dostają status „Dzień wolny do wskazania” albo „Przyznany dzień wolny: data„, a ich godziny przestają być czasem wolnym do odebrania. Pełny opis reguł – okien, normy dobowej, warunków i blokad – znajdziesz w artykule Dzień wolny za pracę w sobotę, niedzielę i święto.

Akcje zapisu i przekazania do rozliczenia

W stopce modala widzisz przycisk „Zamknij” oraz dwa przyciski akcji – ich etykiety zależą od bieżącego statusu wniosku.

Wniosek w statusie „Zaakceptowany”

• „Zapisz rozliczenie” – zapisuje stan dekretacji i zmienia status wniosku na „Do dekretacji”. Możesz wrócić do dekretacji w kolejnych dniach.
• „Zapisz i przekaż do rozliczenia” – zapisuje dekretację i od razu przekazuje wniosek do statusu „Oczekuje na rozliczenie”.

Wniosek w statusie „Do dekretacji”

• „Zapisz rozliczenie” – jak wyżej, zapisuje stan i pozostawia wniosek w statusie „Do dekretacji”.
• „Przekaż do rozliczenia” – aktywny tylko wtedy, gdy każdy segment ma przypisaną metodę rozliczenia. Po kliknięciu wniosek przechodzi do „Oczekuje na rozliczenie”. Gdy nie wszystkie segmenty są opisane, przycisk jest nieaktywny i ma podpowiedź „Wszystkie godziny muszą być przypisane przed przekazaniem do rozliczenia”.

PORADADekretację możesz prowadzić iteracyjnie – zapisz dekretację części segmentów, wróć później, dopisz pozostałe i dopiero wtedy przekaż wniosek do rozliczenia.

Podział na doby pracownicze

System dzieli godziny wniosku nie na daty kalendarzowe, a na doby pracownicze. Ma to znaczenie zawsze, gdy praca przechodzi przez granicę dnia (np. 23:00 → 02:00), bo od doby zależy klasyfikacja segmentu i tytuł do dnia wolnego.

Początek doby wyznaczają dwie reguły:

• Niedziela i święto zaczynają się o godzinie granicznej z parametru „Godziny rozpoczęcia/końca niedzieli/święta” (domyślnie 06:00). Ta reguła ma pierwszeństwo, bo decyduje o kwalifikacji pracy w te dni.
• Pozostałe dni zaczynają się wraz z końcem doby pracowniczej dnia poprzedniego, czyli 24 godziny od rozkładowego rozpoczęcia pracy. Gdy dzień poprzedni był rozkładowo wolny, doba zaczyna się o północy.

Gdy nadgodziny obejmują dwie różne daty kalendarzowe, modal dodatkowo pokazuje banner zachęcający do weryfikacji podziału i oznacza godziny nocne w każdym segmencie zgodnie z profilem Clock-in pracownika.